Cet article est écrit par Sandra Naranjo Bautista , PDG et fondatrice de Better Govs , une plateforme mondiale de partage d'idées, d'outils et de ressources pour une mise en œuvre efficace des politiques.

  • Le problème : les mauvaises notes d’information sont le fléau de la vie des fonctionnaires.
  • Pourquoi c’est important : Une bonne note d’orientation politique est une opportunité d’influencer les politiques et d’apporter des changements.
  • La solution : soyez intentionnel. Commencez par avoir votre objectif en tête et prenez le temps de bien le préparer. Ces conseils vous mettront sur la bonne voie.

Une note d'orientation vous permet de formuler et d'influencer les politiques. C'est ainsi que vous parvenez à faire passer vos idées politiques. La clarté, le ton et la précision de vos propos vous permettront de contribuer à des résultats politiques positifs, même si vous n'êtes pas le décideur. Comment rédiger la note d'orientation idéale ?

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Avant d'écrire quoi que ce soit, demandez-vous pourquoi cela est nécessaire et ce que vous attendez du ministre. Les meilleures notes d'orientation sont celles qui sont nécessaires et qui ont un objectif. Commencez par là.

Les trois questions auxquelles une note d’orientation persuasive doit répondre

À quoi cela sert-il ? Il s'agit de l'objectif ou de l'intention du mémoire que vous rédigez. Il peut s'agir d'informer sur un sujet, de recommander une ligne de conduite ou d'informer un ministre avant une entrevue ou une réunion. Gardez cet objectif à l'esprit comme point de départ de votre document.

Pourquoi est-ce important ? Un ministre reçoit chaque jour de nombreux documents. Pourquoi ce dossier particulier devrait-il l'intéresser ? Pourquoi est-il important pour lui ? Pas pour vous. Répondre à ces questions vous mettra dans le bon état d'esprit et vous aidera à être persuasif et utile.

Planifiez votre structure et commencez par l'essentiel : la recommandation. Allez droit au but. En cas d'urgence, indiquez-le explicitement, en indiquant les délais et les raisons pour lesquelles une action doit être entreprise avant cette date. Si une mesure doit être prise, expliquez-la et apportez des preuves à l'appui.

Et ensuite ? (La plus importante) Voici ce que vous attendez du ministre et la principale raison pour laquelle il devrait lire votre mémoire. Les mesures à prendre doivent être clairement indiquées dans la recommandation en haut du document (voir les modèles ici pour plus de conseils).

Trois erreurs courantes à éviter

Donner trop ou pas assez d'informations C'est une tension courante lors de la rédaction d'une note d'orientation. J'ai été des deux côtés, en écrivant et en lisant des notes d'orientation. Si c'est trop long, le ministre passera à côté de l'essentiel. Si c'est trop court, le décideur demandera plus de détails.

En règle générale, plus c'est court, mieux c'est. Idéalement, une page entière de recommandations devrait contenir des informations pertinentes, et des pièces jointes si nécessaire. Pour paraphraser Antoine de Saint-Exupéry, la « longueur idéale » est atteinte non pas lorsqu'il n'y a plus rien à ajouter, mais lorsqu'il n'y a plus rien à retrancher.

En supposant que la personne qui lit le document connaît tout, fournissez un contexte pertinent à votre point de vue. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un document parmi tant d'autres que le ministre devra lire. Tenez compte d'une connaissance générale des enjeux, sans toutefois aller aussi loin que vous. Un synopsis suffit. Limitez votre texte aux enjeux politiques de haut niveau, en tenant compte des dimensions politiques de votre recommandation (reprenez le triangle stratégique comme point de référence).

__Être ambigu__ Soyez responsable de vos propos. Soyez assuré que vous faites tout votre possible. Fournissez toutes les informations pertinentes pour prendre une décision de manière claire (évitez le jargon), objective et succincte. Soyez précis dans vos recommandations sur la meilleure marche à suivre et justifiez-les.

Comment structurer une note d'orientation persuasive

Commencez par la recommandation. Elle doit être explicite afin que, sans autre lecture, le ministre sache exactement quoi faire, pourquoi et dans quel délai.

Le compte rendu contiendra des informations complémentaires pour étayer la recommandation. Il fournira un contexte, définira l'ampleur du problème, discutera des alternatives politiques et formulera des recommandations plus détaillées sur la marche à suivre. N'oubliez pas qu'il ne s'agit pas d'une table des matières de la pièce jointe. Il s'agit de l'essentiel de votre propos. Les pièces jointes fourniront des détails supplémentaires si nécessaire, mais elles ne seront pas lues.

Pour vous faciliter la tâche, j'ai préparé des modèles qui vous aideront à structurer vos notes d'orientation et à communiquer vos idées clés. J'ai également ajouté des ressources supplémentaires qui pourraient vous être utiles. — Sandra Naranjo Bautista

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(Crédit photo : Unsplash)

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