Cet article est écrit par Shannon McHarg, spécialiste de l'innovation, Office of Natural Resources Revenue du département américain de l'Intérieur. Cet article a été présélectionné dans le cadre du Concours de rédaction de fonctionnaires américains 2020 d'Apolitical.

Comment amenez-vous des talents numériques au gouvernement lorsque les restrictions d'embauche le rendent difficile? Vous formez des gens que vous avez déjà.

Je travaille pour l'Office of Natural Resources Revenue (ONRR) du Département américain de l'intérieur en tant que spécialiste de l' innovation axé sur l'expérience utilisateur pour un site Web de données ouvertes . Sur ce site Web, vous pouvez voir comment le gouvernement américain gère les ressources énergétiques et minérales, les revenus et les décaissements des terres et des eaux fédérales.

Le site Web est utilisé par des journalistes et des universitaires qui racontent des histoires à l'aide de nos données et des fonctionnaires aux niveaux fédéral, des États et des comtés, qui utilisent les données pour comprendre et répondre aux questions sur les domaines dont ils sont responsables. Notre site Web a été lancé par 18F, une société de conseil numérique au sein de la US General Services Administration, qui a été la première à apporter des compétences de conception centrées sur l'utilisateur à notre agence.

Commencer

Lorsqu'il était temps pour leur équipe de quitter le site Web, notre agence voulait embaucher des personnes ayant des compétences similaires pour continuer à travailler sur le site Web. Cependant, l'embauche d'employés permanents du gouvernement peut être difficile car il y a plusieurs obstacles.

Il s'agit notamment de la difficulté d'attirer des personnes possédant les bonnes compétences numériques en raison d'un processus de candidature lourd et d'exigences de curriculum vitae, d'une rémunération qui n'est pas toujours compétitive par rapport au secteur privé, des applications de contrôle d'accès des départements des ressources humaines basées sur des qualifications déclarées dont ils ne connaissent peut-être pas grand-chose. , révisions requises pour les postes techniques et politiques de télétravail pour les employés permanents.

Pour contourner ces obstacles, notre agence a embauché une équipe de trois spécialistes de l'innovation à durée limitée se concentrant sur la stratégie de contenu, le développement et l'expérience utilisateur.

Notre expérience montre ce qui peut être fait avec une approche créative

En plus des spécialistes de l'innovation à durée limitée, notre équipe compte quatre employés gouvernementaux de carrière - un chef de produit et trois analystes de programme qui sont des experts en la matière dans les données du site et ont des antécédents en économie et en gestion financière. Pour garantir la pérennité du site après la fin du mandat des spécialistes de l'innovation dans quatre ans, nous formons les collaborateurs de carrière au sein de l'équipe à effectuer certaines tâches numériques.

La recherche sur les utilisateurs semblait être un choix naturel pour notre première incursion dans la formation des analystes de programme. Il est fondamental pour les processus de conception centrés sur l'utilisateur qui sont nécessaires pour que le site soit utile à long terme, bien adapté aux personnes déjà formées à l'analyse, les analystes de programme avaient déjà participé à des études en prenant des notes, et deux d'entre eux voulait acquérir la compétence. Nous avons également pensé que nous pourrions diffuser davantage la culture numérique dans l'organisation en augmentant la capacité de recherche des utilisateurs, car d'autres équipes de notre agence avaient manifesté leur intérêt.

Enseigner notre processus de recherche d'utilisateurs

Avant de commencer la formation, j'ai documenté notre processus de test d'utilisabilité et les analystes de programme ont lu Un guide pratique des tests d'utilisabilité de Joseph S. Dumas et Janice (Ginny) Redish pour apprendre les compétences les plus sérieuses impliquées.

Les analystes connaissaient déjà certains éléments du processus, mais j'ai développé les détails, y compris le recrutement des participants, la préparation des entretiens et l'analyse des résultats. Après avoir enseigné le processus, nous avons décidé que la meilleure façon pour les analystes d'apprendre était de faire et de mener eux-mêmes une simulation d'étude.

Figure 1: Notre processus de recherche d'utilisateurs Figure 1: Notre processus de recherche d'utilisateurs

Planification de la simulation d'étude

À l'aide du processus documenté, les analystes ont chacun élaboré un plan d'étude pour tester un prototype d'une nouvelle conception que nous n'avions pas encore testée avec les utilisateurs. Ils ont tous deux présenté leurs plans de rétroaction, puis nous avons combiné les meilleures parties des deux pour créer la version qu'ils ont utilisée pour les simulations d'entretiens.

Les analystes ont ensuite créé un guide d'étude pour les entretiens avec les utilisateurs et se sont exercés à s'interviewer. J'ai recruté des collègues pour servir en tant qu'utilisateurs et leur ai demandé de faire un jeu de rôle avec des personnes qui correspondent à nos types d'utilisateurs typiques pour donner aux analystes de l'expérience avec différents utilisateurs et scénarios. J'ai également demandé aux participants de jouer des rôles sur des problèmes techniques courants, afin que les analystes puissent acquérir une expérience de dépannage.

Réalisation de l'étude

Notre équipe est principalement distante, nous avons donc mené les entretiens via Google Hangouts. Un analyste a dirigé chaque session et l'autre a pris des notes, donc les deux étaient là pour toutes les sessions. Les analystes et moi avons effectué un compte rendu après chaque entrevue pour nous assurer que tout a été saisi, et j'ai fourni des commentaires sur la facilitation.

Analyser les résultats

Après avoir terminé les entretiens, les analystes ont consolidé les résultats à l'aide d'un modèle que nous utilisons pour toutes nos études, identifié les tendances parmi les participants et formulé des recommandations pour atténuer les problèmes. Ils ont également distillé les résultats dans un résumé des résultats à partager avec l'équipe. J'ai fourni des commentaires tout au long de ce processus.

Leçons apprises

Notre expérience montre ce qui peut être fait avec une approche créative. De plus, cela a également été l'occasion pour notre équipe de se développer. La formation des analystes du programme a favorisé l'engagement de l'équipe et l'empathie pour les utilisateurs en impliquant davantage l'équipe dans les détails.

Maroya Faied, analyste de programme qui a participé, a déclaré: «L'apprentissage des tests d'utilisabilité était à la fois fascinant et révélateur. L'expérience de mener une interview et d'analyser les résultats a stimulé mon intérêt pour aborder les projets futurs en observant les problèmes et en trouvant des solutions en considérant différentes perspectives. »

Nous avons maintenant des processus standardisés et documentés qui sont répétés par plusieurs personnes. L'augmentation de notre capacité de recherche sur les utilisateurs nous permet également de créer des ponts avec d'autres équipes de notre agence intéressées par la conception centrée sur l'utilisateur.

Si vous vous trouvez incapable d'embaucher des talents technologiques dans votre agence, pensez aux opportunités de former les personnes que vous avez. Vous en tirerez peut-être plus que prévu. - Shannon McHarg

(Crédit photo: Mort à la photo en stock)