Cet article est rédigé par Vladan Kojanić, chef du groupe de technologie de l'information au ministère de la Protection de l'environnement de la République de Serbie

En Serbie, comme tant d'autres pays, de nombreux fonctionnaires travaillent à domicile depuis près d'un an maintenant.

Lorsque la pandémie a frappé, nous avons été obligés de nous adapter rapidement et de trouver des réponses à des questions que nous ne nous étions jamais posées auparavant: comment rester en contact avec nos collègues lorsque nous ne sommes pas au bureau? Et comment pouvons-nous nous assurer que nous sommes toujours efficaces tout en travaillant à domicile?

Il est rapidement devenu évident qu'un problème apparemment mineur pouvait s'avérer catastrophique: notre système numérique est conçu de manière à ce que tous les documents commerciaux soient situés sur nos serveurs et sur nos ordinateurs de travail. Mais cela signifiait également que beaucoup ne pourraient pas accéder à ces documents de chez eux.

La solution simple serait de donner à tout le monde une connexion VPN, mais comme nous sommes plus de 300 personnes dans mon organisation, cela aurait été trop cher. Cela aurait également été trop lent, car nous aurions d'abord besoin d'expliquer comment utiliser le VPN et comment nous connecter à notre réseau de bureau.

En fin de compte, nous avons trouvé une solution qui a non seulement résolu nos problèmes, mais a en fait amélioré notre efficacité en réduisant considérablement le nombre d'e-mails que nous envoyions dans les deux sens.

Pas le temps de réinventer la roue

Lorsqu'il est devenu évident que nous allions bientôt travailler à domicile, nous avons fait une rapide analyse interne pour identifier les programmes les plus utilisés. De là, nous en avons conclu que le plus important était que nos collègues aient accès à leurs données, ce qui nous a permis de réutiliser une solution de sauvegarde que nous avions en place depuis 2016.

En plus des fonctions de sauvegarde standard, l'avantage de ce logiciel est que la sauvegarde est gérée à partir d'un seul emplacement. Que vous sauvegardiez des ordinateurs, des ordinateurs portables, des bases de données ou certaines applications professionnelles, vous contrôlez et ajustez l'ensemble du processus à partir d'un seul système. Et cela signifie que mes collègues peuvent accéder et récupérer des documents, des dossiers, etc. sans avoir à demander à un administrateur.

Dans mon équipe, nous avions déjà utilisé cette solution de sauvegarde dans certaines situations particulières, il était donc relativement facile pour nous de la déployer rapidement à tous les employés et de l'adapter pour les aider à travailler à domicile.

Ce que nous avons appris de la pandémie, c'est que les divers systèmes utilisés dans les institutions publiques peuvent souvent être utilisés de manière créative différente de celle prévue à l'origine.

Étant donné que mes collègues étaient déjà familiarisés avec le système de sauvegarde, cela s'est avéré être une opportunité bienvenue pour moderniser notre système et numériser nos processus. Nous avons eu un élan car tout le monde savait que ces changements étaient nécessaires et, surtout, cette solution les a rassurés sur le fait que le travail à domicile ne serait pas un problème insurmontable.

Un nouveau manuel succinct a été rédigé pour aider les employés à s'adapter au travail à domicile, en mettant l'accent sur la façon dont ils peuvent utiliser des connexions https sécurisées pour accéder à leurs données et documents situés sur les serveurs.

Désormais, lorsqu'ils doivent partager un document avec des collègues, ils n'auront plus à envoyer d'e-mail avec un fichier, ce qui alourdit encore le système de messagerie. Au lieu de cela, ils peuvent simplement partager un lien vers le document lui-même via l'application de sauvegarde. Cela leur permet même de mieux collaborer, leur permettant de modifier un document ou simplement d'y accéder sans avoir à envoyer au préalable un e-mail.

À peine 15 jours après la mise en œuvre de cette solution, le nombre de courriels internes envoyés pour partager des documents entre collègues a diminué de près de 40%. Dans une analyse ultérieure, nous avons constaté que par rapport à mars 2019, le nombre total d'e-mails envoyés et reçus d'utilisateurs externes en mars 2020 a augmenté d'un incroyable 74%. En d'autres termes, il y a eu un afflux massif de courriels au début de la pandémie, alors que les citoyens et d'autres intervenants externes ont demandé de l'aide et des conseils à nous, les fonctionnaires. En utilisant ce système de sauvegarde, nous avons considérablement réduit le nombre de courriels internes, rendant le système plus stable et réduisant les frictions pour nos collègues.

Ce système peut être appliqué dans n'importe quelle situation de crise, la seule condition requise est une connexion Internet.

Une innovation de crise

Au départ, nous nous demandions si nos collègues utiliseraient ce nouveau système et s'ils se rendraient compte qu'il pourrait faire plus que servir de système de sauvegarde que nous l'avions utilisé jusqu'à présent. Si le système était rejeté par les employés, peu importe qu'il puisse techniquement faire le travail.

De plus, comme c'est le cas à chaque fois qu'une nouvelle solution informatique est introduite, nous devions nous assurer que le système était suffisamment sécurisé, ajoutant une autre couche de complexité.

Plutôt que de proposer quelque chose de complètement nouveau, il suffit parfois de simplement regarder un peu plus profondément ce que nous avons déjà et d'apporter quelques petits changements, en les adaptant à une nouvelle réalité ou crise.

Ce que nous avons appris de la pandémie, c'est que les divers systèmes utilisés dans les institutions publiques peuvent souvent être utilisés d'une autre manière créative que prévu à l'origine.

Et c'est le point sur lequel je vais vous laisser: c'était une crise où le temps manquait, nous avons donc essayé de tirer le meilleur parti des outils et des logiciels dont nous disposions déjà. Proposer une solution en combinant plusieurs systèmes.

Plutôt que de proposer quelque chose de complètement nouveau, il suffit parfois de simplement regarder un peu plus profondément ce que nous avons déjà et de faire quelques petits changements, en les adaptant à une nouvelle réalité ou crise. Nous savions tous que nous n'avions ni le temps ni l'argent pour embaucher des firmes externes pour de nouvelles solutions logicielles, et nous avons donc dû sortir des sentiers battus. Et de cette façon, la pandémie nous a poussés à innover nos systèmes pour le mieux. Peut-être que cela peut faire la même chose pour vous? - Vladan Kojanić

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(Crédit photo: Unsplash)

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