Personne n'a jamais décidé d'organiser une mauvaise réunion. Mais de nombreux organisateurs bien intentionnés échouent parce qu'ils ne fournissent pas la bonne structure pour atteindre l'objectif de leur réunion.

Nous avons demandé aux membres d'Apolitical d'expliquer comment ils planifient et organisent leurs réunions afin que vous puissiez apprendre de leur expérience. Voici ce qu'ils nous ont dit, légèrement édité pour plus de clarté.

Prateek Buch, conseiller principal en données, National Leadership Center, gouvernement britannique

Que faites-vous lorsque vous planifiez des réunions pour vous assurer qu'elles sont fructueuses et efficaces?

  • Invitez les bonnes personnes! Assurer une diversité de points de vue et, si des décisions doivent être prises, inviter les décideurs dans la salle (virtuelle)

  • Établissez des attentes et un résultat à l'avance, et confirmez au début de la réunion: «Nous sommes réunis ici aujourd'hui pour ... est-ce que quelqu'un veut ajouter / changer cela?»

  • Envoyez à l'avance autant d'informations que possible, sans accabler les gens ni les dissuader d'y assister. Y a-t-il un article qu'ils peuvent lire, un lien sur lequel cliquer - et que leur demandez-vous de faire après l'avoir lu?

  • Planifiez, mais pas trop en détail, comment présider. Est-ce formel / informel, les introductions sont-elles nécessaires / pratiques, des questions à la fin / tout au long?

Quelles erreurs faites / voyez-vous que les gens font lors de l'organisation et de la gestion de réunions?

J'admets que j'en fais moi-même certains:

  • En supposant que tous les participants savent ce qu'est la réunion, son objectif, et / ou où les conversations précédentes se sont arrêtées. Ne présumez pas - il vaut mieux revenir brièvement sur les choses plutôt que d'exclure les gens

  • Ne pas reconnaître que les gens sont différents et que la vie arrive. Planifiez des réunions en fonction des besoins des personnes, utilisez des techniques adaptées aux styles des participants, dans la mesure du possible

  • Abuser de la chaise: cela se produit lorsque la chaise démarre un monologue, exclut les voix avec lesquelles elle n'est pas d'accord ou ne parvient pas à aborder les tensions ou les points de vue.

  • La technologie échoue, notamment en demandant aux gens de se joindre à l'aide d'un logiciel qu'ils ne peuvent pas utiliser

  • Si des décisions sont prises, en ne les notant pas et en les réfléchissant au groupe

  • La pire infraction est d'avoir une réunion lorsqu'un e-mail / un message Slack / WhatsApp suffirait, et son homologue de se fier aux e-mails lorsqu'une réunion est nécessaire

Pouvez-vous partager un ou deux conseils très pratiques que vous avez appris pour mieux planifier (ou exécuter) des réunions?

  • Utilisez autant de techniques de facilitation des Structures Libératrices que possible, elles sont géniales!

  • Le cas échéant, utilisez des vérifications émotionnelles pour vérifier l'ambiance de la salle (virtuelle)

  • Lors de la planification d'une réunion, les sondages Doodle vous aident à trouver des moments appropriés, mais essayez également de trouver des technologies, des résultats et des itinéraires de facilitation communs - une réunion au bon moment, qui se déroule mal, est tout aussi mauvaise qu'une réunion à laquelle personne ne peut assister!

Conseil: une réunion est-elle le meilleur moyen de progresser? Si oui, demandez-vous pourquoi et comment. Chaque personne doit avoir une voix et la capacité de faire avancer les choses / de contribuer. - Camp Victoria, directeur de la transformation, Caerphilly Council

Conseil : avoir une seule personne pour parler pendant toute la réunion est un moyen infaillible pour les gens de se désintéresser et de s'éloigner, en particulier à distance. Donnez aux participants un rôle au sein de la réunion pour qu'ils s'investissent ou assurez-vous que chacun a la possibilité de s'exprimer. - Scott Seaward User Researcher à l'Office for National Statistics

Conseil: Soyez clair sur le (s) résultat (s) que vous souhaitez atteindre, puis assurez-vous d'avoir les bons participants dans la salle. Si vous cherchez à prendre une décision, communiquez clairement cela aux participants à l'avance afin qu'ils puissent demander l'autorisation ou envoyer quelqu'un plus haut . - Ericka Stephens-Rennie, agent libre, gouvernement du Canada

Hero Laird, Pathfinder, École de la fonction publique du Canada

Les opinions exprimées ici n'expriment pas nécessairement les vues de mon employeur.

Que faites-vous lorsque vous planifiez des réunions pour vous assurer qu'elles sont fructueuses et efficaces?

  • Demandez POURQUOI: cela peut-il être fait sans réunion? Sachez pourquoi vous vous réunissez. Évitez les réunions régulières à moins que la culture pour les utiliser efficacement n'existe.

  • Demandez à l'OMS: soyez intentionnel au sujet des invitations (qui peut réellement prendre une décision? Qui contribuera réellement au contenu?). Ne basez pas les invitations sur qui pense qu'ils devraient être là en fonction de l'ego ou du titre. S'il y a de la politique, adressez-vous à ceux qui ne participent pas à la réunion ou organisez une réunion pour y répondre.

  • SUIVRE: réservez trois heures de votre horaire pour chaque réunion d'une heure (cela variera en fonction de votre rôle). Si vous n'avez pas le temps de faire le suivi de la réunion, n'organisez pas ou n'assistez pas à la réunion.

  • Facilitation et autres questions de préparation, tout comme le forum. Cependant, si les trois premiers sont en place, vous êtes à 90% du chemin.

Conseil : les dirigeants mangent en dernier. La personne qui a le plus d'influence sur l'issue de la réunion doit parler en dernier. Ils devraient seulement poser des questions et fournir un contexte avant cela. Limitez le papier dans la pièce. Si vous donnez des documents aux gens, ils n'accorderont pas autant d'attention aux orateurs. - Scott Edwards, analyste d'affaires et chef de l'innovation, gouvernement du Manitoba

Conseil : des réunions efficaces sont des réunions engageantes. Concevoir une réunion à partir de zéro - que ce soit en personne ou en ligne - j'aime la considérer comme une expérience pour les participants. Cet objectif m'aide à réfléchir et à prêter attention aux détails que je ne considérerais peut-être pas autrement. - Isabella Gady, stratège de conception et recherche, 3x3 Design, et ancienne fonctionnaire

Conseil : assurez-vous que chaque élément d'action de la réunion est attribué à quelqu'un lors de la clôture de la réunion. - Ryan Lutz, directeur adjoint, Recherche et stratégie; Le Kennedy Center

Maddi MacDonald, stratège de l'engagement des entreprises, province de la Nouvelle-Écosse

Réunions virtuelles: que faites-vous lorsque vous planifiez des réunions pour vous assurer qu'elles sont fructueuses et efficaces?

  • Lorsqu'ils se réunissent virtuellement, les participants sont beaucoup plus susceptibles de cesser de prêter attention. Pour garder l'attention de la salle, soyez concis, ne marmonnez pas et utilisez des supports visuels le cas échéant (par exemple, partagez vos notes de mise à jour sur l'écran).

  • Attendez toujours que les 10 premières minutes de la réunion soient improductives. C'est simplement la réalité de la rencontre virtuelle que de nombreux éléments peuvent empêcher un groupe de démarrer à l'heure (par exemple, connexions réseau, wifi médiocre, écouteurs non chargés, mises à jour logicielles, bébé qui pleure, livraisons à domicile, etc.). Intégrez ce temps tampon à votre heure de réunion.

  • Si vous dirigez une réunion, vous devez être proactif pour garder les gens engagés. Il existe un certain nombre de façons de le faire, notamment en appelant des gens au hasard pour contribuer à la conversation / donner une mise à jour. Les participants sont plus susceptibles de se concentrer s'ils savent que leur participation est facilitée de cette manière.

  • Utilisez la messagerie instantanée lors d'une réunion de groupe. Si vous animez une session, demandez à tout le monde s'ils suivent en envoyant un pouce vers le haut ou en tapant «oui» dans le chat.

Astuce : je dirais que la plus grande erreur que font les gens est de penser que parce que plus de gens se joignent à la réunion, cela va être plus efficace. Habituellement, c'est le contraire. Lorsque trop de personnes sont présentes à la réunion, non seulement cela peut créer des malentendus, mais inviter des personnes à une réunion où elles ne sont pas nécessaires est une perte de temps pour eux. - Claudia Rivas, consultante de l'Unité Éducation de la Banque mondiale

Conseil : la plus grande erreur que je vois faire est la convocation transactionnelle. Un organisateur qualifié doit organiser le processus de co-conception. J'ai vu de nombreux facilitateurs perdre la confiance et l'engagement d'un groupe de personnes, en se réunissant de manière transactionnelle, par exemple en se concentrant sur une liste et des tâches pré-planifiées, en étant trop anxieux par rapport au temps, en prenant le ton des parents et en disant aux gens de partir. pour aller trop lentement et passer d'une activité lorsque le temps presse, que les gens et les groupes soient prêts ou non - Kelly Ann McKercher, Design Lead NSW Health Pathology

Conseil: Les réunions qui ne fonctionnent pas souvent n'ont pas d'objectifs clairs. Il est important que les participants sachent ce qu'on leur demande. Il est également important que quelqu'un dirige la réunion. Sans personne pour jouer le rôle de facilitateur, la conversation peut évoluer et sortir du sujet rapidement. - Jordana Globerman

Jennifer M. Miller, PhD, chercheuse indépendante

Quelles sont les erreurs que vous faites / voyez les gens faire lors de l'organisation et de la gestion des réunions?

  • Évitez d'utiliser des brise-glaces et des présentations pour de grandes réunions virtuelles où les gens ne travailleront pas étroitement ensemble. Trouvez d'autres moyens de communiquer qui est qui, par exemple en affichant un organigramme ou une liste d'équipe.
  • Démarrez et terminez les réunions à l'heure, même si elles sont virtuelles. Mettez un sujet au début de l'ordre du jour que vous pourrez couvrir même si quelques participants sont en retard.

Pouvez-vous partager un ou deux conseils très pratiques que vous avez appris pour mieux planifier (ou exécuter) des réunions?

  • Pour les réunions d'affaires ou professionnelles, ayez un ordre du jour, même si vous ne rencontrez qu'une seule autre personne. Pour les petites réunions, l'ordre du jour peut être aussi informel qu'une liste de puces.
  • En tant que participant, vous pouvez être beaucoup plus efficace dans les réunions en vous préparant. Lisez l'ordre du jour et les documents préalables à la réunion. Faites un plan pour ce que vous voulez accomplir et contribuer.

Merci à tous les membres Apolitical qui ont partagé leurs conseils avec nous: Victoria Camp, Jennifer M. Miller, Scott Edwards, Claudia Rivas, Kelly Ann McKercher, Scott Seaward, Maddi MacDonald, Ericka Stephens-Rennie, Prateek Buch, Ryan Lutz, Jordana Globerman , Hero Laird et Isabella Gady.

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(Crédit photo: Nappy.co)