Les « conseils intrépides, mise en œuvre loyale » fonctionnent-ils toujours ?

Cet article est écrit par Andee Pittman, concepteur principal centré sur l'humain au Centre pour la diversité et l'inclusion du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

• Le problème : Il y a un manque de capacité et de ressources pour inclure un débat rationnel dans la prise de décision au sein de la fonction publique.
• Pourquoi c'est important : Le débat rationnel réduit les préjugés, augmente l'inclusivité et permet la responsabilité et la transparence dans la prise de décision. Sans cela, nous entraverons l'efficacité, l'inclusivité et l'innovation de la fonction publique.
• La solution : Intégrer le débat rationnel dans les processus décisionnels internes à l'aide de nouvelles pratiques et de nouveaux outils.

De retour récemment d'Estonie, où j'ai participé à un bootcamp de 10 jours dans le cadre du programme Democracy Defenders Accelerator de Citizen OS , j'ai réalisé que la recherche et la conception ne suffisaient pas - nous avons besoin de plus de débats dans nos pratiques de développement des services publics.

Citizen OS est une organisation non gouvernementale (ONG) qui fournit une plate-forme numérique gratuite et open source pour le débat. Ils proposent également des programmes de formation internationaux pour encourager la coopération mondiale et de nouvelles actions citoyennes. Lors du bootcamp, la fondatrice de CitizenOS, Margo Loor , nous a enseigné l'argumentation et le débat rationnel. C'est là que j'ai vu à quel point ces pratiques démocratiques essentielles ne sont pas seulement pour le côté politique mais ont aussi leur place dans la fonction publique. La fonction publique a besoin de la contribution d'une diversité d'intervenants et nous prenons de nombreuses décisions importantes qui ont une incidence sur la prestation de nos services. Même si de nombreuses équipes commencent à utiliser des pratiques de recherche et de conception modernes pour éclairer leur travail, il n'y a souvent pas assez de temps pour vraiment remettre en question les idées et inclure des débats dans la prise de décision. Cela alimente les préjugés , enracine l'exclusivité et étouffe l'innovation . De plus, les critères de prise de décision ne sont pas toujours transparents, ce qui conduit à un manque de responsabilité et de capacité à apprendre des décisions.

En améliorant notre processus de prise de décision pour inclure un débat rationnel, nous pouvons combattre nos préjugés, mesurer l'efficacité des décisions et nous aligner davantage sur nos valeurs fondamentales.

Puis j'ai pensé, comment l'inclusion du débat pourrait-elle transformer l'expression philosophique de la fonction publique du Canada, « conseils intrépides, mise en œuvre loyale »? Qu'est-ce qui nous rend sans peur ? Et pourquoi tant de décisions sont-elles pénibles à mettre en œuvre ?

Crédit image : Andee Pittman

Les bienfaits du débat

Inclure un débat rationnel dans notre prise de décision peut rendre notre prestation plus efficace et innovante. Elle le fait en réduisant les préjugés et en augmentant l'inclusivité et la transparence . Comment pouvons-nous trouver de nouvelles possibilités s'il y a peu d'espace pour apprendre des erreurs, remettre en question les idées et être inclusif dans le processus ?

Réduire les biais

Un plus grand nombre d'esprits participant à un débat ou à une décision aide à réduire le biais de l'observateur en fournissant plus d'interprétations des preuves et la capacité de contester les conclusions des autres. De plus, des études ont montré que lorsque les gens changent de point de vue, ce que l'on appelle une stratégie de «considérer le contraire», ils réduisent leur biais d'assimilation - le renforcement de leurs croyances antérieures au lieu d'accroître leur appréciation des autres côtés. ( TL Budesheim, AR Lundquist, 1999 ). De plus, un débat pourrait être considéré comme une autre forme de recherche, une méta-recherche, sur comment et ce que les gens considèrent comme des preuves. Je crois que la fonction publique commence à se rendre compte que de nombreux préjugés néfastes sont intégrés dans nos opérations, donc je pense que le moment est venu de considérer le débat comme un outil clé pour soutenir la rigueur dans nos processus décisionnels.

Plus inclusif

La pandémie a appris à beaucoup d'entre nous que le fait d'avoir un processus et une structure de dialogue permet plus de contributions de ceux qui ne sont peut-être pas aussi capables de participer à une discussion non facilitée. Il l'a fait en nous forçant à lever la main numérique pour parler. Ceci est soutenu par la science des réunions - tout un domaine d'étude dédié à la compréhension de ce qui se passe avant, pendant et après les réunions. La structure et la facilitation soutiennent la pensée créative, la discussion, le partage d'informations et la prise de décision. Cela peut à son tour aider les organisations à accroître l'engagement des employés, l'affiliation et la perception du soutien des superviseurs ( KA Khaler et al., 2022 ). Le débat fournit la structure et la facilitation du dialogue et de la prise de décision, ce qui nous permet d'argumenter de manière plus sûre et accessible.

Augmente la transparence

Un autre problème que le débat aide à résoudre est de garantir des critères définis et transparents pour la prise de décision. Combien d'entre vous se sont demandé si les décisions avaient correctement pris en compte l'importance et l'impact de toutes les preuves ? Si les critères ne sont pas clairs et intégrés dans le processus, il est plus difficile de tenir les décideurs responsables de ne pas aligner les décisions sur les preuves, les principes et les objectifs de l'organisation. Cela rend à son tour plus difficile d'apprendre des décisions moins efficaces parce que nous avons moins d'informations sur la justification du décideur. En fin de compte, le processus de débat peut favoriser l'alignement, la sagesse collective et la responsabilité partagée.

L'intégration d'un débat rationnel dans nos processus décisionnels favorise non seulement une efficacité et une innovation accrues, mais nous permet également de défier les préjugés, d'exploiter la sagesse collective et de naviguer dans des problèmes complexes, ce qui en fait un outil crucial pour cultiver une fonction publique plus responsable et démocratique.

Crédit image : Andee Pittman

Débat et argumentation – les bases

Le débat et l'argumentation sont au cœur de nos processus politiques. Par exemple, il est utilisé à la Chambre des communes du Canada pour prendre des décisions ou pour que les candidats électoraux défendent leur plate-forme. Bien qu'un débat puisse avoir des procédures différentes, les éléments de base restent les mêmes :

• Une proposition est faite à un groupe
• Des clarifications sont apportées et des réponses aux questions sont apportées
• Des arguments sont fournis, en faveur ou contre la proposition
• Des réponses sont fournies qui reconnaissent, réfutent ou contrent les arguments
• Vote et prise de décision

Suivre la structure d'un argument rationnel est essentiel pour garantir un argument clair et étayé. Il est important qu'une seule idée soit présentée à la fois. Contrairement à un document de recherche qui rassemble toutes les informations, un argument est une tranche de pizza qui peut être présentée et disséquée par elle-même. La structure:

• Affirmation : Quel est le seul point que l'argument soulèvera ?
• Raison : Pourquoi ou comment est-ce important ? Quelle est l'étape logique entre le problème, la proposition et le résultat ?
• Preuve : Comment le savez-vous ? Cela amène l'argument dans la réalité et centré sur le problème à résoudre.
• Impact : pourquoi est-ce important ?

En équipes, nous avons pratiqué le processus suivant pour développer des arguments. Le processus m'était familier car il s'aligne sur le processus de conception .

Le processus de développement des arguments :

1. Définir le problème. Les équipes qui utilisent la recherche en design moderne le font déjà bien. L'inclusion de l'énoncé du problème dans le processus permet de s'assurer que les arguments sont ancrés au problème que vous essayez de résoudre.
2. Établir des critères de prise de décision. C'est une étape critique! Avant d'entrer dans le débat, il faut s'accorder sur des critères de prise de décision. Ces critères permettent à chacun de bien peser les arguments pour mieux juger de leur importance dans la décision.
3. Idée sur les arguments clés. Cette étape est celle où nous pouvons accroître notre inclusivité dans le processus de prise de décision. En permettant aux parties prenantes d'apporter des points de considération à un argument, vous pouvez avoir une compréhension plus globale des impacts et mieux les quantifier. Et avec de nouveaux outils d'intelligence artificielle rendant l'analyse des tendances plus accessible, l'apport de crowdsourcing n'a jamais été aussi facile.
4. Développer les arguments avec des preuves. En utilisant la structure ci-dessus, vous pouvez collecter les preuves dont vous avez besoin pour étayer les arguments proposés. Tout au long du processus de développement, vous associez tous les éléments de preuve aux impacts, ce qui permet de garantir une justification claire entre un argument et les preuves qui le soutiennent.

Je suis entré dans cette session en pensant que je savais ce qu'était un débat, mais j'avais une version obsolète et inflexible de la pratique dans ma tête. Margo Loor m'a fourni de nouvelles perspectives sur la pratique et sur la façon dont les outils modernes peuvent adapter le processus de débat et l'appliquer dans de nouveaux contextes. Passer par ce processus avec un groupe de participants du monde entier m'a fait voir les avantages et les défis de l'intégration de cela dans mon travail dans la fonction publique.

Comment adopter le débat rationnel en 2023

D'après mon expérience, le manque de ressources est un défi majeur pour la mise en œuvre de pratiques plus inclusives dans notre travail. Ainsi, l'évolution des processus décisionnels ne fera pas exception ! Plus le processus est démocratique, plus il demande de temps et d'énergie. Les déclarations d'ouverture de Margo dans la leçon incluaient le fait que les humains ont une attention consciente limitée. Selon une étude du MIT de 2017, les humains ne peuvent consciemment prêter attention qu'à 120 kbit d'informations par seconde. Sachant à quel point nombre d'entre nous sommes surchargés de travail, comment pouvons-nous faciliter la prise de conscience des informations les plus importantes et faire ressortir les préjugés inconscients ?

Voici quelques stratégies que j'ai identifiées pour essayer dans mon environnement :

• Utiliser de nouveaux outils. Les débats asynchrones avec l'utilisation d'outils en ligne comme CitizenOS peuvent faciliter le processus pour les horaires plus chargés. Cette plate-forme est libre d'utilisation, comprend des groupes publics et privés et est conçue pour un débat rationnel et des processus de prise de décision.
• Soyez sélectif avec les décisions qui sont débattues. Essayez d'inclure le débat dans les décisions stratégiques à fort impact où la participation des parties prenantes serait essentielle et significative.
• Pratique! Une fois que les gens se sont familiarisés avec les procédures de base, le débat peut être plus efficace. Les processus structurés autour de la prise de décision peuvent ne pas être naturels pour certains et cela peut donc prendre du temps pour que cela devienne un outil pour une équipe.
• Intégrez le débat dans le processus de conception et de livraison . En organisant des débats plus petits et plus réguliers, le processus peut être plus rapide tout en réalisant les avantages. (Comme nous le faisons avec la recherche d'utilisateurs, n'est-ce pas ?) Il sera également plus facile de prouver la valeur aux décideurs plus haut dans la chaîne une fois qu'elle sera plus normalisée pour le niveau de travail.
• Soyez créatif dans la conception du débat et des procédures de prise de décision. Utilisez la facilitation pour rendre le processus dynamique et engageant.

Joignez-vous à moi pour essayer ces stratégies ! Je ne manquerai pas de vous tenir tous au courant de la façon dont cela se passe et je vous invite à faire de même. Suivez-moi sur LinkedIn ou Threads pour me suivre dans ce voyage.

Alors, notre phrase philosophique de service public est-elle toujours d'actualité ?

Je suis toujours d'accord que nous devons donner des conseils sans peur et mettre en œuvre loyalement toute décision prise. Mais qu'est-ce qui nous rend intrépides ? Est-ce dû à nos préjugés ou à un processus inclusif bien débattu ? Mettons-nous en œuvre loyalement mais à contrecœur, ou sommes-nous solidaires parce que nous pouvons mesurer l'efficacité d'une décision sur la base de critères transparents ? En améliorant notre processus décisionnel pour inclure un débat rationnel, nous pouvons combattre nos préjugés, mesurer l'efficacité des décisions et nous aligner davantage sur nos valeurs fondamentales dans une démocratie. Alors peut-être serions-nous mieux servis de dire « débat sans peur , mise en œuvre loyale ».

Prêt à façonner l'avenir de notre fonction publique grâce à un débat sans peur et à une prise de décision collaborative ? Ou pensez-vous qu'il existe un meilleur moyen d'améliorer nos résultats que d'inclure le débat dans nos processus ? Ajoutez au débat sur CitizenOS et faites partie du voyage de transformation vers une fonction publique plus efficace, inclusive et démocratique.

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(Crédit image : Pexels)