Cet article a été écrit par Nicole Anand, économiste politique et concepteur participatif chez Collectivist, et a d'abord été auto-publié sur Medium. Pour lire l'article original, cliquez ici

C'est un rêve devenu réalité pour les concepteurs systémiques de voir les bureaucraties - les gouvernements (par exemple les laboratoires d'innovation, les agences bilatérales d'aide étrangère) et les institutions multilatérales (par exemple les agences des Nations Unies) - ouvrir des espaces à la recherche de leurs talents.

La conception dans la bureaucratie en 2021 est très différente de celle d'il y a cinq ans à de nombreux endroits. Aujourd'hui, les designers n'ont plus besoin de passer par une entreprise de design ou une ONG pour influencer de grands organismes de service public, ils peuvent en fait travailler en leur sein s'ils le souhaitent.

Les designers et les non-designers ont écrit et parlé avec brio de l'espace du design au gouvernement et au-delà, y compris sur tous ses essais et tribulations . Et pourtant, rien ne semblait vraiment me préparer à mon expérience de la bureaucratie, y compris les nombreuses années passées à travailler côte à côte avec des fonctionnaires et des experts des institutions multilatérales et bilatérales.

C'est pourquoi je m'arrête pour réfléchir à l'année écoulée et offrir à mes collègues designers et aspirants designers de la bureaucratie (et franchement, pour moi aussi!) Quelques leçons apprises et des conseils pour naviguer dans ces espaces.

Attendez-vous à des moments de dissonance cognitive

Cela signifie qu'en tant que concepteurs, vous rencontrerez des moments où vous pensez parler de la même chose que vos collègues, mais ce n'est pas le cas. Des mois plus tard, vous vous rendrez compte que lorsque vous disiez «X», ils pensaient «Y» et vice versa.

Cela peut être déroutant et parfois très difficile. Tenez-vous-en à cela et identifiez ces moments. Lorsque vous reprenez votre souffle, notez comment vous pourriez être sur la même longueur d'onde que vos collègues - demandez-vous: comment pourrais-je les rencontrer là où ils sont, tout en traduisant ce que je veux dire?

Découvrez ce qui motive l'institution et apprenez ces processus. Ce ne sont peut-être pas les aspects sexy du travail (ou ceux que vous vous attendiez à avoir besoin de connaître), mais ce sont les plus importants

Une fois que vous avez des idées sur la façon de les rencontrer là où ils sont, mettez-vous en pratique - de nombreuses réunions, de nombreux courriels - mais vous verrez finalement ce qui résonne et ce qui ne fonctionne pas. Jetez les bouts de jargon de conception qui ne fonctionnent pas (peu importe à quel point vous l'aimez), et trouvez de nouvelles façons de décrire l'essence de ce que vous introduisez et de ce que vous souhaitez faire.

Notez les différences dans les façons de travailler mais ne poussez pas votre façon de faire les choses

Voici une liste des différences courantes que j'ai identifiées entre les concepteurs et les experts en bureaucraties:

1. Position réactive ou proactive

Une position réactive dans les bureaucraties peut forcer un rythme rapide de discussion. Cela semble peu intuitif, car nous avons surtout entendu dire que les bureaucraties évoluent lentement. Et pourtant ce n'est pas une contradiction - parce que, tandis que le mouvement est lent, les roues continuent de tourner.

Ce taux de désabonnement intense est ce que vous ressentirez et verrez. Un designer peut adopter une position proactive, qui reste silencieuse alors que de nombreuses pièces se rassemblent, pour ensuite lui donner un sens et le mettre en action. Il est important qu'un concepteur trouve un équilibre entre réactif et proactif - tout ne peut pas être proactif et pourtant tout ne nécessite pas de réaction.

2. Préalimentation ou planification de l’émergence

Dans les bureaucraties, des plans sont nécessaires pour obtenir des autorisations et des feux verts. Les choses ne peuvent pas bouger sans le plan. Cette préalimentation est courante.

Cependant, pour un concepteur, le plan se concrétise tel qu'il émerge. Cela met tout concepteur dans une situation de «poule et œuf». Un concepteur en bureaucratie doit apprendre à satisfaire la préalimentation et en parallèle, définir les attentes des itérations à venir et les besoins d'agilité pour l'avenir.

3. Produire contre agir

Dans les bureaucraties, ce que les concepteurs peuvent considérer comme un «processus» ou un «acte» (avec plusieurs étapes), est souvent un résultat. Par exemple, «stratégie» est un document de stratégie et «concept» est une note conceptuelle.

Pour un designer, la stratégie est l'acte de la stratégie et le concept est l'acte de la conception. Un concepteur devra trouver des opportunités pour créer l'action au-delà du produit.

4. Jeu en solo ou en groupe

S'appuyant sur le point ci-dessus, un document de stratégie, une note conceptuelle ou un résumé de projet est souvent rédigé par une personne et commenté par d'autres dans une bureaucratie. En tant que designers, vous savez que le design est un sport d'équipe et que, par conséquent, le projet ne peut être réalisé que si l'équipe le fait ensemble.

Pour un concepteur, cela signifie demander de manière proactive de créer des moments avec des collègues qui alimentent les brouillons, au lieu de leur demander des pensées après.

5. Pratique discursive versus pratique incarnée

Reliant au dernier point, le «jeu d'équipe» dans une bureaucratie est le plus souvent une série de réunions, au cours desquelles des discussions ont lieu. Pour les designers, une grande partie du discursif peut être convertie en incarnée.

Cela signifie qu'un concepteur devra faciliter des réunions qui invitent à «faire» même lorsque les collègues ne sont pas toujours prêts à le faire, en raison de contraintes de temps et d'autres pressions.

Qu'est-ce que cela signifie pour le design et les designers dans la bureaucratie? Compte tenu de ces différences, comment pouvons-nous encore être efficaces?

J'ai quatre conseils simples:

1. Faites nos devoirs

En entrant dans une bureaucratie, nous ne savons que ce que nous savons. Nous ne savons pas qui a navigué dans l'institution dans laquelle nous sommes entrés, et comment ils l'ont fait. Posez et continuez à poser des questions pour savoir comment cela a été fait et comment cela continue d'être fait.

2. Apprenez les choses banales

Les bureaucraties sont remplies de contraintes structurelles. Que sont-ils? Est-ce la modalité contractuelle? Est-ce ainsi que le budget circule dans votre équipe? Est-ce ainsi que votre institution se connecte à ses institutions connexes?

Découvrez ce qui motive l'institution et apprenez ces processus. Ce ne sont peut-être pas les aspects sexy du travail (ou ceux que vous vous attendiez à avoir besoin de connaître), mais ce sont les plus importants.

3. Démêler les dépendances

Vous vous souvenez de la roue qui ne cesse de tourner? Quand cette roue s'arrête-t-elle? Qu'est-ce qui permet à la roue d'arrêter de tourner?

Les bureaucraties sont importantes et s'accompagnent souvent de structures compliquées et d'un réseau complexe de relations. Sur qui votre équipe compte-t-elle et écoute-t-elle? À qui relève cette personne? De quoi cette personne se soucie-t-elle? Votre travail dépend de nombreuses structures et personnes connectées, alors déterminez à quoi cela ressemble pour commencer à naviguer.

4. Identifier et travailler avec le «technocratique» et le «politique»

Les barrages routiers dans les bureaucraties peuvent être moins familiers aux concepteurs - les deux plus courants sont la technocratie et la politique. Lorsque les gens sont des experts dans leur domaine, ils peuvent devenir des technocrates motivés par la substance qui leur tient à cœur.

Les bureaucraties ont des hiérarchies et la politique se déroule comme on pouvait s'y attendre, avec de nombreux moments de «regard vers les patrons». Déterminez ce qui motive les gens autour de vous: politique, sujet technique ou autre. Cela vous aidera à apprendre leur état d'esprit et à collaborer avec eux.

Une dernière leçon difficile que j'ai apprise en tant que concepteur en bureaucratie est de ne pas être attaché aux résultats. Je crois que nous ne pouvons pas nous attendre à ce que nous, ou la bureaucratie, changeons au moment précis où nous sondons. Nous ne faisons que semer des graines, et certaines fleuriront avec le temps.

Designers in crime - qu'avez-vous appris de vos expériences? Comment naviguez-vous dans la bureaucratie? J'aimerais avoir de vos nouvelles! - Nicole Anand

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(Crédit photo: Unsplash)