Cet article est rédigé par Alexander Lau, principal responsable de la conception au laboratoire d'innovation du bureau du Premier ministre à Singapour. Alexander est un fonctionnaire de jour et un créateur à vie.

Quand j'ai entendu parler pour la première fois d'une ouverture pour un praticien du design thinking à la Division de la fonction publique du bureau du Premier ministre de Singapour, j'étais à la fois curieux et surpris.

Je n'avais aucune idée de ce qu'était le rôle et je ne savais pas comment je m'intégrerais. J'ai conçu des produits liés à la sécurité et au transport que des millions de personnes rencontrent quotidiennement à Singapour, conçu des marques de style de vie, repensé la façon d'enseigner le Design Thinking aux étudiants et adultes, mais je n'avais jamais conçu de politique publique. Cependant, tout au long de mes 20 ans et plus de pratique professionnelle du design, j'ai toujours eu envie de repousser les limites du design et de l'appliquer à autant de domaines différents que possible. J'ai pris cela comme un défi, plongé les yeux fermés, postulé au poste et suis devenu fonctionnaire.

Six ans plus tard, me voici, toujours dans la fonction publique et à la tête d'un petit laboratoire d'innovation. Bien que je puisse avoir un rôle de leadership formel au sein de mon laboratoire, une grande partie de mon travail de promotion de l'innovation dans la fonction publique implique un leadership informel - comme l'envoi d'idées à d'autres dirigeants, la facilitation des conversions entre les parties prenantes, la réalisation de petits projets pour démontrer ou même l'obtention de / validation internationale pour souligner un point.

En engageant et en impliquant différents experts d'agence, en facilitant les conversations entre eux et en les guidant pour faire entendre la voix des utilisateurs finaux dans les discussions, nous aidons les agences à voir au-delà de leurs propres silos et à trouver des objectifs communs.

Au cours des six dernières années, j'ai beaucoup appris sur la fonction publique et sur la façon de rendre le design et l'innovation pertinents. Je profite de cette occasion pour partager ce que j'ai appris et j'espère que cela pourra être utile à quiconque travaille dans l'innovation du service public ou envisage d'entrer dans cet espace.

Après réflexion, je trouve que mon travail est plein de paradoxes , ou dans le développement des organisations parlent - Polarités. Beaucoup d'énergie est dépensée pour gérer ces polarités, mais c'est aussi la navigation réussie de ces polarités qui aboutit à notre meilleur travail. Je voudrais partager cinq polarités avec lesquelles nous traitons couramment:

1. Nous sommes petits mais nos projets ont un impact important

Bien que nous soyons une petite équipe de six personnes, nous nous impliquons dans de grands projets interinstitutions au niveau national.

Notre objectif principal est de transformer les services publics pour qu'ils soient transparents, connectés et conviviaux pour quiconque interagit avec le gouvernement, tout en étant économes en ressources et efficaces. Contrairement à la pratique du conseil en design privé, où le concepteur prend toutes les décisions sur la direction du projet, la clé pour travailler sur des projets inter-agences est d'avoir l'humilité de reconnaître que le responsable de la conception n'est qu'un facilitateur, ou au mieux, un processus. entraîneur.

En engageant et en impliquant différents experts d'agence, en facilitant les conversations entre eux et en les guidant pour faire entendre la voix des utilisateurs finaux dans les discussions, nous aidons les agences à voir au-delà de leurs propres silos et à trouver des objectifs communs. Pour surmonter la résistance au changement, aider les équipes des agences à comprendre de première main le sort de leurs utilisateurs finaux a plus d'impact que n'importe quel rapport ou autre mode de communication.

Nous travaillons ensuite avec eux pour trier les duplications ou chevauchements de processus, de systèmes ou de politiques, pour arriver à de nouvelles solutions qui exploitent la technologie, simplifient le travail ou créent une nouvelle valeur. Nous pouvons rester une petite unité en cherchant toujours à aider les experts des agences à recadrer et à adhérer au bon problème à résoudre, à leur transmettre ces compétences et à les laisser s'approprier et développer les solutions pour produire un impact. La clé n'est pas de conserver les compétences au sein de notre unité, mais de coacher les autres afin que l'impact puisse être exponentiel.

2. Nous sommes des experts, mais nous devons co-créer et collaborer

Nous avons fait affaire avec des consultants externes qui prétendent avoir une expertise en design thinking ou en innovation , mais la plupart d'entre eux n'ont jamais travaillé sur des projets de la conception à la livraison. Leurs recommandations ont tendance à être des idées générales qui manquent de détails pour une mise en œuvre efficace.

Notre équipe, quant à elle, est composée de designers et d'innovateurs expérimentés qui ont livré de vrais projets. Cependant, même si nous pouvons avoir une expertise en processus de conception, dans les projets gouvernementaux de grande envergure et complexes, il est essentiel de s'engager et de collaborer avec divers intervenants pour obtenir leur adhésion. Nous comptons beaucoup sur la co-création avec des partenaires d'agence et des citoyens, pour nous assurer que les solutions sont bien pensées, holistiques et bénéficient du soutien de toutes les parties impliquées. Nous sommes honnêtes quant à nos propres limites et nous recherchons des partenaires stratégiquement pour collaborer avec eux.

3. Nous plongeons dans les détails, mais nous ne perdons pas de vue le système plus large

Nous commençons chaque projet en enquêtant sur les besoins du citoyen, ainsi que de l'agent de première ligne qui interagit avec le citoyen.

En nous plongeant dans les détails, l'équipe de projet découvre des opportunités pour répondre aux besoins non satisfaits. Nous nous intéressons aux points de contact de la prestation de services et aux interactions backend entre le personnel pour imaginer de meilleures solutions. Nous agissons avec agilité pour fournir des preuves de concepts qui peuvent être testées rapidement avec les citoyens.

Avoir un état d'esprit curieux et ouvert est essentiel pour pouvoir apprendre et se connecter rapidement sur différents sujets et projets

Cependant, si nous ne faisons pas attention, nous pouvons être séduits par la rapidité de livraison des petites solutions et perdre de vue le système plus grand. Les petites solutions, si elles ne sont pas coordonnées, peuvent créer plus de confusion chez les utilisateurs finaux. Nous continuons à zoomer en avant et en arrière sur les projets pour voir la vue d'ensemble des systèmes et comment différentes solutions plus petites peuvent s'intégrer ou interagir les unes avec les autres. Nous proposons des normes ou des protocoles et nous facilitons les conversations pour rassembler différentes parties du système. Plonger dans les détails nous aide à aller à la racine du problème. Le développement d'une approche systémique garantit que les solutions sont reproductibles, coordonnées, évolutives et prêtes pour l'avenir.

4. Nous évitons les tâches administratives, mais nous restons étroitement liés au programme global de transformation

Nous sommes toujours considérés comme un peu aberrants dans la fonction publique, car nos rôles ne rentrent pas parfaitement dans les cases traditionnelles.

Nous passons la plupart de notre temps à encadrer des projets et nous nous impliquons rarement dans la dotation itérative ou les documents de politique. Cependant, il est essentiel de rester connecté à l'agenda global, afin que les résultats du projet soient alignés sur les orientations politiques. Il est également important d'apprendre de tous les projets et de saisir notre point de vue sur la manière dont les projets futurs peuvent être menés plus efficacement. Avoir un état d'esprit curieux et ouvert est la clé pour pouvoir apprendre et se connecter rapidement sur différents sujets et projets.

5. Nous utilisons un processus simple, mais nos défis sont complexes

Afin d'encourager l'adoption généralisée de notre processus d'innovation, nous l'avons conçu pour qu'il soit aussi simple que possible.

Nous avons supprimé tout le jargon et les éléments théoriques et simplement fusionné quelques méthodes clés. Nous expliquons succinctement les principales raisons et objectifs de chaque activité ou étape. Nous pensons que si vous ne pouvez pas expliquer ce que vous faites à une grand-mère de quatre-vingts ans, le processus est probablement trop compliqué ou complexe. Nous appliquons ce processus simple à tous nos défis complexes, en les décomposant en éléments, puis en les reconfigurant et en les reconstruisant en solutions plus simples et plus efficaces.

Nous avons eu beaucoup de force pour essayer de rendre notre fonction publique plus innovatrice, mais nous n'en sommes qu'au début de notre voyage. Il y aura beaucoup plus à apprendre et beaucoup plus de défis à surmonter. Cependant, si nous continuons à les aborder avec le bon état d'esprit de conception - dans lequel nous sympathisons et collaborons avec les parties prenantes, et nous expérimentons des idées divergentes - nous pourrons évoluer vers de meilleures solutions pour tous. - Alexandre Lau

(Crédit photo: Unsplash)