Cet article est rédigé par Kariane Charron, conseillère principale en communications à Transports Canada

«Salut Kariane, comment ça va? J'ai un poste disponible au sein de mon équipe. Tu veux venir travailler pour moi? »

Certaines variantes de ces mots se retrouvent dans ma boîte de réception une fois tous les quelques mois. Parfois, ils proviennent d'anciens collègues ou gestionnaires. D'autres fois, ils viennent de gestionnaires d'embauche que je ne connais pas.

Comment ont-ils obtenu mon nom et pourquoi voudraient-ils m'embaucher? Très souvent, la réponse est là en noir et blanc: «Nous voyons votre implication dans le réseau InterComm et nous pensons que vous seriez un grand atout pour notre équipe».

Le réseau InterComm est un groupe interministériel pour ceux qui travaillent dans les communications internes dans l'ensemble de la fonction publique fédérale au Canada. Il existe depuis au moins le début des années 2000, même si j'en suis devenu un membre actif en 2013. À la fin de 2018, j'ai commencé à diriger la communauté avec un collègue.

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Le réseau est hébergé par l'intermédiaire d'une plateforme d'échange d'information / de médias sociaux en ligne interne au gouvernement du Canada. Nous appelons le réseau une communauté de pratique, c'est-à-dire un lieu informel pour les personnes qui travaillent dans le même domaine pour se connecter et accroître leurs compétences et leurs connaissances. Au fil des ans, le réseau a gagné plus de 800 membres provenant de plus de 70 organisations fédérales. Les membres actifs du réseau InterComm se rencontrent régulièrement en ligne pour aider à connecter des centaines de communicateurs en organisant des événements d'apprentissage sur les communications internes pour les fonctionnaires.

Si vous faites partie d'un réseau en ligne, voici des conseils qui m'ont aidé à ouvrir de nouvelles portes dans ma carrière et à tirer le meilleur parti de mon temps au travail.

Gardez une trace de qui publie sur quoi sur la plate-forme et où ils travaillent

Je garde toujours une trace des fils publiés, ainsi que d'une liste des noms de collègues, de leur organisation et de ce qu'ils ont publié. Cela signifie que si jamais je dois livrer des communications sur ce sujet, je sais exactement à qui m'adresser.

Si vous n'avez pas de communauté de pratique dans votre domaine, vous pouvez toujours chercher à en créer une.

Ceci est également très utile lorsque j'ai besoin de contacter des collègues d'une autre organisation, mais que je n'ai pas nécessairement de contacts clés là-bas. Le réseau InterComm m'aide à savoir par où commencer, car les membres peuvent changer d'adresse e-mail s'ils changent d'emploi, bien qu'ils conservent souvent le même profil.

Partager c'est aimer. Tu n'es pas seul!

Je contacte souvent mon réseau avant de lancer un produit de communication, comme un plan de communication ou un message aux employés sur un thème ou une priorité communs. Quelque part, un communicateur rédige peut-être le même produit que je suis sur le point de le faire, ou je manque peut-être de temps ou d'inspiration pour faire du bon travail. L'affichage sur le réseau peut produire des points de départ solides qui profitent à tous ceux pour qui j'écris et aux clients que je sers.

Dans la mesure du possible, je télécharge des produits dont je suis fier, qu'il s'agisse de stratégies de communication, de messages aux employés, de newsletters internes, d'articles, d'histoires d'employés ou de contenu intranet. Lorsque la confidentialité le permet, je les télécharge dans le référentiel de fichiers de mon réseau en ligne. À de nombreuses reprises, j'ai reçu une note de remerciement d'un membre du réseau InterComm pour leur avoir donné un point de départ, puis je sais que je peux compter sur cette personne si j'ai besoin d'aide à l'avenir.

Obtenez le scoop avant d'obtenir la tâche

Travailler dans le domaine des communications internes dans la fonction publique signifie souvent se voir confier les mêmes tâches dans différentes organisations. De nombreuses demandes de promotion d'une initiative ou d'un sondage proviennent du haut fonctionnaire du Canada, connu sous le nom de greffier du Conseil privé. Alternativement, ils viennent du dirigeant principal des ressources humaines. Ces documents sont ensuite envoyés aux sous-ministres dans toutes les organisations.

Les informations ont besoin de temps pour nous parvenir, conseillers en communication interne. Souvent, le premier à recevoir la demande dans leur organisation affichera un avertissement aux autres pour dire que quelque chose d'important a été confié à l'ensemble du gouvernement. Cela aide les équipes de communication des services à planifier leurs communications et à consacrer des ressources à cette tâche.

Recevoir un avertissement sur le réseau InterComm que le greffier du Conseil privé va demander à toutes les équipes de communication interne de partager son message du jour férié avec les fonctionnaires à une certaine date, par exemple, peut nous aider à coordonner d'autres demandes de message du jour férié de la part de la haute direction. dirigeants. Cela nous permet d'élaborer un plan sur l'ordre dans lequel les envoyer et comment nous pouvons diversifier des messages similaires. Cela nous permet de présenter un front uni pour nos communications internes, en envoyant un seul e-mail à nos employés au lieu de trois séparés. Nous savons que nos employés reçoivent déjà trop de courriels, et combiner les messages là où cela a du sens est quelque chose que nous faisons pour réduire le fardeau de leurs boîtes de réception.

Maximiser l'utilisation de la technologie pour informer la communauté

En tant que chef de file du réseau, je m'assure toujours que les autres membres de la communauté de pratique bénéficient de mes découvertes.

Disons donc qu'il est temps de renouveler et d'améliorer notre intranet ministériel parce qu'il est désuet, et de nouvelles études ont entre-temps trouvé des façons meilleures et plus centrées sur l'utilisateur de présenter l'information. Il peut être difficile de décider de la meilleure façon de présenter les informations en ligne et des outils, widgets et fonctions à intégrer pour aider au mieux les employés à trouver ce qu'ils recherchent. C'est là que la communauté de pratique est à nouveau utile.

Je commencerais mes recherches en demandant aux collègues d'InterComm s'ils pouvaient me donner une rapide démonstration de leurs intranets. Nous pourrions le faire lors de réunions individuelles ou en utilisant la fonction de partage d'écran dans des applications virtuelles. Pourquoi s'arrêter là? Pourquoi ne pas en faire une opportunité d'apprentissage? Après tout, je ne peux sûrement pas être le seul à travailler sur la mise à jour d'un intranet obsolète et de son contenu.

Découvrez qui d'autre est intéressé par le partage d'écran et donnez de courtes démos de leurs intranets récemment renouvelés. Vous pouvez facilement en faire un événement d'apprentissage, après quoi vous pouvez créer une page d'une page mettant en évidence les fonctionnalités intéressantes que vous avez remarquées tout au long du processus et publier cet outil dans vos fichiers de groupe, afin que tout le monde puisse en profiter à l'avenir.

Rassembler des événements d'apprentissage était autrefois très complexe et très coûteux, mais avec l'utilisation de plates-formes virtuelles pour accueillir des événements et d'outils gratuits pour faciliter l'inscription, la collaboration devient tellement plus facile. Il s'agit simplement de trouver (et de saisir) les opportunités qui existent.

Si vous n'avez pas de communauté de pratique dans votre domaine, vous pouvez toujours chercher à en créer une. Commencez petit et trouvez la plate-forme en ligne qui répond à vos besoins, sur laquelle les gens peuvent partager des informations et des outils. Des communautés comme celle-ci peuvent prendre des années à se bâtir, mais elles en valent la peine, et chacune est une excellente initiative de développement de carrière. - Kariane Charron

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(Crédit photo: Pexels)