Comment les chefs de projet peuvent faire face à l'incertitude et renforcer la résilience

Cet article fait partie de Project Management 101 , un camp d'entraînement en ligne gratuit de 5 semaines, développé en collaboration avec le réseau de gestion de projet du Southwark Council.

Il a été co-écrit par Nick Saunders, un agent de projet, Natalie Preston, une gestionnaire de projet, et Yvonne Rinkart, agent de projet, tous dans l'équipe de transformation organisationnelle. Yvonne est également animatrice du réseau de gestion de projet du Southwark Council. Il a été édité par Nyemeh Badjan, chef de projet CFM.

La capacité des fonctionnaires à continuer face à l'incertitude est une superpuissance , et nous le savions même avant Covid-19. Un autre trait clé est le courage, une combinaison de persévérance et de passion. Alors que les fonctionnaires font face au XXIe siècle, nous avons identifié la résilience comme une autre caractéristique essentielle.

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En répondant à la pandémie de Covid-19, les fonctionnaires du monde entier ont appris à fonctionner avec plus d'incertitude que jamais. Le moment est venu de faire le point sur ce que nous avons appris. Alors, à quoi ressemble la résilience pour les chefs de projet du secteur public? Et comment pouvons-nous continuer à livrer des projets pour le public en des temps incertains?

Connaître les limites de vos connaissances peut vous aider à réagir et à vous adapter

Les projets sont confrontés à différents types d'incertitude. Certains d'entre eux peuvent être décrits comme des inconnues connues (les choses que nous savons que nous ne savons pas). D'autres peuvent être des inconnues inconnues (les choses que nous ne savons pas, nous ne savons pas). Pour qu'un projet soit résilient, il devra répondre et s'adapter avec succès à ces deux éléments.

Vous pouvez généralement gérer les inconnues connues plus facilement. Grâce à la gestion des risques , vous pouvez anticiper les défis potentiels auxquels le projet peut être confronté. Même si vous ne comprenez pas tout à leur sujet, vous pouvez élaborer un plan pour faire face à ces défis s'ils se présentent.

Par exemple, vous savez peut-être que certaines parties prenantes s'opposeront à un aspect d'un projet, mais l'étendue de leur opposition peut être inconnue . La gestion des risques vous permettrait d'être résilient à ce défi - après avoir pris conscience du défi, vous pouvez rédiger différentes réponses aux parties prenantes et déployer les plus appropriées de celles-ci lorsque l'étendue de leur opposition devient claire. Une analyse des parties prenantes et un plan de gestion seraient également utiles ici et nous y reviendrons plus tard.

Les inconnues inconnues sont beaucoup plus difficiles. Il n'est pas possible de les planifier; cependant, une approche itérative peut être utile pour donner à votre projet la résilience à ces problèmes. Contrairement aux approches linéaires de gestion de projets, l'itération permet de répéter les étapes du projet. Par conséquent, lorsque des inconnues inconnues surviennent au cours du projet, vous avez la possibilité d'y répondre et de vous y adapter.

Par exemple, après le premier déploiement d'une nouvelle technologie, une inconnue inconnue pourrait survenir. Dans le cadre d'une approche itérative, vous auriez la possibilité de déployer à nouveau la technologie; en conséquence, vous pourriez répondre et vous adapter aux défis auxquels vous êtes confrontés.

Renforcez activement la résilience en vous-même et dans votre équipe

La bonne nouvelle est que vous pouvez développer activement la résilience en vous-même et dans votre équipe pour vous aider à gérer des projets itératifs avec de nombreuses inconnues inconnues. Par exemple, trouvez des occasions de pratiquer la gratitude, de célébrer le présent et de vous connecter avec les autres. Les liens sociaux sont un élément clé de la résilience.

Pour renforcer la résilience de votre équipe, assurez-vous de savoir ce que ressentent vos collègues. Leur confiance professionnelle, leurs routines de travail établies et leurs réseaux sociaux contribuent tous à renforcer et à maintenir la résilience. Recherchez des moyens d'aider à renforcer ces facteurs de résilience dans votre équipe et encouragez les conversations à leur sujet.

Entamez des conversations pour aider votre équipe à faire face à l'incertitude et aidez-la à recadrer les défis en opportunités d'apprentissage. Par exemple, pensez à l' impact du travail à distance sur votre équipe. Il y aura sans aucun doute toute une liste de défis. Mais il y aura eu d'importantes opportunités pour vos collègues de se développer: ils peuvent avoir amélioré leur flexibilité professionnelle ou développé une plus grande littératie numérique.

Par-dessus tout, aidez votre équipe à comprendre que le manque d'incertitude n'est pas quelque chose que vous avez causé. Au lieu de cela, indiquez clairement que c'est votre rôle de diriger le projet et l'équipe à travers lui, et cela ne peut être réalisé qu'en établissant ces liens sociaux et, en fin de compte, leur confiance.

Rassurez vos parties prenantes

Une autre pierre angulaire de la réalisation de projets dans des environnements incertains est de s'engager avec vos parties prenantes . Il y a les personnes qui seront affectées par votre projet et celles qui peuvent affecter votre projet en retour. Comprendre vos parties prenantes n'est pas quelque chose que vous faites une fois, au début de votre projet. En particulier dans les environnements incertains, en raison de l'évolution du paysage, vous devez analyser vos parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet.

En tant que professionnels de la gestion de projet, nous nous sentons souvent à l'aise avec le changement - à la portée, au budget et aux niveaux de risque entourant votre projet. Cependant, il est important de se rappeler que vos parties prenantes évoluent également dans un monde en constante évolution. Le public, en particulier, a connu récemment des bouleversements importants lors de la pandémie de coronavirus. Par conséquent, l'engagement dynamique des parties prenantes est essentiel pour renforcer la résilience de votre projet.

Voici quelques conseils pour réussir à collaborer avec les parties prenantes du projet, quels que soient l'environnement et le contexte.

• Investir dans vos relations avec les parties prenantes contribuera à la bonne exécution de votre projet et minimisera l'incertitude. L'établissement de relations et de confiance est essentiel. Vous en apprendrez plus au cours de la semaine 4 de ce camp d'entraînement sur l'importance de l'intelligence émotionnelle, quels que soient le projet et l'environnement.
• La communication bidirectionnelle est essentielle . Cela est particulièrement vrai dans les projets agiles et lorsqu'ils fonctionnent dans des environnements incertains. Impliquez les parties prenantes le plus tôt possible et invitez-les à des réunions clés. Obtenez leurs commentaires lorsque des changements sont introduits et que les projets sont examinés: cela contribuera à accroître la confiance, même parmi vos parties prenantes les plus difficiles. Cela renforcera la résilience de votre projet lorsqu'il en a le plus besoin.
• Il est important de gérer les attentes avec honnêteté, la clarté des délais et une communication régulière . Choisissez les heures de communication en fonction de l'environnement du projet. Gardez à l'esprit que dans un contexte incertain, vous aurez besoin d'une approche et d'une fréquence de communication différentes avec vos parties prenantes par rapport aux circonstances ordinaires.

Pourquoi les chefs de projet devraient investir dans la résilience

Les équipes résilientes ont une compréhension commune du travail d'équipe. Ils peuvent improviser lorsque les circonstances changent et croient en leur capacité collective à accomplir efficacement les tâches. Les personnes qui font partie d'équipes résilientes peuvent faire confiance à leurs coéquipiers et se sentir en sécurité en travaillant dans leur équipe - ce qui leur permet de faire plus facilement face à l'incertitude. Après avoir lu cet article, vous disposez de tous les outils pour aider votre équipe à livrer des projets dans l'incertitude. - Nick Saunders, Natalie Preston et Yvonne Rinkart

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(Crédit photo: Unsplash)