Cet article d'opinion a été rédigé par Mohammed Gazali Salifu, assistant spécial du directeur de la gestion de l'information sur les statistiques de recherche, ministère de la Santé du Ghana.

Partout dans le monde, des innovations technologiques ont été intégrées par les gouvernements nationaux pour aider à améliorer l'efficacité et la prestation des services fournis aux citoyens.

Mais la fonction publique du Ghana est loin derrière, toujours engloutie par les méthodes traditionnelles de livraison des clients.

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Les citoyens se plaignent des retards dans le traitement de leurs documents, en particulier dans les principaux ministères et organismes tels que le ministère des finances, le ministère des affaires étrangères, le registre des naissances et des décès, le département général comptable - et bien d'autres.

D'une certaine manière, le moteur bureaucratique du gouvernement n'est même pas parvenu à établir un système efficace et moderne pour la distribution du courrier et de la correspondance. La correspondance entre les ministères, les agences et les clients se fait toujours par le biais du système traditionnel de distribution du courrier - la livraison en personne.

Les lettres entre les ministères sont remises manuellement par l'intermédiaire des secrétaires

Les lettres entre divers ministères et organismes sont remises manuellement par l'intermédiaire de messagers ou de secrétaires. Les secrétaires ont du mal à comprendre d'où viennent les lettres et qui doit agir et assurer le suivi, ce qui rend difficile pour le ministère de respecter les calendriers et les délais.

Les livraisons des communications écrites de la direction intra-ministérielle sont également effectuées manuellement - beaucoup moins efficaces et efficients qu'elles ne devraient l'être. Par exemple, il y a eu plusieurs cas où des fonctionnaires ont manqué des invitations à des ateliers parce qu'une lettre a été apportée au directeur général et retardée trop longtemps à son secrétariat.

De nombreux secrétaires doivent également se déplacer entre les différents bureaux pendant la journée pour livrer toute cette correspondance, y compris dans les directions éloignées, ce qui nuit encore à la productivité.

En outre, la connectivité Internet dans la plupart des ministères n'est même pas assez forte pour envoyer des e-mails, de nombreux bureaux sont donc contraints d'acheter Internet à haut débit, ce qui grève des ressources déjà limitées.

Ce système traditionnel réduit invariablement l'efficacité et la productivité

Ce système traditionnel réduit invariablement l'efficacité et la productivité sur le lieu de travail. C'est un état désolé - et de nombreuses opportunités précieuses pour améliorer l'élaboration et la mise en œuvre des politiques sont manquées en raison de retards évitables.

Le gouvernement doit agir rapidement pour aider la fonction publique. Le gouvernement devrait mettre en œuvre un logiciel et une technologie de livraison pour faciliter les communications entre les directions, les agences et les ministères. Cela améliorerait considérablement la productivité, l'efficience et l'efficacité.

Parallèlement à la mise en œuvre d'un progiciel de livraison, le gouvernement devrait chercher à améliorer la puissance du réseau Internet des différents ministères. Cela leur permettrait d'utiliser efficacement le système de distribution de courrier électronique, ce qui pourrait accélérer et améliorer considérablement la prestation de services.

C'est maintenant. Le gouvernement actuel a fait preuve d'une volonté politique d'améliorer les systèmes TIC, car il est en train de mettre en place un système de passation électronique des marchés, avec le soutien des organisations internationales partenaires.

Avec un investissement gouvernemental déterminé, l'efficacité du système de livraison serait grandement - et facilement - améliorée. Et cela contribuerait même à enrayer la corruption, car de nombreux agents du service client profitent indûment des retards pour facturer aux citoyens des prix exorbitants pour traiter leurs documents plus rapidement et à temps.

Le besoin d'une technologie de livraison est urgent. Pour que la fonction publique du Ghana soit efficace et rapide - conformément aux pays du monde entier - le gouvernement doit intervenir maintenant pour aider à sa mise en œuvre. - Mohammed Gazali Salifu

(Crédit photo: Flickr / Banque mondiale)

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