Cet article est écrit par Thomas Dobrydney, chercheur à The Performance Institute

Dans quelle mesure les collègues de votre organisation gèrent-ils les perturbations sur le lieu de travail? Si vous êtes comme beaucoup de fonctionnaires, vous pensez probablement «pas très». Et tu n'es pas seul. La pandémie de Covid-19 a provoqué des perturbations majeures pour les organisations du secteur public. Mais il existe des moyens éprouvés par lesquels vous pouvez gérer l'anxiété des personnes que vous dirigez, afin qu'elles s'adaptent et prospèrent grâce au changement.

Le changement cause des perturbations et augmente l'anxiété des employés

Les changements sur le lieu de travail se présentent sous diverses formes: une organisation peut modifier ses politiques, ses processus métier, sa technologie et sa structure. Plusieurs types de changement peuvent se produire en même temps. Par exemple, la pandémie de Covid-19 a obligé la plupart des employés à apprendre de nouvelles technologies comme Zoom et WebEx, et la plupart des gestionnaires ont été obligés de fournir une direction et une surveillance à distance.

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Pour les fonctionnaires, ces facteurs de stress peuvent être encore plus graves. Pour la plupart, les changements majeurs interviennent lentement dans le secteur public. En effet, des facteurs politiques, réglementaires et autres peuvent limiter la capacité des gestionnaires à prendre des décisions qui perturbent les méthodes de travail habituelles. Par conséquent, lorsqu'un changement majeur se produit, il compense souvent une action qui avait été retardée auparavant - et qui peut augmenter sa portée et son urgence.

Une étude de Management Concepts montre comment les fonctionnaires ont dû faire face à une accélération du rythme du changement avant même que la pandémie ne frappe:

«Les agences gouvernementales doivent simultanément faire face aux changements d'orientation réglementaire, aux exigences de la mission, à la disponibilité des compétences essentielles à la mission et aux défis liés au recrutement et à la rétention d'une main-d'œuvre hautement performante, tout en répondant aux attentes croissantes d'une expérience citoyenne de haute qualité, à l'influence de Congrès, et l'expansion rapide et l'impact de la technologie. »

Un changement majeur devient rapidement une source d'angoisse pour les salariés. Ils ont naturellement peur de la façon dont un changement modifiera leur capacité à effectuer leur travail. Bien qu'ils aient accompli avec succès leurs tâches dans le cadre du statu quo, ils ne sont pas encore convaincus qu'ils seront en mesure d'accomplir avec succès dans l'environnement modifié.

Surmonter l'anxiété des employés face aux changements sur le lieu de travail devient donc une question de renforcement de leur confiance. Ils ont besoin de sensibilisation, de connaissances et d'outils pour réussir à naviguer dans le changement. Les employés confiants et adaptables peuvent même devenir eux-mêmes des agents de changement, contribuant ainsi à faire évoluer l'organisation avec succès.

Les employés ont besoin de confiance pour s'adapter avec succès

Dans mon expérience en tant que consultant en planification stratégique pour The Performance Institute , j'ai aidé des dirigeants du gouvernement fédéral américain à élaborer des stratégies efficaces et à mettre en œuvre des initiatives stratégiques. Celles-ci ont eu un impact significatif sur les politiques, les processus et les technologies, qui à leur tour ont perturbé les routines de travail normales de leurs employés. En réponse, les employés concernés s'inquiètent et prennent des mesures proactives pour s'adapter et réussir selon les nouvelles règles.

J'ai vécu ce phénomène de près avec des clients récents lors de la prestation de services de conseil en gestion de la performance. De nombreux employés, à tous les niveaux, se concentrent sur l'accomplissement des tâches qui leur sont confiées, comme ils l'ont toujours fait. La planification des résultats souhaités, la mesure des résultats et l'ajustement pour les améliorer semblent être une activité qui prend beaucoup de temps, ce qui les empêche de terminer leur travail quotidien. Ils craignent de continuer à être jugés uniquement sur la question de savoir s'ils achèvent leur charge de travail et non s'ils ont atteint les résultats escomptés.

Savoir comment les employés traitent et surmontent leur anxiété face au changement peut aider les gestionnaires à aider leurs organisations à s'adapter et à réussir.

Une solution est de répondre à l'anxiété des employés face au changement et de leur donner confiance en leur capacité à réussir. Lorsque je conseille les dirigeants sur la façon de procéder, je trouve qu'un modèle fournit une approche simple et facile à comprendre pour surmonter l'anxiété des employés face au changement. Jeff Hiatt du cabinet de conseil en gestion du changement global Prosci souligne cinq façons dont les gens s'adaptent : par la prise de conscience, le désir, les connaissances, les capacités et le renforcement. Au fur et à mesure qu'un employé progresse dans ces étapes, il commence à comprendre la raison d'être de l'entreprise et à développer sa confiance en sa capacité à réussir à naviguer dans le changement.

Conscience du besoin de changement

Sensibiliser les employés à ce qui change dans leur environnement le plus tôt possible. Lorsqu'un changement est planifié, les employés doivent savoir qu'il s'en vient. Ne leur jetez pas un coup sur eux, ce qui leur donne peu de temps pour gérer la perturbation à venir. Assurez-les qu'ils seront tenus informés - la transparence est un bon tonique contre l'anxiété.

Désir d'accompagner le changement

Fournissez aux employés une justification solide pour effectuer le changement. Aidez-les à comprendre, en référence à ce que fait votre organisation, pourquoi le changement est nécessaire. Dans la mesure du possible, demandez aux personnes qui soutiennent le changement (comme les hauts dirigeants) d'expliquer le lien entre le changement en cours et la stratégie de votre organisation. Répondez à leurs questions et écoutez leurs suggestions pour mettre en œuvre le changement. Les employés s'engageront davantage dans quelque chose qu'ils ont aidé à planifier.

Savoir comment changer

Dotez vos employés des connaissances dont ils ont besoin pour s'adapter avec succès à un environnement en constante évolution. Former les employés aux nouvelles technologies et processus afin qu'ils comprennent la portée du changement imminent: ce qui change, ce qui disparaît et ce qui est nouveau. Accompagner les managers sur la manière de guider les employés et de renforcer leur confiance en leur capacité à changer.

Capacité à démontrer des compétences et des comportements

Donnez aux employés le temps d'appliquer leurs connaissances à leur travail. Donnez-leur le temps de pratiquer les compétences et les comportements nouvellement appris, tout en apportant doucement des corrections, si nécessaire. Laissez-les se convaincre qu'ils peuvent accomplir leur travail avec succès après le changement.

Renforcement pour rendre le changement bâton

Trouvez des moyens d'encourager les employés à s'adapter à l'environnement de travail changeant. Affirmez ceux qui ont démontré leur capacité à s'adapter. Surveillez la conformité avec le changement afin qu'il reste en place et assurez-vous que les employés ne reviennent pas aux anciennes méthodes. Gardez un œil sur les poches de résistance persistantes qui nécessiteront une attention particulière.

Bâtir une main-d'œuvre adaptable

Il n'y avait aucun moyen d'éviter les changements apportés par Covid-19. Mais le lieu de travail moderne subit de toute façon des changements à un rythme qui s'accélère rapidement. Les organisations doivent s'assurer que leurs effectifs peuvent suivre le rythme. Savoir comment les employés traitent et surmontent leur anxiété face au changement peut aider les gestionnaires à aider leurs organisations à s'adapter et à réussir. - Thomas Dobrydney

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(Crédit photo: UnSplash)