Cet article est rédigé par Gavin Hayman, directeur exécutif, Open Contracting Partnership, et Oscar Hernandez, responsable du programme Amérique latine

Alors que des rumeurs ont commencé à circuler au printemps 2019 selon lesquelles Mexico renouvellerait bientôt son programme de vélos en libre-service, il a attiré l'attention de nombreuses entreprises locales. Ce serait un contrat important générant plus de 1,3 million de dollars de revenus par an.

Dans le passé, les entrepreneurs municipaux tiraient souvent parti de leurs relations politiques et, pardonnez le jeu de mots, «colportaient» leur influence pour remporter le contrat. Cette fois, cependant, les choses étaient différentes. Les contacts ont été rencontrés par un simple message de la ville:

  • Rejoignez notre événement public
  • Visitez notre site Web public
  • Répondre à notre demande ouverte d'informations pour les fournisseurs

Ce n'était pas comme d'habitude. Après avoir attribué le contrat au même fournisseur pendant plus de dix ans et à la suite d'une élection qui a amené au pouvoir une nouvelle administration soucieuse de la transparence, la ville était prête à engager ouvertement les fournisseurs tout au long du cycle d' approvisionnement pour réorganiser le service tout en étant responsable. au public.

De nombreux gouvernements ont du mal à favoriser la concurrence dans leurs processus de sollicitation. Les contrats sont souvent renouvelés année après année et attribués au même bassin d'entrepreneurs, sans évaluation des besoins, des objectifs ou des innovations récentes sur le marché.

Le manque d' innovation et de concurrence sur les marchés publics peut souvent être attribué à une mauvaise communication entre les agences gouvernementales et la communauté des fournisseurs. Le processus d'appel d'offres a tendance à trop insister sur le format et l'apparence de la proposition tout en créant des obstacles à une soumission facile des propositions. Les documents d'approvisionnement lient les mains des candidats en étant trop normatifs et en limitant les ressources qu'ils peuvent utiliser.

Au lieu de cela, les gouvernements peuvent engager les fournisseurs pour améliorer les résultats des contrats en apportant des améliorations dans trois domaines clés:

  • Partage de données permettant la participation des fournisseurs
  • Communiquer avec la communauté des fournisseurs pour trouver des solutions innovantes à la prestation de services
  • Réduire les coûts associés à la soumission des offres

Accès équitable aux principales données de planification

Le partage proactif des données pendant les étapes de planification et d'appel d'offres du processus de passation de marchés contribue à uniformiser les règles du jeu entre les entrants sur le marché et les opérateurs en place. Les fournisseurs ont besoin d'un accès rapide aux plans d'approvisionnement pour anticiper leur compétitivité dans les prochaines sollicitations, mieux se positionner et trouver des opportunités d'alliances stratégiques ou de sous-traitance.

La clé est d'organiser des événements de manière équitable et ouverte, pour encourager la concurrence et générer de meilleurs résultats contractuels

L'annonce officielle par Mexico du renouvellement de son système de vélos en libre-service s'est accompagnée du lancement d'un microsite dédié à toutes les parties intéressées. Le site contenait toutes les informations et les dates pertinentes pour la sollicitation à venir, permettant aux fournisseurs d'améliorer leurs processus de planification. La ville a également partagé des données de programme clés relatives aux niveaux de service, aux zones de service et aux informations financières, dans le but de permettre une meilleure planification stratégique et financière de la communauté des fournisseurs.

Dans leurs interactions avec les fournisseurs, les représentants du gouvernement ont tendance à mettre l'accent sur les procédures. Au lieu de cela, les conférences des fournisseurs et les réunions préalables à l'offre permettent aux acheteurs de partager leurs objectifs et les résultats attendus de la prestation de services. La clé est d'organiser des événements de manière équitable et ouverte pour encourager la concurrence et générer de meilleurs résultats contractuels.

Mexico a accueilli une conférence publique au cours de laquelle elle a partagé les objectifs du programme pour son nouveau système de vélos en libre-service. L'événement était dirigé par le secrétaire aux transports de la ville et le chef de l'agence numérique de la ville.

Le forum était ouvert au public et a bénéficié d'une forte participation des plus grandes entreprises du secteur, des organisations de la société civile et des médias.

En plus de partager les priorités pour le processus de passation de marchés et les résultats souhaités pour le nouveau système, la Ville a profité de cette occasion pour expliquer les multiples innovations introduites dans le processus pour encourager la concurrence et la participation communautaire. Cela a contribué à neutraliser l'incertitude liée à l'abandon des anciennes pratiques et à l'ouverture d'esprit.

Les gouvernements devraient engager les prestataires de services pour recueillir des commentaires et comprendre leurs besoins

La conférence était structurée comme une présentation de la ville sans espace dédié aux questions et réponses. Au lieu de cela, la ville a ouvert un canal numérique pour obtenir les commentaires des fournisseurs et a tenu des conférences de presse séparées pour répondre à ces questions. L'événement a également été diffusé et enregistré pour que tout le monde puisse le regarder . En tant que tel, il a donné le bon ton pour le processus à venir. La ville engagerait les vendeurs tout en empêchant les occasions d'influence indue.

Consultez la marketplace

Avant de rédiger des documents de sollicitation, les gouvernements devraient engager les prestataires de services pour recueillir des commentaires et comprendre leurs besoins. La communication avec la communauté des fournisseurs permet de faire correspondre les besoins des citoyens aux capacités du marché. La collecte de ces informations est essentielle pour trouver différentes façons d'innover qui n'avaient peut-être pas été envisagées auparavant.

Les conférences des fournisseurs et les réunions préalables aux soumissions améliorent l'expérience des fournisseurs et permettent aux gouvernements de définir les attentes concernant les objectifs de la politique. Mais l'innovation dans la prestation de services nécessite souvent des mécanismes supplémentaires pour recueillir les commentaires du marché.

Mexico a émis une demande d'informations (RFI) pour recueillir des modèles commerciaux et opérationnels alternatifs auprès de la communauté des fournisseurs. La réponse à cette nouvelle façon de faire des affaires a été positive, la ville ayant reçu sept réponses de neuf entreprises du monde entier avec des propositions de pointe en matière de vélos en libre-service.

En publiant les résultats clés et agrégés des réponses des fournisseurs, la ville a expliqué comment le processus de consultation éclairait la conception du nouveau modèle de service avec le public et la communauté des fournisseurs. La ville a intentionnellement publié des données sur des variables clés qui aideraient tous les fournisseurs à affiner leurs propositions.

Le rapport visait également à accroître la confiance du public dans le processus en fournissant des données pour tenir les responsables gouvernementaux responsables des décisions prises concernant la conception du nouveau système de vélos en libre-service.

Soumission facile

Les fournisseurs consacrent des ressources importantes à la recherche d'opportunités et à la soumission de propositions. Pour certaines entreprises, passer du temps sur des portails de fournisseurs encombrants, payer pour accéder aux demandes de propositions (RFP) ou soumettre des offres en personne peut rendre la participation à un processus de sollicitation prohibitive.

Un processus de passation de marchés public équitable et ouvert est essentiel pour développer des relations à long terme avec les fournisseurs fondées sur la confiance

Une enquête menée par la société d'innovation en matière d'approvisionnement Citymart a révélé que 40% des administrations municipales aux États-Unis utilisent toujours des plates-formes qui cherchent à générer des revenus auprès des utilisateurs commerciaux sous la forme de ventes incitatives ou de frais obligatoires pour accéder à des informations publiques vitales afin de participer à l'appel d'offres, telles que payer entre 50 et 150 dollars pour télécharger une série d'œuvres ou payer un abonnement mensuel de 100 à 1000 dollars pour accéder à des informations ou recevoir des notifications.

Les coûts de soumission des offres affectent de manière disproportionnée les petites entreprises , limitant la capacité d'un gouvernement à promouvoir la diversité de son bassin de fournisseurs ou à engager des start-ups innovantes.

Les gouvernements peuvent faire beaucoup pour faciliter la participation des fournisseurs aux processus de sollicitation. Les portails des fournisseurs doivent permettre d'identifier et de suivre facilement les opportunités potentielles jusqu'à ce qu'elles soient annoncées. La mise en place de soumissions électroniques permettant aux fournisseurs de personnaliser leurs propositions, rend la soumission de propositions plus facile et moins gourmande en ressources.

En tant qu'étape finale de leur parcours pour établir des processus durables et participatifs, Mexico développe une plateforme de passation de marchés ouverte pour mener à bien l'ensemble du processus de passation de marchés par voie électronique et partager toutes les informations pertinentes tout au long du processus.

Reproduire et étendre les innovations

Un processus de passation de marchés publics équitable et ouvert est essentiel pour développer des relations à long terme avec les fournisseurs, fondées sur la confiance. Cela, à son tour, est essentiel pour fournir de meilleurs services et acheter des produits au bon prix et au bon moment. Comme le montre l'exemple de Mexico, ce processus doit commencer avant le lancement du processus d'appel d'offres, avec un engagement transparent et équitable du marché.

Il s'agit d'un processus continu et non d'une case à cocher. À Mexico, il est encore trop tôt pour dire laquelle des entreprises concurrentes remportera le contrat. La ville se prépare actuellement à publier les nouveaux termes de référence en utilisant les informations tirées de ses pratiques d'engagement sur le marché. Le succès du processus d'appel d'offres et d'attribution dépendra du maintien des pratiques ouvertes de passation de marchés et d'engagement des fournisseurs aux étapes suivantes du processus d'approvisionnement.

En construisant le processus sur une base d'engagement équitable, ouvert et transparent sur le marché, Mexico a prouvé qu'elle était capable et disposée à tracer une nouvelle voie. Ce faisant, ils ouvrent la voie à d'autres villes du monde entier pour suivre leurs traces. - Gavin Hayman et Oscar Hernandez

(Crédit photo: Unsplash)