Cet article est rédigé par Salman Samad, directeur, Architecture d'entreprise à la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail de l'Ontario (CSPAAT) et Apolitical Insider Fellow. Cet article a été édité par Leslie Gray, Fellow Apolitical Insider et scientifique à Environnement et Changement climatique Canada.

Il y a en ce moment un mème Internet qui circule sur une enquête qui demande: «Qui a dirigé la transformation numérique de votre entreprise? A) PDG B) CTO C) Covid-19 ”- et Covid-19 est encerclé.

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Aussi drôle que cela soit, il y a certainement un élément de vérité dans tout cela, et c'est quelque chose que j'ai vécu de première main dans mon travail à la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail de l'Ontario. Voici quelques-unes des initiatives au sein de mon organisation qui ont accéléré la transformation numérique en brisant les cultures et les silos de travail de longue date.

De 1% à 99% en deux semaines

Cela fait un peu plus de trois mois que j'ai commencé à travailler à domicile. C'est le cas de presque tous les fonctionnaires de l'Ontario, au Canada, depuis que la province a déclaré l'état d'urgence le 17 mars 2020.

Avant Covid-19, environ 1% de notre personnel était capable de travailler à domicile; maintenant (et le changement s'est produit en moins de 2 semaines), plus de 99% de notre personnel travaille à domicile

La province étant en état d'urgence, seul le personnel essentiel était autorisé à être dans nos bureaux et les autres devaient travailler à domicile. Le défi, cependant, était que la majorité du personnel (à l'exception de l'informatique) avait des ordinateurs de bureau et n'était pas équipé d'ordinateurs portables pour faciliter le travail à domicile.

Il a fallu un effort colossal du personnel informatique sur une période de dix jours pour coordonner la fourniture d'équipements (ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, jetons VPN et autres périphériques requis) pour permettre à tout le personnel de travailler à domicile. Pour avoir une véritable appréciation de l'effort, permettez-moi de partager quelques chiffres: avant Covid-19, environ 1% de notre personnel était capable de travailler à domicile; maintenant (et le changement s'est produit en moins de 2 semaines), plus de 99% de notre personnel travaille à domicile!

Fin mars, tous les bureaux étaient fermés aux employés et clients afin d'empêcher la propagation de Covid-19. Dans notre cas, les clients sont des employeurs de la province de l'Ontario, des travailleurs blessés qui comptent sur nos services pour pouvoir retourner rapidement au travail après une blessure au travail et les divers fournisseurs de soins de santé.

La transformation numérique ne concerne pas seulement la technologie; le lieu de travail joue également un rôle important dans cette transformation afin d'attirer et de retenir les meilleurs talents

La fermeture du bureau a empêché notre personnel d'accéder au courrier et aux télécopies qui sont le principal moyen de communication pour un grand nombre de nos clients. En conséquence, nous avons commencé à promouvoir nos services en ligne existants pour que les clients nous contactent pendant que les bureaux restaient fermés. Le fax et le courrier postal ont été remplacés par le téléphone, le courrier électronique sécurisé et l'accès en ligne comme principal moyen de communication avec notre organisation. Essentiellement, nous sommes devenus plus numériques et avons transformé la façon dont nous communiquons avec nos clients et leur fournissons des services.

Les marées changent

La transformation numérique ne concerne pas seulement la technologie; le lieu de travail joue également un rôle important dans cette transformation afin d'attirer et de retenir les meilleurs talents. À ce titre, nous avons commencé à mener des sondages et des groupes de discussion pour comprendre les personnalités de travail et les exigences de mobilité qui aideraient à créer des espaces de travail plus sûrs, plus collaboratifs et productifs. Conscient que le bureau n'aura plus la même apparence une fois la pandémie terminée , il s'agit d'un pas dans la bonne direction pour garantir la gestion appropriée et efficace de l'immeuble.

Je suis heureux de voir des conversations se diriger vers "Voyons comment faire cela" au lieu de "Devrions-nous faire cela?"

Ces changements auraient-ils été possibles à un tel rythme avant la pandémie? Probablement pas! Il aurait fallu des mois de délibération, de documentation et de travail à travers les processus bureaucratiques pour faire des progrès notables sur l'une des initiatives ci-dessus. La pandémie a certainement créé un changement dans la culture au sein de mon organisation pour repenser nos processus d'affaires et la façon dont nous offrons des services à nos clients. C'est une aubaine pour les employés car elle nous aide à rester motivés et engagés; Je suis heureux de voir des conversations se diriger vers "Voyons comment faire cela" au lieu de "Devrions-nous faire cela?" Le changement de culture et de dialogue est également positif pour les clients car nous créons pour eux des mécanismes d'interaction meilleurs et plus efficaces et des services améliorés.

Je suis certain que ces histoires ne se limitent pas à mon lieu de travail et que des histoires similaires feraient surface dans le secteur public à travers le monde. Certains d'entre nous (en particulier ceux qui ont une longue histoire de service public) ont peut-être reculé devant l'idée de changements importants et rapides dans le passé. Mais les marées changent et les fonctionnaires adoptent le changement de tout cœur dans l'espoir d'offrir à chacun d'entre nous un avenir sûr et agréable. La pandémie a servi de catalyseur au changement et j'exhorte tous mes collègues fonctionnaires à ne pas perdre cet élan et à continuer d'être des catalyseurs et des champions du changement. - Salman Samad

Les opinions exprimées ici sont les miennes et ne reflètent pas celles de mon employeur.

(Crédit photo: Unsplash)