Cet article est écrit par Patricia Paskov, analyste, et Daniel Rogger, économiste au Bureaucracy Lab de la Banque mondiale. Une version de cet article a été publiée pour la première fois par la Banque mondiale. Cliquez ici pour lire l'article.

Aujourd'hui plus que jamais, les pays ont besoin d'administrations publiques fortes, agiles et bien connectées - non seulement pour répondre à la pandémie de COVID-19, mais aussi pour que les fonctions courantes du gouvernement fonctionnent dans des conditions en évolution rapide.

Dans des moments comme ceux-ci, où bon nombre d'entre nous travaillent à domicile, les gouvernements ont besoin de données sur la façon dont les fonctionnaires sont capables de faire leur travail et où ils ont du mal. Beaucoup a été fait pour construire des systèmes de données pour surveiller les impacts de la pandémie. En parallèle, nous devons construire des systèmes pour surveiller la force, la résilience et le bien-être de la fonction publique. Plus vite nous pourrons identifier et résoudre les défis auxquels sont confrontés les agents de la fonction publique dans le monde, plus vite ils pourront poursuivre leur travail à ce moment critique.

En d'autres termes, le moment est venu de lancer une enquête à haute fréquence auprès des fonctionnaires. Une enquête aidera à assurer une communication efficace sur les goulets d'étranglement; favoriser les meilleures pratiques dans les réponses du gouvernement à COVID-19; et donner aux fonctionnaires une voix à un moment incertain, lorsqu'ils sont confrontés à la fois à l'impact de la maladie elle-même et aux mesures nécessaires de distanciation sociale.

Poser les bonnes questions

Le Bureaucracy Lab et son enquête mondiale auprès des partenaires du consortium des fonctionnaires de l'Université de Nottingham, de l'Université de Stanford et de l'University College de Londres ont élaboré des suggestions pour une telle enquête. Il vise à identifier régulièrement les principales contraintes qui peuvent diminuer l'efficacité de l'administration publique, faciliter la communication et l'engagement entre les autorités et les agents publics, et solliciter la contribution des agents publics pour résoudre les problèmes dans cet environnement en évolution rapide.

En parallèle, le Bureaucracy Lab et ses partenaires offrent leur soutien à tout gouvernement dans la mise en œuvre d'une enquête par e-mail, téléphone, SMS ou WhatsApp si un tel soutien était nécessaire.

Par exemple, les gouvernements peuvent choisir de mettre en œuvre une brève enquête téléphonique auprès de tous les fonctionnaires toutes les deux semaines. L'enquête peut poser les questions suivantes pour fournir aux gestionnaires de l'ensemble du service un diagnostic continu des défis auxquels leur personnel est confronté:

  1. Quels sont les plus grands défis que vous rencontrez dans la mise en œuvre de la réponse de votre équipe au coronavirus?
  2. Quels sont les plus grands défis que vous rencontrez actuellement dans la mise en œuvre des tâches principales typiques de votre équipe?
  3. Quelle activité a été la plus efficace pour relever les défis auxquels votre équipe est confrontée pendant la crise des coronavirus?
  4. Qu'est-ce qui a été le plus difficile à interagir avec vos collègues pendant la crise des coronavirus?
  5. Pensez-vous avoir un soutien suffisant pour votre santé mentale et votre bien-être général pendant la crise des coronavirus?

Si des informations riches doivent être obtenues grâce à des réponses ouvertes, les gouvernements peuvent également souhaiter mettre en œuvre des questions avec des réponses catégoriques. Cela peut également réduire le temps que les répondants passent sur l'enquête, ou certains membres du personnel peuvent recevoir une version abrégée d'une enquête tandis que d'autres (comme les responsables des ressources humaines) peuvent obtenir une version légèrement plus longue.

Voici des exemples de questions catégoriques qui pourraient être utilisées dans ce contexte:

Sur une échelle de 1 à 7, où 1 est «tout à fait en désaccord» et 7 est «tout à fait d'accord», veuillez indiquer dans quelle mesure vous êtes d'accord ou en désaccord avec les affirmations suivantes:

  1. La portée des demandes auxquelles est confrontée mon équipe a considérablement changé en raison de la crise des coronavirus.
  2. Mon équipe a pu développer une stratégie efficace pour les travaux liés aux coronavirus pendant la crise des coronavirus.
  3. Mon équipe a pu développer une stratégie efficace pour les tâches essentielles pendant la crise des coronavirus.
  4. Les contraintes de ressources entravent la capacité de mon équipe à entreprendre ses tâches principales pendant la crise des coronavirus.
  5. Les contraintes de ressources entravent la capacité de mon équipe à répondre efficacement à la crise des coronavirus.

Faire en sorte que tout le monde soit entendu

Que pouvez-vous faire avec ces données?

Si une organisation particulière éprouve des difficultés en raison d'un manque d'informations sur la stratégie de réponse, elles peuvent être mises à jour. Là où ils ont besoin d'équipement, cela peut être redistribué. Là où ils ont besoin de formation, l'apprentissage entre pairs dans l'ensemble de la fonction publique peut être rapidement mis en œuvre. L'apprentissage des meilleures pratiques sur le terrain peut être communiqué à l'échelle du service. Lorsque des individus particuliers ont besoin d'un soutien personnel, leurs gestionnaires peuvent être informés ou un membre de l'équipe peut être appelé à devenir un agent de bien-être intérimaire. La communication de l'enquête permettra une réponse rapide à tout problème avant qu'il ne s'aggrave.

Un sondage sur les réponses à WhatsApp donne désormais l'impression de discuter avec un ami. Un lien dans un SMS peut amener vos collègues à un enregistrement en ligne de 5 minutes

Les détails du sondage qui conviennent à votre fonction publique différeront probablement de ce qui précède, mais il est de plus en plus facile d'obtenir la rétroaction de vos collègues quelles que soient les questions qui conviennent à votre organisation. Un sondage sur les réponses à WhatsApp donne désormais l'impression de discuter avec un ami. Un lien dans un SMS peut amener vos collègues à un enregistrement en ligne de 5 minutes. Des sondages d'enregistrement réguliers comme ceux-ci nous ont personnellement rendus plus à l'aise avec nos organisations et que nos voix sont entendues.

Alors que le monde investit dans la construction de l'infrastructure pour combattre Covid-19, nous devons prendre au sérieux un effort complémentaire pour surveiller et soutenir la force de la fonction publique. N'hésitez pas à lancer votre propre enquête, mais faites-nous savoir où nous pouvons vous aider.

Pour plus d'informations sur notre travail et pour discuter du soutien à la mise en œuvre avec le Bureaucracy Lab, veuillez contacter Patricia Paskov à ppaskov@worldbank.org . - Patricia Paskov et Daniel Rogger

(Crédit photo: Unsplash)