Cet article est rédigé par Diogo Coelho, spécialiste des politiques publiques et de la gestion gouvernementale, en collaboration avec l'équipe LAEP: Enzo Mayer Tessarolo, Artur Kjá, Camila Moreira, Isadora Hertz.

Nous avons commencé 2020 avec un plan pour LAEP, le laboratoire d'innovation de l'État de Rio de Janeiro. Nous avons projeté des résultats clés qui indiqueraient la réalisation de notre objectif stratégique de consolider le laboratoire en tant qu'espace créatif au sein du gouvernement pour recadrer les problèmes, développer des solutions et diffuser la culture de l'innovation parmi les serveurs de l'État.

Les deux premiers mois se sont déroulés à peu près comme prévu. Puis vint le mois de mars et avec lui, l'arrivée de la nouvelle pandémie de coronavirus au Brésil. Suite aux recommandations de l'Organisation mondiale de la santé et des épidémiologistes à distance sociale, les fonctionnaires des secteurs administratifs du gouvernement ont commencé à travailler à distance. Les réunions, les événements et les ateliers en face à face - éléments clés de notre plan pour 2020 - n'auront probablement pas lieu avant longtemps.

Tout à coup, tous les secteurs du gouvernement ont dû revoir leurs plans et leurs méthodes de travail. LAEP n'était pas différent. Mais nous nous sommes vite rendu compte que la mentalité du laboratoire et notre expérience des méthodologies agiles et des outils virtuels nous aideraient à nous adapter à la réalité nouvelle et inattendue.

Que pourrions-nous faire pour collaborer à la lutte contre la pandémie et ses effets sur la vie des gens?

En même temps, nous avons réalisé que partager nos connaissances avec d'autres fonctionnaires travaillant dans l'État devait être notre mission première dans cette nouvelle réalité.

Ainsi, lors de la première semaine de travail à domicile, nous avons mis à jour, en partenariat avec la surintendance des ressources humaines de la Maison civile, le Guide des bonnes pratiques pour le travail à distance avec des conseils de techniques et d'outils pour aider les dirigeants et les équipes à s'adapter. Des milliers de personnes ont reçu le document, qui a ensuite été inclus dans la bibliographie des cours de l'État et de l'école nationale d'administration publique.

Une fois le guide produit et diffusé, il était temps de revoir notre planification précédente et de la réajuster. Comment pourrions-nous mener les ateliers programmés sur l'empathie, la collaboration et l'expérimentation dans le secteur public? Un hackathon serait-il encore possible cette année? Comment l'interaction avec les agences et les entités sera-t-elle plus efficace pour saisir les demandes de recadrage des problèmes et de développement de solutions? Qu'en est-il de nos actions culturelles d'innovation, conçues à l'origine comme des espaces de rassemblement et de contact étroit entre ceux qui souhaitent innover? Au milieu de toutes ces questions, une s'est posée avec un sentiment d'urgence: que pourrions-nous faire pour collaborer à la lutte contre la pandémie et ses effets sur la vie des gens?

Ce que nous avons appris de la distanciation sociale

Nous essayions alors de démêler problème par problème et de rechercher des voies et des convergences possibles.

Nous avons commencé à repenser notre atelier de collaboration et d'expérimentation en utilisant les outils virtuels disponibles. Dans le même temps, nous avons activé notre réseau collaboratif de spécialistes des politiques publiques travaillant dans plusieurs départements, engagés dans la recherche de solutions pour lutter contre les inégalités.

Sur la base de ce réseau, sous la direction d'un collègue spécialisé dans la gestion de la santé, nous avons décidé de mettre en œuvre notre atelier virtuel repensé pour concevoir des solutions pour les personnes vulnérables touchées par la pandémie. Le résultat final a été deux solutions que nous avons conçues et présentées au ministère de la Santé.

L'expérience de la dynamique collaborative en ligne que nous avons acquise dans les ateliers avec le réseau des managers pour concevoir des solutions santé, et dans le quotidien de l'organisation interne du LAEP, a été déterminante pour maintenir les projets préexistants du laboratoire sur les rails. Le développement d'outils et de modèles de travail socialement éloigné et les routines d'appels et d'ateliers à distance nous ont donné un savoir-faire important pour poursuivre les activités du LAEP pendant la quarantaine.

Dans la limite de nos possibilités, avec nos succès et nos erreurs, nous nous efforçons d'apporter notre contribution directe ou indirecte aux citoyens de l'État dans ce moment grave que traverse l'humanité.

Nous nous sommes également vite rendu compte que la performance sur les réseaux sociaux, qui a débuté fin 2019, est devenue encore plus importante dans le nouveau contexte, non seulement en raison de l'interdiction d'autres moyens d'action, mais surtout en raison du potentiel que les réseaux acquerraient en raison de la recherche de contenu par les personnes socialement isolées dans leurs maisons. Nous avons ajouté notre compte Instagram avec des articles sur notre production et de nombreux événements en ligne auxquels nous avons été invités à participer, ainsi qu'avec la diffusion d'événements organisés par nos partenaires du réseau d'innovation. Tout cela est organisé au travers de rencontres quotidiennes à distance entre les membres de notre équipe.

Bien sûr, nous ne pouvons pas dire que nos projets n'ont pas été affectés par les changements soudains causés par la pandémie. En plus de toutes les recompositions d'actions déjà décrites, certaines initiatives ont dû être arrêtées. Par exemple, le soutien au plan national pour l'innovation et la technologie éducative géré par le ministère de l'Éducation, ou la participation à des événements de culture de l'innovation avec des fonctionnaires de différentes municipalités de l'État.

À quoi ressemblera la pandémie dans le rétroviseur?

Ce que nous pouvons dire si loin de vivre cette pandémie, c'est que ce contexte nouveau et inattendu a accéléré les processus d'utilisation des outils technologiques et collaboratifs, devenant un point critique et un élément stimulant pour faire progresser la culture de l'innovation dans le secteur public.

Ici de notre coin à LAEP, nous sommes fiers de tout ce que nous avons produit au cours de ces mois, et pour avoir le travail reconnu par nos partenaires à l'intérieur et à l'extérieur du gouvernement de l'État. Dans la limite de nos possibilités, avec nos succès et nos erreurs, nous nous efforçons d'apporter notre contribution directe ou indirecte aux citoyens de l'État dans ce moment grave que traverse l'humanité. En se souvenant qu'un jour, tout passera. Mais quand cela passera, nous voulons avoir laissé une graine pour que nous en sortions - en tant que fonctionnaires et société - plus forts, et en tant qu'êtres pensants, empathiques et créatifs. - Diogo Coelho

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(Crédit photo: Unsplash)

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