Cet article est écrit par Inbar Almagor, chef de la division Transformation numérique, Joint - Elka, Israël et Noa Miller, responsable du développement et de la recherche à la division Transformation numérique, Joint - Elka, Israël et Fellow Apolitical Insider. Cet article a été édité par Tanyah Hameed, Research and Policy Associate, Oxford University, Royaume-Uni et Apolitical Insider Fellow.

Alors que le monde s'adaptait à la pandémie de Covid-19, les organisations publiques ont dû continuer à fournir des services essentiels à distance.

Les travailleurs qui avaient travaillé auparavant au bureau doivent désormais travailler à domicile. Cela a introduit à la fois de nouveaux défis concernant les routines de travail et de gestion, ainsi que de nouvelles opportunités de croissance. Chez Joint-Elka, nous développons des solutions aux défis profonds du service public, tels que la numérisation du secteur public, la collaboration intersectorielle et l'assurance qualité - qui limitent la capacité à fournir des services sociaux efficaces et efficients.

L'adaptation au travail à distance offre également des opportunités de changer les pratiques de travail dans le secteur public

Pendant Covid-19, nous nous sommes consacrés à aider le secteur public à s'adapter aux nombreux aspects du travail à distance. Avec nos partenaires du gouvernement, nos efforts ont consisté à établir une communauté professionnelle pour soutenir la transition des employés publics vers le travail à distance, à cartographier l'état de préparation des autorités locales autour de l'infrastructure et des applications informatiques, et à organiser des webinaires professionnels sur les problèmes de productivité et de gestion à distance.

Défis courants du travail à distance

Notre travail a identifié six défis communs auxquels le secteur public en Israël a dû faire face en raison du travail à distance. Ceux-ci inclus:

  1. Le calcul des heures de travail est difficile: dans le secteur public, l'horaire de travail hebdomadaire est basé sur le calcul des heures de travail. Le passage au travail à distance a perturbé cette méthode, car les employés devaient travailler tout en gérant simultanément leurs engagements familiaux, en guidant l'apprentissage à distance de leurs enfants et en accomplissant d'autres tâches personnelles. En plus de tout le reste, ils ont perdu la «visibilité» familière des heures de travail. Le résultat a été un horaire de travail imprévisible, ce qui a rendu difficile l'évaluation précise des heures de travail.
  2. La réglementation peut être restrictive: dans les autorités locales et centrales, la réglementation actuelle ne permet pas uniquement le travail à domicile. Entre autres contraintes, vous devez planifier et assister à des réunions en personne du conseil et soumettre physiquement des offres. Il existe également des problèmes concernant la confidentialité et le codage numérique des données, qui limitent la capacité des fonctionnaires à accéder à des données sensibles et à les mettre à jour à distance.
  3. Les autorités locales sont confrontées à des problèmes plus complexes que le gouvernement central: en raison de réglementations différentes et plus restrictives ainsi que de barrières infrastructurelles, les autorités locales doivent relever plus de défis que les gouvernements centraux. Parmi les difficultés infrastructurelles, nous avons identifié un manque de terminaux, tels que des ordinateurs portables, et des infrastructures Internet insuffisantes. Certains employés ne pouvaient même pas se connecter à distance aux systèmes centraux de leur organisation.
  4. La culture organisationnelle est difficile à adapter du jour au lendemain: le travail à distance n'est tout simplement pas courant dans le secteur public. Au cours des premières semaines de verrouillage, les managers et les employés ont connu un changement de mentalité en réalisant la productivité potentielle inhérente au travail à distance, mais aussi ses difficultés.
  5. La prestation de services à distance n'est pas toujours possible: Covid-19 a présenté aux organisations publiques le défi de fournir des services à distance. Bien qu'un énorme effort ait été fait pour transférer les services vers les supports numériques, les services qui ont dû passer de zéro à 100 pendant la crise de Corona, n'ont tout simplement pas réussi. Les services essentiels, tels que les paiements aux organismes gouvernementaux, l'inscription à la maternelle et les demandes de subvention ne sont que partiellement numérisés ou pas du tout.
  6. Les services sociaux doivent tenir compte de considérations supplémentaires: il est particulièrement complexe d'étendre l'aide à distance aux communautés ayant des besoins spéciaux ou à ceux qui dépendent de l'aide sociale. Les personnes qui fournissent et reçoivent des services sociaux ont du mal à interagir virtuellement et à conserver la même qualité de services pour diverses raisons telles que le manque de connexion humaine, des raisons de littératie numérique inadéquates ou une disponibilité insuffisante des appareils.

Opportunités du travail à distance

D'autre part, l'adaptation au travail à distance offre également des opportunités de changer les pratiques de travail dans le secteur public et de les adapter à la fois à la situation actuelle et aux environnements de travail futurs:

  1. Le développement de services numériques dans la mesure du possible pourrait libérer des ressources humaines: l' incorporation de plus de services numériques permettrait aux travailleurs de se concentrer sur les services de première ligne où l'interaction en personne est essentielle. Cela représente une opportunité pour adopter une nouvelle orientation dans le secteur public. Nous pouvons fournir une réponse numérique simple, accessible et pratique lorsque cela est approprié, et concentrer nos efforts sur des services personnalisés pour les citoyens et les résidents ayant des besoins complexes.
  2. Possibilité de passer à la mesure des sorties au lieu des entrées: à une époque où les gens peuvent pratiquement travailler quand et où ils le souhaitent, le calcul des heures devient de moins en moins pertinent. Dans le secteur privé, les processus de travail sont désormais souvent basés sur des indicateurs de performance tels que la mesure de la production plutôt que des heures, conduisant à une efficacité accrue des employés.
  3. Amélioration de la flexibilité professionnelle: le travail à distance a accru la flexibilité des lieux et des horaires de travail. Le secteur public pourrait potentiellement employer des résidents vivant dans la périphérie géographique. L'emploi à distance améliore l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, réorganise les structures dans une perspective de genre et réduit la circulation sur les routes. À long terme, cela pourrait également entraîner une réduction des besoins en bureaux et moins de contraintes immobilières.
  4. Littératie numérique pour les employés du secteur public: le verrouillage nous a montré que les employés du secteur public s'adaptent bien au travail numérique. Il a également démontré l'importance d'une formation et d'une orientation appropriées. Il est préférable de dispenser une formation pratique, en mettant l'accent sur les outils numériques et les processus de travail utilisés quotidiennement au travail, que de donner aux travailleurs des cours généraux d'alphabétisation numérique.

Covid-19 a conduit le secteur public à une jonction critique

La pandémie a conduit le secteur public à un carrefour. Il peut choisir d'avancer courageusement ou de revenir aux processus de travail traditionnels utilisés avant Covid-19.

Nous ne pouvons pas renoncer complètement au format en personne

Chez Joint-Elka, nous pensons que le secteur public devrait continuer à encourager le travail à distance tout en fournissant aux employés un meilleur soutien logistique et de gestion pour ce faire. Nous devons apprendre à calculer les sorties avec précision et efficacité et développer des protocoles spécifiques pour remplacer les services de première ligne actuels par des solutions à distance.

Nous ne pouvons pas renoncer complètement au format en personne - un environnement exclusivement numérique est stérile et n'a pas les avantages uniques de la communauté, de la camaraderie et du travail d'équipe. Cependant, un horaire hebdomadaire pourrait être basé en partie sur le travail à distance, tout en respectant les exigences du travail et les besoins organisationnels. Trouver cet équilibre et tirer parti des opportunités ci-dessus peut aider les citoyens à bénéficier de services publics encore meilleurs et aider le secteur public à transformer le «citron» du coronavirus en limonade. - Noa Miller et Inbar Almagor

(Crédit photo: Unsplash)