Cet article est écrit par Oscar Hernández, responsable du programme Amérique latine à l'Open Contracting Partnership.

Ce qui était autrefois le plus grand centre de distribution alimentaire de Santiago, le marché Vega Poniente dans le quartier sud-ouest de la capitale du Chili, est aujourd'hui un lieu plus petit et spécialisé vendant des herbes et des produits frais provenant de tout le pays.

Bien qu'il ne soit plus aussi occupé qu'autrefois, le quartier environnant abrite toujours des dizaines d'entrepôts avec des magasins de denrées périssables. Chaque jour, des vendeurs transportant des marchandises dans leurs magasins déposent des feuilles, des branches, des mauvaises herbes et toutes sortes de déchets organiques sur leur chemin - un risque sanitaire pour toute la ville.

Étant donné que le nettoyage de la zone nécessite plusieurs services spéciaux (collecte des ordures, balayage, époussetage et lavage des rues), la municipalité a traditionnellement compté sur le secteur privé pour faire le travail.

En 2016, Santiago a été confronté à un triple défi qui s'était posé au cours des années précédentes: le coût de ses contrats d'assainissement et d'entretien urbain avait notamment augmenté, la qualité des services délivrés s'était dégradée et les contraintes budgétaires se sont resserrées.

L'augmentation des coûts est attribuable à une combinaison de coûts de main-d'œuvre plus élevés, d'une population transitoire plus élevée et de coûts cachés persistants pour faire affaire avec la municipalité.

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Qu'est-ce qu'un contrat ouvert?

Santiago a eu l'occasion de résoudre ces problèmes en 2017, lorsque ses principaux contrats d'assainissement urbain et d'entretien des parcs ont été renouvelés.

Pour améliorer la prestation de services tout en maîtrisant les coûts, la municipalité a entrepris de revoir son processus d' approvisionnement . En particulier, il a cherché à changer son approche de la rédaction des demandes de soumissions et des pratiques de gestion des contrats pour aligner les incitatifs des entrepreneurs sur les besoins des citoyens et les priorités politiques.

La municipalité a appliqué une stratégie de réforme des meilleures pratiques qui est utile pour tout gouvernement qui veut se libérer d'une culture de conformité cochée et s'assurer que ses contrats atteignent les résultats souhaités.

Des repas scolaires à la défense nationale, l'efficacité du secteur public dépend de la mise en place de processus d'approvisionnement équitables, efficaces et réactifs. Ces aspirations devraient être intégrées aux processus d'approvisionnement dès le départ.

Ici, je vais offrir quelques conseils sur le béton de vente, les stratégies d'approvisionnement axée sur les résultats dans la pratique, en mettant l' accent sur deux approches que la performance aide d'entraînement et d' améliorer la prestation de services: axée sur les résultats contrats et les contrats ouverts.

L'approche contractuelle axée sur les résultats est un ensemble de stratégies élaborées par le Harvard Kennedy School Government Performance Lab pour améliorer la prestation de services en alignant les dépenses contractuelles sur les besoins et les priorités des gouvernements.

La passation de marchés ouverte favorise la transparence en encourageant les gouvernements à publier des données de passation de marchés ouvertes, accessibles et en temps opportun et à les utiliser pour améliorer les performances, résoudre les problèmes de politique et améliorer la prestation de services.

«La passation de marchés ouverte favorise la transparence en encourageant les gouvernements à publier des données de passation de marchés ouvertes, accessibles et en temps opportun et à les utiliser pour améliorer les performances, résoudre les problèmes de politique et améliorer la prestation de services»

La passation de marchés ouverte fait également appel à divers intervenants, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du gouvernement, pour cerner et régler les problèmes tout au long du cycle d'approvisionnement.

Échapper au statu quo

Ce que ces approches ont en commun, c'est le recours à des systèmes d'approvisionnement qui produisent des preuves mesurables de ce qui fonctionne et des pratiques de gestion qui répondent aux commentaires des parties prenantes.

À quoi cela ressemble-t-il dans la pratique? La passation de marchés axée sur les résultats commence par l'identification des objectifs et des résultats souhaités. Les documents de sollicitation sont ensuite centrés sur les objectifs.

Cela signale à la communauté des fournisseurs ce qui est le plus important dans l'approvisionnement. Il s'assure également que le contrat qui en résulte est structuré de façon à réaliser les priorités du gouvernement.

Ensuite, les contrats sont structurés de manière à encourager l'innovation en équilibrant les exigences «indispensables» avec la flexibilité permettant aux fournisseurs d'atteindre les objectifs d'approvisionnement. La clé est de créer des incitations pour que les vendeurs exécutent le contrat avec qualité.

Enfin, lors de la phase de gestion des contrats, l'acheteur travaille en étroite collaboration avec les prestataires pour suivre les progrès et détecter et résoudre les problèmes en temps réel. Cela implique de développer des outils pour suivre la mise en œuvre, tout en établissant des mécanismes pour communiquer régulièrement avec les entrepreneurs pour comprendre leurs besoins et s'adapter en conséquence.

Les réformes visant à améliorer les résultats des marchés sont souvent confrontées à de multiples obstacles et, malheureusement, la conséquence est trop souvent que le statu quo est maintenu tout au long du cycle de passation des marchés, étouffant l'innovation. Les stratégies basées sur des preuves et des partenariats se sont avérées efficaces pour surmonter l'inertie.

1. Comment mieux planifier l'approvisionnement

Alors, quel est le bon endroit pour commencer? Des processus d'approvisionnement efficaces commencent par définir le problème que vous essayez de résoudre, ce qui signifie expliquer l'écart entre où vous en êtes maintenant et où vous voulez être (vos résultats souhaités).

Trop souvent, de nouveaux contrats sont émis et des contrats passés renouvelés sans évaluer ce qui a bien fonctionné dans le passé et définir les priorités actuelles.

Avant de rédiger tout document d'invitation à soumissionner, les gouvernements devraient engager les prestataires de services, les utilisateurs finaux et les groupes communautaires concernés pour recueillir des commentaires et comprendre leurs besoins.

À Santiago, pour comprendre ce qui pourrait être amélioré dans ses contrats d'assainissement, la municipalité a créé un groupe de travail interfonctionnel chargé d'analyser les performances passées et d'évaluer de manière critique les exigences contractuelles.

En analysant les données de passation de marchés pour des services similaires des municipalités voisines, ainsi qu'en interviewant des fournisseurs et des services d'inspection, l'équipe a découvert des problèmes qui faisaient augmenter les coûts des contrats et limitaient la qualité de la prestation de services.

Les services d'inspection municipaux se sont souvent disputés avec les entrepreneurs au sujet des spécifications contractuelles mineures, notamment la marque d'agent de nettoyage utilisé, la taille des poubelles ou l'âge de l'équipement de l'entrepreneur.

Pourtant, les sanctions ne se sont pas traduites par de meilleures normes de propreté, car les prestataires de services - anticipant les amendes - ont simplement gonflé le prix de leur offre. Cette frustration a augmenté parmi les services d'inspection municipaux, qui se sentaient impuissants à garantir la conformité. Les nouveaux contrats nécessitaient des normes de service plus claires et de meilleurs mécanismes de responsabilisation.

L'étape de planification de l'approvisionnement offre également une occasion unique de saisir et de faire avancer les priorités de la communauté dans les demandes de soumissions à venir. Pour utiliser un autre exemple, la ville de Philadelphie, avec le soutien de la Sunlight Foundation et de l'Open Contracting Partnership, a mis en œuvre des politiques de «bonne nourriture» dans ses achats de produits alimentaires pour les populations vulnérables .

La ville a engagé les bénéficiaires finaux, le personnel de première ligne et les travailleurs de la ville pour comprendre comment acheter des aliments nutritifs, provenant de l'économie locale et utiliser des pratiques de travail équitables, tout en offrant un meilleur accès et une meilleure qualité de nourriture aux personnes hébergées dans ses prisons et ses centres de justice pour mineurs. , ainsi qu'aux enfants participant aux programmes d'été de la ville.

Grâce à ce processus de consultation, la ville a découvert comment le respect des règles du plus bas soumissionnaire limitait la capacité des acheteurs à garantir une qualité alimentaire constante. De plus, un processus de commande fastidieux a généré des difficultés pour garantir la disponibilité continue de produits frais. Le personnel de cuisine a dû faire face à des processus de livraison incohérents, qui ont à leur tour affecté la qualité des produits fournis aux bénéficiaires finaux.

Les entrepreneurs n'étaient pas incités à répondre aux problèmes de livraison de nourriture ou de qualité. L'amélioration de la prestation de services a nécessité des mécanismes qui ont fait progresser la gestion de la qualité et les commentaires.

2. Identifier les partenariats et les objectifs

L'identification claire des objectifs et des résultats dans un contrat est la première étape vers la création de partenariats efficaces pour atteindre ces objectifs, tout en permettant la responsabilisation.

Le fait de placer les objectifs d'approvisionnement au premier plan dans le document de sollicitation vous permet de définir la portée du travail requis, de structurer le contrat pour atteindre ces objectifs et de signaler les priorités du gouvernement aux fournisseurs et aux membres de la communauté. À ce titre, il aligne les incitations entre les parties prenantes concernées dès le début du processus de sollicitation.

Se concentrer sur les résultats est une tactique efficace pour supprimer les exigences inutiles qui limitent la concurrence et font monter les prix. Santiago a réussi à générer des économies de 24% de la valeur totale du contrat dans ses contrats d'entretien des parcs en supprimant les spécifications contractuelles onéreuses et en offrant une flexibilité opérationnelle.

Les sollicitations sont particulièrement bien placées pour combler les besoins des populations cibles.

En utilisant les commentaires de son personnel et de sa communauté de fournisseurs, la ville de Philadelphie a élaboré une demande de propositions (RFP) de la meilleure valeur visant à sélectionner des fournisseurs capables de fournir des aliments frais de haute qualité et d'avoir un service client réactif, au lieu de se concentrer uniquement sur le prix .

La DP a permis au personnel de première ligne d'informer en permanence la qualité et la valeur des aliments fournis et de partager leurs idées avec les décideurs.

3. Suivez les performances et activez les boucles de rétroaction

L'établissement d'indicateurs de performance clés pour suivre les progrès vers les objectifs permet une relation de collaboration lors de la mise en œuvre du contrat.

Les informations collectées doivent être analysées et partagées avec les sous-traitants pour améliorer continuellement la prestation de services.

Une approche - la gestion active des contrats - peut vous permettre de le faire grâce à des réunions de performance à haute fréquence avec les fournisseurs. L'objectif est de surmonter les relations contractuelles contradictoires en identifiant les tendances et les bonnes pratiques, et de relever les défis qui surviennent en temps réel.

Pour la première fois dans l'histoire du département de l'assainissement, la nouvelle DP de Santiago Vega Poniente a introduit des mesures de résultats objectifs et des exigences en matière de rapports des entrepreneurs. Pour améliorer la responsabilisation, les nouvelles spécifications incluaient la technologie de télédétection et les paiements liés au rendement de l'entrepreneur.

Afin de recueillir les commentaires des utilisateurs finaux, les conseils communautaires locaux ont partagé leur point de vue sur la qualité des services sur une base annuelle.

«Réformer la gestion des contrats signifie souvent générer un changement de comportement»

Réformer la gestion des contrats signifie souvent générer un changement de comportement.

Après avoir simplifié les exigences contractuelles, les inspecteurs des parcs de Santiago ont continué de surveiller les activités au lieu de gérer les résultats.

Pour changer les pratiques de mise en œuvre des contrats, la municipalité a développé un formulaire d'inspection électronique axé sur des indicateurs de performance objectifs et quantifiables (propreté, qualité de l'herbe, irrigation, accessibilité et mobilier d'extérieur). Le simple fait de remplir un questionnaire a permis à l'inspection de se concentrer sur les principaux domaines de performance.

Le ministère a également réformé les routines d'inspection afin de recueillir des données utiles sur la prestation de services. Les vendeurs ont souvent négligé les espaces verts avec moins de surveillance officielle. La nouvelle routine consistait en une enquête quotidienne de haut niveau sur l'ensemble des 520 acres couverts par plusieurs contrats et un examen détaillé de toutes les zones sur une base hebdomadaire. Cela a permis au ministère d'analyser la prestation de services par zone au fil du temps.

4. Intégrer et soutenir la réforme

Les systèmes de passation des marchés devraient être conçus pour atteindre les priorités politiques plus larges d'une juridiction. Cela signifie mettre en place des pratiques organisationnelles et des cadres de gestion pour établir et suivre les objectifs de performance.

Pour Santiago, cela a nécessité l'élaboration d'une structure organisationnelle pour gérer les contrats hautement prioritaires, améliorer la planification des achats et accroître la collaboration interministérielle.

Mais même des réformes réussies courent le risque d'être des réalisations ponctuelles au lieu de générer un impact plus large. Les contrats ouverts peuvent élever la fonction d'approvisionnement pour atteindre son importance stratégique. Les données ouvertes sur les marchés peuvent soutenir le processus de prise de décision pour les principaux problèmes de programmation et de financement.

Au niveau primaire, il fournit les données de base pour identifier les achats à venir et hiérarchiser les ressources pour les plus importants. Il peut en outre générer de la visibilité pour les objectifs globaux d'approvisionnement et briser les silos d'informations pour permettre une collaboration interdépartementale.

Lors de la mise en œuvre des réformes des marchés publics, des données ouvertes sur les marchés publics permettent de communiquer les progrès accomplis sur les priorités d'une juridiction.

Il existe de nombreux outils et tactiques qui peuvent définir un système d'approvisionnement pour atteindre ses objectifs. L'Ukraine publie des indicateurs de performance clés sur son outil public de veille économique , y compris les économies, le nombre de soumissionnaires, les soumissionnaires par appel d'offres, les procédures complètes par rapport aux procédures annulées et infructueuses, et les procédures concurrentielles par rapport aux procédures non concurrentielles.

L'Agence nationale des achats du Paraguay (DNCP) publie des indicateurs qui servent de signaux d'alarme pour les achats , y compris une liste des agences qui ne publient pas leurs plans d'achat, la valeur d'attribution par rapport au prix de référence et les niveaux d'exécution des plans d'achat.

La passation de marchés représente une proportion si importante des dépenses publiques que les gouvernements devraient exploiter son potentiel en tant que véhicule pour réaliser leurs politiques clés et les priorités des communautés.

Intégrant une prise de décision fondée sur des preuves et une collaboration multipartite tout au long du cycle de passation de marchés, la passation de marchés ouverte peut aider à transformer les résultats des contrats et à conduire des réformes d'approvisionnement efficaces et durables.

Santiago a continué d'introduire différentes innovations dans divers contrats d'assainissement et d'entretien des parcs. Ces stratégies ont amélioré la prestation de services, créant des quartiers plus propres, plus sûrs et plus habitables pour ses citoyens.

Cela montre le pouvoir de la réforme des marchés publics, qui n'est peut-être pas toujours la priorité de nombreuses personnes, mais qui a le pouvoir d'influer sur la société de manière transformatrice.

- Oscar Hernández

Crédit photo: Hobi industri sur Unsplash