Expérience, autonomisation et empathie - 3 compétences en matière de données pour le gouvernement local

Cet article est écrit par Hillary Beata, ancienne spécialiste des services numériques à la ville d'Evanston

La pandémie de Covid-19 a mis en évidence la nécessité d'une élaboration de politiques fondée sur les données plus urgente que n'importe quelle présentation, tableau de bord de données ou feuille de calcul.

Qui aurait pensé il y a quelques mois à peine que nous discuterions tous de graphiques exponentiels, de valeurs R et même de télécharger des applications pour aider les décideurs à suivre la propagation du virus ? Et tandis que cette crise a choqué et bouleversé nos vies de manière insondable, la croissance lente et régulière de la maîtrise et de l' analyse des données dans les gouvernements locaux nous a donné les outils pour faire face à la crise.

Le voyage de préparation de bon nombre de ces communautés au gouvernement a commencé par une première vague - souvent en créant un portail de données ouvertes et en le remplissant d'ensembles de données. Après la vague, un océan de données a été rarement mis à jour ou ne correspondait pas aux besoins ou aux intérêts de la communauté. Pour la ville d'Evanston, une banlieue de Chicago avec des résidents dynamiques, engagés et diversifiés, rendre ce nouvel outil significatif signifiait relier son utilisation à l'amélioration d'un service public.

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Il fallait comprendre l'état actuel des données dans l'organisation, puis former le personnel de manière à s'appuyer sur les compétences existantes et les styles de gestion de projet. En fin de compte, l'utilisation des données reposait sur notre capacité à responsabiliser le personnel qui sait où se trouvent les problèmes et comment les données peuvent les résoudre.

Utilisation des données dans l'administration locale

Lorsque j'ai rejoint le gouvernement local en 2016, je me suis éteint lorsque j'ai entendu des mots comme données, analyses et tableaux de bord. Malgré mon rôle dans l'équipe des technologies de l'information, j'ai été intimidé par l'idée que je pouvais utiliser les données à bon escient pour mon travail. En apprenant comment la ville d'Evanston fonctionnait en tant qu'organisation, j'ai réalisé que la plupart de mes collègues de l'organisation étaient du même avis.

Pas parce qu'il n'y avait pas un besoin ou un désir que les données soient un élément essentiel des projets clés de la ville. Mais il y avait une grande lacune dans les outils et la formation. Pour le surmonter, il fallait de l'expérience, de l'autonomisation et de l'empathie.

Le temps et l'expérience sont essentiels à la compréhension et à la compréhension des besoins en données et des obstacles de toute organisation.

J'avais besoin de développer les compétences nécessaires pour gérer les données et savoir ce qui fonctionnerait pour les autres employés à tous les niveaux de compétence

Les projets qui sont maintenant une caractéristique du programme de données d'Evanston n'auraient pas pu voir le jour lorsque j'ai commencé. Pour moi, il a fallu de la formation, de la recherche sur les meilleures pratiques, des conversations avec des pairs du gouvernement local pour passer d'un observateur intéressé à un administrateur de données excité et évangélique. J'avais besoin de développer les compétences nécessaires pour gérer les données et savoir ce qui fonctionnerait pour les autres employés à tous les niveaux de compétence.

Un exemple que je veux souligner est le développement du tableau de bord de la police d'Evanston, qui a traversé plusieurs itérations et chacune m'a appris plus sur ce qui était nécessaire pour le rendre plus efficace. Comme de nombreuses communautés à travers les États-Unis, le département de police d'Evanston voulait utiliser les données dans le cadre de son engagement auprès du public.

Le tableau de bord permet aux utilisateurs de voir une ventilation de haut niveau des différents aspects des opérations du service de police d'Evanston. Les données sont présentées d'une manière facile à comprendre à l'aide de graphiques et de cartes thermiques, permettant aux résidents locaux de mieux comprendre comment le service de police utilise les données pour informer les activités.

Le soutien et l'attention du directeur municipal, du chef de la police et d'un élu ont été essentiels pour démarrer le projet et le maintenir prioritaire. Au fil du temps et nous avons répondu aux commentaires et aux nouvelles technologies, j'ai réalisé qu'une équipe de pairs qui connaissaient les données à l'intérieur et à l'extérieur était essentielle pour aller de l'avant et réussir.

Dans l'ensemble, le projet de tableau de bord de la police a non seulement fourni un contexte et une compréhension plus approfondie des opérations de police pour le personnel et les résidents, mais le projet a permis au personnel qualifié d'automatiser des ensembles de données supplémentaires sans l'aide de nos fournisseurs et du personnel inspiré.

Faites confiance à votre équipe

L'autonomisation du personnel a été et continue d'être une étape clé sur la voie de l'utilisation des données ouvertes au sein du gouvernement.

Lorsque j'ai commencé à diriger le programme de données ouvertes d'Evanston, les projets de données provenaient soit de directives de la haute direction, soit j'ai appris un besoin de données et offert mes services. Dans de nombreux cas, j'ai simplement présenté une idée du fonctionnement d'une solution de données lorsque mes collègues m'ont fait part de problèmes sur lesquels ils travaillaient.

Notre travail avec le service de police a attiré l'attention du chef du service d'incendie d'Evanston, qui a approché l'équipe des données pour travailler sur l'extraction, l'analyse et la visualisation de plusieurs sources de données. Ils disposaient de données sur des postes budgétaires clés comme les heures supplémentaires et le chef voulait voir si les tendances pouvaient être repérées et corrigées avant que le ministère n'examine son budget des heures supplémentaires. Cet engagement a montré comment démarrer en interne le processus de tri des données et créer des informations exploitables.

Sans un personnel qui se sentait autorisé à prendre l'initiative et à démarrer des projets de données par lui-même ou au courant des ressources disponibles, telles que le portail de données ouvertes ou l'expertise de leurs collègues, le programme de données ouvertes n'aurait pas été durable.

Ces deux exemples ainsi que les progrès et les enseignements tirés ont été régulièrement partagés avec une équipe interne de gouvernance des données. Sans un personnel qui se sentait autorisé à prendre l'initiative et à démarrer des projets de données par lui-même ou au courant des ressources disponibles, telles que le portail de données ouvertes ou l'expertise de leurs collègues, le programme de données ouvertes n'aurait pas été durable.

L'existence et la composition de l'équipe ont contribué à faire connaître le programme et la valeur ajoutée des données. Chaque département de la ville a au moins un représentant - généralement quelqu'un qui a un intérêt ou des compétences dans l'analyse et la gestion des données. Les réunions régulières se concentrent sur le partage des opportunités de formation et les progrès sur les projets de données à l'échelle de la ville et du département. Les membres de l'équipe de données influencent nos collègues du département pour partager des données et fournir des commentaires aux administrateurs de données ouvertes sur les meilleures façons d'engager les départements sur des projets pour nettoyer, extraire et analyser les données.

Pas une question de technologie

Au cœur du partage des données et d'en faire un outil précieux pour le personnel et les résidents est d'être curieux, réfléchi et empathique.

Une expérience dans l'organisation et l'autonomisation avec les bons outils et connaissances sont essentielles. Mais ce qui a apporté le plus de succès, c'est que mes collègues savent qu'ils ont en moi un membre de l'équipe de soutien et d'autres personnes impliquées dans des projets de données. Et pour moi, en tant que membre de l'équipe avec une expertise en données, il s'agit de comprendre le point de vue de mes collègues et d'adapter mes compétences aux besoins du projet. Donc, si le projet a besoin de plus d'assistance technique ou d'une simple conversation rapide sur les meilleures méthodes, les membres de l'équipe savent que je suis flexible.

En bref, le partage de données au niveau local ne se limite pas à la technologie elle-même. L'expérience de l'organisation vous aide à comprendre où la valeur peut être ajoutée. L'empathie pour vos collègues et la compréhension de la façon dont la formation et l'application affectent leur travail contribuent grandement à ouvrir la voie au succès. Et lorsque nous nous donnons généreusement des outils pour nous autonomiser les uns les autres, nous sommes mieux à même d'accomplir un service public. - Hillary Beata

(Crédit photo principal: Unsplash)