De quoi parle-t-on de Liberating Structures?

Cet article est rédigé par Alexis Pala, associé de recherche au Y Lab, le laboratoire d'innovation des services publics du Pays de Galles, avec des contributions de fonctionnaires et de praticiens (voir les remerciements au bas de l'article).

Cet article apparaît également dans le microcours des meilleures réunions d'Apolitical .

Pourquoi lisez-vous cet article?

Probablement parce que vous, comme beaucoup d'autres fonctionnaires, reconnaissez que nous n'entendons qu'une fraction des gens dans la plupart des réunions. Comme l'explique Karen Bradley, une consultante principale du NHS de l'unité de stratégie , Liberating Structures "crée un antidote à la vue de la personne la mieux payée étant la seule dans la salle".

• Tu veux écrire pour nous? Jetez un œil au guide d'Apolitical pour les contributeurs

Cet article est conçu pour démystifier le jargon derrière ces 33 techniques (approuvées) de «structures libératrices» faciles à utiliser qui aident les gens à obtenir de meilleurs résultats lors des réunions . Ces structures sont entièrement gratuites à utiliser, à appliquer et à en savoir plus (cliquez ici ).

Mais que font ils?

Les structures libératrices offrent des moyens alternatifs de travailler ensemble en perturbant les styles de réunion habituels, qui sont souvent inefficaces, secs et largement performatifs dans le secteur public.

Chaque technique remet en question le statu quo de manière subtile, respectueuse et mutuellement avantageuse pour inviter de nouvelles perspectives, connexions et voies à suivre. Les instructions qui accompagnent chaque structure fournissent un modèle pour ralentir, approfondir et créer un espace de réflexion et d'écoute, qui est généralement négligé jusqu'à ce qu'un problème survienne.

Les structures libératrices ont eu un impact sur des personnes dans de nombreux secteurs et disciplines. Les coachs agiles les utilisent, les enseignants les ont intégrés dans la salle de classe, les fonctionnaires du monde entier les mettent en pratique, et certains dans le secteur de la santé les ont adoptés pour relever les défis des soins intégrés. La liste continue. Mais pourquoi? Qu'y a-t-il de si génial à leur sujet? Comment s'adaptent-ils à tant de contextes?

Quoi: l'anatomie qui fait une structure libératrice

Le moyen le plus simple de comprendre le but ultime d'une seule structure libératrice est d'examiner le graphique ci-dessous.

«Libérer» est axé sur l'exploitation de l'intelligence collective dans la salle - engageant le plus grand nombre plutôt que quelques-uns. La «structure» se concentre sur le passage de formats de réunion qui limitent le partage d'idées / prochaines étapes à des formats qui créent un espace pour la diversité et la fertilisation croisée des idées.

Les présentations, les mises à jour de statut, les discussions ouvertes, les sessions de brainstorming et les discussions modérées (telles que des panels) sont ce que la communauté Liberating Structures appelle les «Big 5» - les moyens typiques que nous choisissons pour structurer la manière dont les gens s'engagent, échangent et apprennent. Bien qu'ils soient utiles dans certaines circonstances, en fin de compte, ils limitent tous la participation, ce qui peut étouffer la créativité, nous maintenir coincés dans de mauvaises habitudes et négliger les opportunités de croissance. Liberating Structures élargit votre boîte à outils et propose des formats alternatifs.

Les instructions qui composent l'ADN de chaque Structure Libératrice sont décomposées en sections que nous appelons «éléments de conception». Chacun des six éléments de conception décrits ci-dessous sont des ingrédients clés pour engager les gens. En fin de compte, vous ne pouvez pas forcer les gens à participer. Concentrez plutôt votre énergie sur la création des bonnes conditions pour leur participation en contemplant les six éléments suivants.

La question que vous posez et la façon dont vous la posez compte ... beaucoup

Dans Liberating Structures, nous appelons l'invite ou la question posée au groupe une «invitation» car elle peut intriguer les gens, les inviter à partager ou faire le contraire. Si une invite n'est pas claire, mal formulée ou négligemment considérée, elle peut faire dérailler une réunion partiellement ou entièrement, ou pire encore, désintéresser les gens.

Configuration, à quel point les groupes / engagements doivent-ils être intimes ou étendus?

Simplement, le nombre de personnes travaillant sur une tâche affectera le résultat.

Il existe un équilibre délicat entre le temps et les personnes qui doit être pris en compte lors du placement des personnes dans des groupes. Les nombres influencent des choses telles que l'intimité ou la profondeur de ce qui est partagé et combien de temps les gens doivent partager. Plus vous présentez de personnes à un groupe, moins les autres ont de temps pour parler. Dix minutes suffisent-elles vraiment à dix personnes pour travailler ensemble sur la tâche à accomplir? Ou vaut-il mieux les diviser en deux groupes de cinq personnes? Comment votre plate-forme ou votre espace de réunion affecte-t-il la (re) configuration du groupe?

Pensez à la manière dont les gens participeront

La configuration et la participation vont de pair. La participation consiste à réfléchir au moment et à la manière dont la participation est distribuée.

La taille ne signifie pas nécessairement que nous participons moins, mais cela a un impact sur la façon dont nous nous engageons et sur la façon dont les gens peuvent se sentir à l'aise pour s'exprimer. Si vous regardiez Bill Gates parler, la probabilité que vous lui posiez une question diminuerait probablement à mesure que l'audience augmentera. Les grandes configurations sont plus ou moins intimidantes pour certains. Mais vous pouvez diviser un large public et reconfigurer en petits groupes pour distribuer cette participation à la génération de questions pour M. Gates.

Grâce à des structures libératrices, vous apprenez à être aux commandes, pas aux commandes

En superposant des configurations (différentes tailles de groupe), vous développez la participation. Un exemple consiste à utiliser une structure de base appelée 1/2/4 / Tout , qui alloue du temps à l'auto-réflexion, puis à parler à deux, puis à quatre pour enfin nommer votre principale question au groupe. Cela donne aux gens l'occasion de combiner, d'abandonner et / ou d'aiguiser leurs questions.

Comment pouvez-vous aménager un espace? Comment les gens interagiront-ils avec cet espace?

La théorie de la négociation parle beaucoup de la psychologie et du pouvoir de l'espace et de la façon dont elle influence consciemment et inconsciemment la façon dont les gens pensent et s'engagent. Par exemple, si vous placez les parties sur les côtés opposés de la table plutôt que dans un cercle ou mélangez des équipes afin qu'elles interagissent les unes avec les autres plutôt qu'avec leurs propres collègues.

Avec un atelier, cela peut être plus pratique, en réfléchissant au nombre de tables et à la façon dont elles peuvent être espacées pour que les groupes n'aient pas à se crier dessus. Cependant, la question nous invite à poser des questions telles que: Les tables sont-elles même nécessaires? Les chaises doivent-elles être disposées en style théâtre? Les sièges doivent-ils être flexibles? Pour les réunions virtuelles, il s'agit de réfléchir à des questions telles que Quel est le meilleur flux d'événements? Dois-je mettre les gens dans des salles de sous-commission / groupes tôt? Comment créer un espace de support technique pour connecter calmement les participants au support?

Le temps compte

Parfois, nous avons besoin de délais pour concentrer notre attention. Le timing peut être un moyen utile pour échapper à une mauvaise discussion ou pour amener un groupe à se plaindre.

Parfois, les structures libératrices peuvent donner l'impression aux participants de passer trop rapidement à autre chose, mais c'est pour une raison. De petits actes et des discussions dynamiques peuvent nous aider à avancer ensemble plutôt que de geler les progrès en essayant de faire bouillir l'océan. Vous pouvez toujours tester et continuer à affiner quelles surfaces, mais c'est peut-être pour une autre réunion.

Les horaires peuvent également aider à promouvoir le partage de tout le monde. Par exemple, dans Conversation Cafe, les tours durent cinq minutes et chaque groupe se compose de cinq personnes. Si quelqu'un décide de parler pendant plus d'une minute, il enlève très clairement la capacité des autres à partager.

Les matériaux sont extrêmement importants. Les outils nous aident à communiquer, écouter et participer clairement

Pour les ateliers en face à face, cela pourrait signifier fournir aux gens du matériel simple comme un stylo et du papier ou visualiser les étapes à travers des vidéos, des graphiques ou des puces. Un exemple préféré, simple mais à fort impact, est la vidéo de 18 secondes du fonctionnaire britannique James Cattell montrant comment remplir correctement une carte de pointage, ce qui a éliminé le taux d'erreur habituel.

Laissez la structure vous libérer et suivez le courant. Si vous êtes bloqué ou si vous ne savez pas comment amener vos collègues à essayer quelque chose de nouveau, veuillez contacter

Pratiquement, cela peut signifier combiner votre réunion avec d'autres options numériques telles que le sondage, les sondages Mentimeter, en utilisant des plates-formes telles que GSuite (GoogleDocs / Sheets / Slide) Miro et MetroRetro, afin que les gens puissent travailler ensemble à distance. Assurez-vous simplement de demander à votre équipe avec qui ils se sentent le plus à l'aise afin que la plateforme soit un facilitateur plutôt qu'une barrière.

Alors quoi: quelle valeur cela crée-t-il et pourquoi est-ce important?

Grâce aux Structures Libératrices, vous apprenez à être aux commandes, pas aux commandes.

Au lieu de cela, le contrôle est distribué - vous vous transformez en un point d'appui, équilibrant l'engagement pour laisser place à la croissance, à de nouvelles connexions, à des voix diverses et à une motivation intrinsèque (voir graphique ci-dessous). La meilleure partie est, bien qu'ils puissent sembler intimidants, ils sont intentionnellement conçus pour être faciles à utiliser par presque tout le monde, quelle que soit l'expérience.

L'engagement et ce que les gens ressentent par la suite parlent d'eux-mêmes. Sans partager le but, les principes ou l'utilisation des structures libératrices lors d'un récent engagement avec des fonctionnaires, ils l'ont dit: «donne à chacun la possibilité de contribuer plus facilement» et qu'ils «ont vraiment aimé la façon dont cela donne à chacun une voix égale». apprécié d'entendre où en étaient les autres avec leur expérience »et que le processus ressemblait à« capturer l'innovation en temps réel ». Un participant a déclaré que cela avait permis de réaliser «ce qui se rapprochait le plus d'une véritable réunion virtuelle».

Et maintenant: quelle valeur cela crée-t-il et pourquoi est-ce important?

La meilleure façon de vraiment comprendre «pourquoi» et «comment» utiliser les structures libératrices est de les expérimenter. Dans le prochain article, Scott Seaward, un fonctionnaire britannique, explique comment il utilise deux des structures les plus populaires et donne quelques conseils pour vous aider à démarrer.

Spoiler: vous venez de vivre quoi, alors quoi, maintenant quoi - quoi (faits / données), alors quoi (analyse / interprétations / signification), maintenant quoi (actions, plats à emporter).

Lancez-vous simplement dans l'arène - riff, remixez et enchaînez les structures comme bon vous semble.

Tout d'abord, essayez-les dans des espaces sûrs, comme en interne lors de réunions d'équipe ou avec des amis critiques, avant de les mettre en œuvre dans une situation à enjeux plus élevés ou avec un plus grand nombre. Ayez simplement confiance qu'il y a quelque chose de chaotique dans le processus. Vous pouvez avoir l'impression que cela ne fonctionne pas ou ne se passe pas bien, mais ne vous inquiétez pas, nous avons tous été là.

Laissez la structure vous libérer et suivez le courant. Si vous êtes bloqué ou si vous ne savez pas comment amener vos collègues à essayer quelque chose de nouveau, veuillez nous contacter. Il y a un nombre croissant de personnes familiarisées avec Liberating Structures, alors connectez-vous via Twitter, rejoignez un groupe d'utilisateurs (le groupe d'utilisateurs britannique organise des rencontres virtuelles mensuelles avec des participants mondiaux), ajoutez-vous à la chaîne Slack ou, si vous préférez explorez d'abord seul, vous pouvez télécharger l'application gratuite ou commander le livre .

Sérieusement, nous ne mordons pas et sommes extrêmement solidaires, pratiquant souvent ensemble et partageant généreusement notre temps et notre expérience.

Merci à tous ceux qui ont contribué leurs pensées, leurs contributions et leurs idées à cette pièce:

• David Heath, développeur principal du Government Digital Service (GDS) du Royaume-Uni
• Leah Lockhart, designer indépendante et coordinatrice du nœud écossais du Design Justice Network
• Dan Harley, responsable de l'amélioration de la qualité et de l'évaluation, NHS Scotland
• Karen Bradley, l'unité de stratégie, NHS Midlands et Lancashire

Nous voulons savoir ce que vous pensez de cet article. Envoyez-nous un article ou envoyez vos commentaires à hello@apolitical.co

(Crédit photo: Unsplash)