Cet article est écrit par Jean Kunz, directeur du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et boursier Apolitical Insider. Les opinions exprimées ici sont les siennes. Cet article est édité par Jennifer M. Miller, PhD en politique publique de l'Université de Caroline du Nord à Chapel Hill et Apolitical Insider Fellow

Quand on nous a demandé de travailler à domicile à la mi-mars en réponse à Covid-19, j'ai poussé un soupir de soulagement.

Enfin, pour les prochaines semaines, j'échapperais à mon environnement Office 2.0 avec de petites cabines divisées par de petits séparateurs que l'on pouvait voir tout l'étage juste en étant assis à leur bureau. Situé le long d'un couloir et face à la salle d'imprimerie, mon bureau était un espace social.

Des collègues discutaient dans la salle d'imprimerie en attendant que leurs documents soient imprimés. D'autres passaient près de mon bureau, poursuivant leurs conversations sur le chemin de leur bureau, inconscients de la paroi de la cabine et de la personne derrière. Je levais souvent mon bureau pour rappeler doucement que quelqu'un essayait de travailler.

Toute mon équipe était répartie dans le même couloir. La collaboration n'a pas été facile. Si quelqu'un voulait quelque chose d'un autre coéquipier, il faudrait monter ou descendre le couloir pour arriver à l'autre personne. Nous avons souvent crié sur nos postes de travail si nous avions besoin d'une réponse rapide. Pour toute réunion d'équipe ou en tête-à-tête hebdomadaire avec des membres individuels de l'équipe, je devrais réserver une salle de réunion, un produit convoité.

Il n'y a pas de watercooler virtuel

Pendant les trois premières semaines de travail à domicile, j'ai ressenti une augmentation de la productivité, loin des bavardages et du bruit.

J'ai pu travailler sur des rapports sans les interruptions dans le bureau. Mon niveau de concentration s'est amélioré, ma créativité aussi. Il a fallu moins de temps pour peaufiner un document à la maison que je ne le ferais au bureau. En équipe, nous nous sommes rencontrés plus régulièrement qu'au bureau, grâce à Zoom, MS Teams et FaceTime. Au lieu de trouver une salle de réunion, je viens de taper un ID de réunion et un mot de passe pour Zoom. La vidéoconférence ou l'appel téléphonique étaient suffisants.

Les communications en personne facilitent la résolution de la différence. La communication est plus que verbale

Comme le travail à domicile devient la norme, je commence à manquer le bureau. Pas mon bureau en soi, mais ce sont les trois aspects suivants de la vie de bureau qui me manquent.

Tout d'abord, je manque de voir mes collègues en personne.

Les réunions sur les équipes ne peuvent pas remplacer les réunions en personne. Il est efficace de travailler ensemble sur un document et de prendre des notes en temps réel. Pourtant, les réunions d'équipe sont plus que transactionnelles. Il s'agit d'interactions et à travers ces interactions, de nouvelles idées coulent.

La majorité de nos communications sont non verbales. Ces indices et nuances non verbaux sont facilement capturés en face à face plutôt que sur un écran ou par téléphone ou par e-mail. C'était important, surtout dans les conversations individuelles. Les appels vidéo constants sur Zoom et Teams peuvent être fatigants, car il est difficile d'évaluer les signaux physiques des participants à l'appel. De plus, il y a la perturbation de la livraison du courrier, l'interruption des téléphones, ainsi que des enfants et des animaux domestiques.

Deuxièmement, la spontanéité de l'interaction humaine me manque. Au bureau, si j'ai besoin de faire rebondir des idées avec des collègues ou s'il y avait un problème à résoudre, je marcherais simplement vers leur bureau ou je leur demanderais de prendre un café, au lieu de leur envoyer des messages ou de lancer FaceTime ou une téléconférence qui peut ou non. travail. Les communications en personne facilitent également la résolution des différends. La communication est plus que verbale.

J'espère que le Covid-19 rendra Office 2.0 plus supportable

Troisièmement, je manque le canal informel d'information; la cuisine et le refroidisseur d'eau. Nous avons croisé des collègues lorsque nous préparions du café ou du thé dans la cuisine. Nous prenons des pauses déjeuner et rattrapons notre vie au bureau et à l'extérieur. En cette ère de surcharge d'informations, il était courant d'avoir manqué une annonce par e-mail ou un bulletin d'information arrivé dans notre boîte de réception. Parfois, certaines informations ne sont même pas arrivées dans notre boîte de réception.

Cette lacune d'information était souvent comblée par des conversations informelles pendant que nous réchauffions notre déjeuner ou remplissions nos bouteilles d'eau.

Ce n'est pas une question de bureau

Alors que nous parlons de retour au travail, l'accent a été mis sur la nature de notre travail et sur la possibilité de le faire à distance.

On m'a demandé si je préfèrerais être de retour au bureau. Ma réponse a été de savoir si nous pouvions faire fonctionner le bureau pour moi. Dans un sens, j'espère que le Covid-19 rendrait Office 2.0 plus supportable s'il y avait des séparateurs en plexiglas plus élevés que les séparateurs bas. Avec plus d'espace entre les postes de travail, il pourrait y avoir plus d'intimité pour les employés. Peut-être que les gens peuvent changer leurs habitudes d'impression de chaque document comme ils l'ont fait avant la pandémie, donc moins de trafic à l'extérieur de mon bureau.

Certes, la capacité au sol ne serait pas la même que celle d'avant Covid-19. Une autre possibilité pourrait être que les équipes viennent à différents moments de la semaine pour des réunions en personne au lieu que tout le monde vienne au bureau en même temps. Évidemment, je n'aime toujours pas l'installation de mon bureau et je peux être tout aussi productif, voire plus en travaillant à domicile. Mais quand il est sûr pour moi et mes collègues de retourner dans notre espace de travail, même pendant quelques jours par semaine, je le ferai pour la simple raison que les gens me manquent. - Jean Kunz

(Crédit photo: Unsplash)