Cette pièce a été écrite par Lea Simpson, co-fondatrice de Brink et une partie de LeanAdapt, financée par le DFID pour éclairer leur travail en programmation adaptative.

Combien de fois avez-vous travaillé sur quelque chose que vous savez échouer, ou tout simplement ne va pas aussi bien que nous l'aurions tous espéré, mais vous ne parlez pas de peur de ce que les autres pourraient penser?

Ou arrivé à la fin d'un projet et pensé: je ferais ça différemment si je pouvais recommencer?

C'est ça, être adaptatif. Mettre en place notre travail afin que nous puissions affiner notre approche au fur et à mesure que nous apprenons, en faisant bon usage de ces informations lorsqu'elles se produisent, en suivant les informations et non le plan.

Au cours des trois dernières années, j'ai fait partie d'une équipe appelée LearnAdapt au sein du ministère britannique du Développement international (DFID). Notre travail? Explorer et codifier les façons dont les équipes du département pourraient adopter la gestion adaptative.

Une grande partie de ce qui se passe au DFID implique de travailler sur des questions complexes, ce qui signifie généralement qu'une planification linéaire et pluriannuelle ne fonctionnera probablement que si nous savons clairement quoi faire (par exemple, construire un pont). En pratiquant plutôt la programmation adaptative, nous nous donnons de la place pour travailler sur des options, tester des idées et approfondir notre compréhension de la situation au fur et à mesure.

Ce sont mes meilleurs conseils pour l'adaptation sur la base de trois années d'apprentissage de la brillante équipe et des conseillers des 27 pays d'opérations du DFID.

1. Conception pour l'adaptation

Les réalités du gouvernement sont que vous aurez le plus souvent besoin d'établir un plan d'affaires quinquennal pour commencer - exactement le type de planification linéaire que nous essayons d'éviter - mais il existe des moyens de concevoir ces plans pour faire place à l'adaptation .

Au lieu du rapport standard à mi-parcours, du rapport annuel et de l'approche d'évaluation finale, vous pouvez diviser votre objectif quinquennal en morceaux de travail en arrêtant / démarrant / continuant en cours de route. Marquez clairement les signaux de réussite que vous obtiendrez en cours de route.

  • Recadrer le risque: Notre instinct naturel pourrait être que ces nouvelles approches sont risquées. Dans un contexte incertain, il est plus risqué de poursuivre une seule stratégie qui pourrait ne pas être correcte, que d'expérimenter quelques options pour voir ce qui fonctionne en premier.
  • Faites de la place: Parfois, vous devez descendre de la piste de danse et accéder au balcon. Planifiez des temps morts et passez en revue les points à arrêter, prenez du recul et réfléchissez à l'action à distance.
  • Ne vous adaptez pas si vous n'en avez pas besoin ou sans but: si vous savez ce que vous devez faire pour faire le travail, une approche adaptative n'ajoutera pas de valeur.

2. Adoptez une nouvelle approche

Si vous n'êtes pas sûr de la meilleure voie à suivre pour atteindre votre objectif, adoptez une vue de portefeuille - réfléchissez à la façon dont vous équilibriez plus certaines stratégies, avec des options plus audacieuses et moins certaines, fonctionnant en parallèle.

Un portfolio est utile car il dit que nous ne savons pas encore comment atteindre l'objectif et nous permet de tester plusieurs façons. N'oubliez pas que le fait que vous puissiez établir un plan qui soit linéaire et prévisible ne signifie pas que le monde se mettra en place pour ce plan.

Par définition, cela signifie arrêter des choses qui ne sont pas aussi fructueuses. Voici ce que vous devez considérer:

  • Reddition de comptes, différemment: ce n'est pas une invitation au hasard. Les portefeuilles exigent un autre type de responsabilité. Un objectif clair, des thèses, des mesures de succès - un portefeuille sans ceux-ci n'est pas l'adaptation ou l'innovation, c'est le jeu.
  • Pensez aux itinéraires et pesez-les: structurez votre portefeuille contre un nombre d'or de 70/20/10, largement partagé dans le monde de l'innovation. Donnez aux itinéraires les plus susceptibles de produire un impact de 70% de votre temps et de vos ressources financières, des idées adjacentes de 20% et des mises latérales de 10%.
  • Planifiez des portes formelles de réflexion et de prise de décision: utilisez des points de réflexion ou des portes en temps opportun dans votre plan pour arrêter de faire des choses qui ne fonctionnent pas et réinvestir cet effort dans des choses qui le sont.

3. Surveillez et apprenez - ne vous contentez pas d'évaluer pour le faire

De nombreuses mesures du succès au gouvernement sont là pour surveiller et évaluer: «est-ce que cela a fonctionné ou fait le travail?» Les méthodes de travail adaptatives, en revanche, utilisent les données pour répondre à la question: «que savons-nous maintenant que nous ne savions pas auparavant?»

  • Utiliser la mesure dynamique: le travail adaptatif dans sa nature même change, vous avez donc besoin de méthodologies de mesure dynamique pour capturer la sortie et comprendre ce qui fonctionne. En d'autres termes, une théorie du changement qui est mise à jour et reflète ce que l'équipe a appris, pas celle qui se trouve sur l'étagère entre les examens annuels.
  • Valorisez l'apprentissage en tant que résultat: faites de l'apprentissage un résultat et optimisez tous vos processus en conséquence.
  • Méfiez-vous des métriques de vanité: oubliez les mesures qui se concentrent sur les chiffres durs qui ne nous disent rien. Savoir que x mille personnes ont été atteintes peut être bon pour notre vanité mais nous en dit peu. Est-ce beaucoup, ou la plupart des gens, ou une petite fraction? En comparaison, des mesures significatives racontent une histoire, comme le taux de production, l'adoption par opposition aux personnes atteintes. Cela nous aidera à prendre de meilleures décisions et, bien sûr, à corriger si nécessaire.

4. Diriger et entretenir la culture

La gestion d'équipes adaptatives exige de défaire les anciennes orthodoxies du leadership. L'adaptivité n'est pas une question de commande et de contrôle. Il s'agit de favoriser un environnement favorable et propice à l'expérimentation et à l'apprentissage, y compris en incitant à travailler de manière adaptative et à embrasser l'incertitude.

  • Soulagez l'inconfort de l'incertitude en organisant ce que vous savez, devinez et ne savez pas: lorsque vous savez quelque chose, agissez en conséquence. Lorsque vous devinez quelque chose, lancez des expériences pour tester si vous êtes sur quelque chose et quand vous ne savez pas, explorez les possibilités grâce à la recherche.
  • Donnez-vous plus de temps: les programmes adaptatifs prennent plus de temps et une plus grande collaboration. Pour les nouveaux travaux, les équipes réussies du DFID ont été considérées comme fixant une période de démarrage plus longue pour préparer l'équipe au succès et assurer l'alignement.
  • L'utilisation de nouvelles approches peut être solitaire: trouver des amis et d'autres personnes aux vues similaires qui travaillent de manière similaire. Soutenez-vous et encouragez-vous les uns les autres. Au DFID, ils ont mis en place un réseau de gestion adaptative pour permettre à leurs collègues de travailler et d'apprendre les uns des autres.
  • Parlez la même langue: le jargon peut créer de plus grandes divisions lorsqu'il est utilisé sans intention et sans avoir d'abord sur la même page, alors prenez le temps de vous assurer que vous voulez tous dire la même chose.

N'oubliez pas qu'il faut un certain temps aux membres d'une équipe pour découvrir une nouvelle façon de faire les choses. Il faudra du temps aux équipes pour croire qu'elles ont la permission et l'espace pour travailler de cette façon.

5. Préparez vos partenaires au succès

Les humains changent d'un contexte à l'autre. Nos contrats avec les partenaires et collaborateurs mettent en contexte notre comportement.

La façon dont le partenariat est structuré dépendra en grande partie de l’approvisionnement / de l’accord contractuel en place. Vérifiez, puis double, triple check motivations pour vous assurer que votre appel à l'adaptabilité n'est pas juste du bout des lèvres. Les paiements de livraison à jalon fixe vont à l'encontre du travail adaptatif, par exemple.

  • L'apprentissage en tant que résultat: une alternative à l'accent mis sur les résultats consiste à changer notre façon de voir comment les partenaires fournissent sur le terrain. Les types de choses que nous recherchons incluent: effectuer des tests, utiliser des preuves, générer de bonnes preuves et un apprentissage appliqué… sans préjuger de ce que seront les tests ou les preuves.
  • Tenez les équipes responsables en leur demandant: que pensez-vous qu'il allait se passer, que s'est-il passé, pourquoi y avait-il une différence et que ferez-vous différemment la prochaine fois? C'est leur réponse à cette question qui compte le plus.

N'oubliez pas, même lorsque vous obtenez tout cela correctement, les partenaires seront naturellement nerveux de vous dire quand les choses ne vont pas se planifier - et ce n'est pas seulement probable mais une partie garantie du travail adaptatif. Devenez partenaire, asseyez-vous du même côté de la table.

Si vous rassemblez ces conseils, vous aurez une équipe prête à s'adapter. Une équipe convaincue de ce qu'elle vise expérimentera et prendra des risques calculés, sachant qu'elle peut arrêter ce qui ne fonctionne pas ou amplifier ce qui fonctionne. En suivant l'apprentissage, vous itérerez votre chemin vers un impact réel. - Lea Simpson

(Crédit photo: Unsplash)