Cet article est rédigé par Sandra Naranjo Bautista, consultante indépendante, fondatrice de Better Govs et ancienne ministre et vice-présidente par intérim de l'Équateur. Une version de cet article a été publiée pour la première fois par Better Govs

Êtes-vous frustré d'avoir trop de réunions?

Lorsque je travaillais au gouvernement, je me souviens avoir l'impression d'avoir des réunions tout le temps . Parfois, il semblait que ne pas assister à une réunion revenait à ne pas travailler. Ce qui est de la folie, car nous savons que presque le contraire est vrai.

Alors qu'en est-il des mauvaises réunions ? La seule chose pire que d'avoir un calendrier plein de réunions, c'est d'avoir un calendrier plein de mauvaises. Les mauvaises réunions vous prennent généralement du temps sans objectif clair. Et ils sont encore pires si vous les dirigez.

J'ai appris quelques astuces qui m'ont aidé à rendre mes réunions aussi bonnes que possible. Dans cet article, je partage le processus étape par étape que j'ai utilisé en tant que ministre. J'ai également créé des modèles gratuits que vous pouvez utiliser pour vous guider tout au long de ce processus. Mon intention ici est de partager ce qui a fonctionné pour moi et de vous motiver à trouver quelque chose qui fonctionne aussi bien pour vous.

Étape 1: Planifiez votre réunion

Pour commencer, demandez-vous si vous avez vraiment besoin d'une réunion, puis demandez-vous pourquoi, puis pourquoi à nouveau. Si la première réponse est oui et que vous avez de bonnes raisons de la retenir, prévoyez du temps pour commencer à planifier.

Une autre règle d'or pourrait être la règle des deux pizzas d'Amazon: "aucune réunion ne doit être si grande que deux pizzas ne peuvent pas nourrir tout le groupe"

Planifier une réunion ne doit pas non plus prendre énormément de temps, mais vous devez le faire. Si possible, rédigez un bref aperçu. Croyez-moi, cela fait toute la différence. Pour faciliter cette étape du processus, j'ai créé des modèles que vous pouvez télécharger ici . Pour chaque réunion, vous devez demander:

  • Quel est l'objectif de la réunion? Cela fait référence à votre intention. Considérez-le comme le résultat concret que vous souhaitez à la fin de la réunion. Il peut s'agir d'avoir toutes les informations nécessaires pour prendre une décision sur un projet, ou pour planifier vos activités avec votre équipe. Un objectif clair vous aidera à maintenir la réunion au point et à bien gérer le temps pendant la réunion
  • Qui a besoin d'être à la réunion? En fonction de votre objectif pour la réunion, pensez à toutes les personnes dont vous aurez besoin pour en faire une réalité. Il peut s'agir de personnes menant un projet - responsables du budget, de la communication, des questions juridiques, etc. La liste des participants peut s'allonger très rapidement, donc la meilleure façon de rester courte est de revenir à votre objectif. Une autre règle d'or pourrait être la règle des deux pizzas d'Amazon : "Aucune réunion ne doit être si grande que deux pizzas ne peuvent pas nourrir tout le groupe"
  • Quel est votre programme de réunion? Incluez les sujets que vous aborderez lors de la réunion et le temps estimé par élément. N'oubliez pas d'ajouter du temps pour conclure la réunion. Je sais que tu sais, mais je vais le dire quand même. Tenez également compte du temps nécessaire pour la présentation, la discussion et la transition entre les présentateurs
  • Gardez les présentations aussi courtes que possible. Idéalement, pas plus de 15 minutes. Évidemment, vous pouvez vous adapter en fonction du sujet. Cependant, de courtes présentations obligent le présentateur à faire le gros du travail avant la réunion et à préparer les points clés à l'avance. S'il y a quelque chose qui nécessite une discussion plus approfondie, il peut être préférable de l'envoyer aux participants avant la réunion. Tout le monde ne le lira pas, mais la brève présentation pourrait répondre à
  • Existe-t-il des zones de conflit potentielles? Pensez aux problèmes potentiels et ayez une stratégie prête à les résoudre. En cas de désaccord, il est préférable d'avoir les deux parties à la réunion afin que vous puissiez prendre une décision ensemble

Étape 2: Partagez votre plan avec les participants de la réunion

Les réunions fonctionnent mieux lorsque tout le monde sait de quoi il s'agit, pourquoi ils sont là et ce que l'on attend d'eux. Assurez-vous d'envoyer les informations et tous les documents justificatifs à l'avance afin que les gens puissent être préparés. Vous pouvez partager une version du modèle de planificateur de réunion .

Étape 3: Organisez votre réunion en gardant votre objectif à l'esprit

introduction

  • Commencez par rappeler à chacun l' objectif de la réunion .

  • Faites un bref aperçu de l'ordre du jour .

  • Définissez quelques règles de base :

Dans vos règles de base, insistez sur le temps qu'il reste pour chaque présentation. Vous ou un membre de votre équipe pouvez vérifier l'heure de chaque présentation.

Si vous manquez de temps, assurez-vous de faire des ajustements pour aborder les points clés.

Présentations

  • Écoutez les présentations. J'aime personnellement prendre des notes sur les points clés et les décisions importantes
  • Modérez la discussion et gardez tout le monde concentré sur l'objectif. J'aime rappeler doucement à tout le monde qu'il n'est pas nécessaire de répéter ce que quelqu'un d'autre a dit mais de s'appuyer sur la conversation. Soyez également prêt à faire avancer la discussion si vous tournez en rond

Conclusions

Pour moi, les réunions les plus efficaces sont celles qui ont des discussions riches et aboutissent à des résultats concrets.

Personnellement, j'aime terminer les réunions en résumant les points clés de la discussion. J'utilise le plan de la réunion et mes propres notes comme référence. Cette partie est courte et pertinente. J'aime aussi vérifier auprès de tout le monde si j'ai manqué quelque chose, donc nous sommes tous sur la même longueur d'onde. Ces modèles peuvent vous guider dans le processus (vous pouvez les télécharger ici ).

Tout le monde doit savoir clairement quelles décisions ont été prises et qui est responsable de faire quoi et quand

J'ajoute toujours des éléments d'action à la fin. C'est la section que j'ai trouvée qui fait la plus grande différence. Ne la sautez pas, même si vous manquez de temps. Tout le monde doit savoir clairement quelles décisions ont été prises et qui est responsable de faire quoi et quand. Si vous n'avez pas de date limite concrète, convenez d'une date à laquelle l'autre partie vous donnera un calendrier et faites un suivi.

Enfin, le secret de la réussite des réunions est le suivi des décisions prises. Quand j'étais ministre, j'avais toujours quelqu'un dans mon équipe dont le rôle était de suivre les décisions que nous prenions. J'étais cette personne lorsque je travaillais pour le président de l'Équateur et je le fais encore aujourd'hui.

Le suivi traduit les idées en action.

J'espère que vous trouverez cela utile et n'oubliez pas de récupérer vos modèles gratuits . Si vous faites autre chose, faites-le moi savoir. J'ai toujours hâte d'apprendre de nouvelles choses et de continuer à améliorer mes propres méthodes.

Restez à l'écoute pour les articles à venir sur la façon de rédiger des présentations efficaces et comment organiser vos réunions de personnel (même avec de petites équipes). S'il y a autre chose qui vous serait utile, envoyez-le-moi ici . - Sandra Naranjo Bautista

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(Crédit photo: UnSplash)

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