Cet article est écrit par Janne Viskari, directrice générale de l'Agence numérique finlandaise.

Si nous définissons un changement extrême comme quelque chose qui se produit plus ou moins du jour au lendemain avec des ramifications massives, les conditions provoquées par le coronavirus conviendraient assez exactement.

De nombreuses organisations ont dû créer un nouveau modèle d'exploitation à partir de zéro, et un nombre encore plus important d'employés ont dû s'y adapter.

Dans ma propre organisation, l'Agence numérique finlandaise, la haute direction a également demandé à tous les employés de rester à la maison, à l'exception de ceux qui effectuent un nombre limité de tâches qui doivent encore être effectuées au bureau, qui consiste principalement en un service client.

Selon les statistiques publiées par la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (Eurofound) en mai 2020, environ 59% de la population active finlandaise est passée au travail à distance depuis son domicile en raison de Corona. C'est le plus grand nombre parmi les pays de l'UE, ce qui a certainement été facilité par la couverture déjà complète de la Finlande des réseaux d'information et des équipements terminaux.

Bien que de nombreux outils ou programmes techniques aient été déployés à la fois rapidement et sans heurts, j'estime néanmoins que le plus grand avantage de ce changement s'est produit entre nos oreilles.

Le changement le plus visible au travail a été la transition de nombreux employés vers le travail à distance

Les changements ont été si soudains qu'il a été impossible de fournir des instructions complètes et complètes pour tout. Les gens ont dû déterminer de façon indépendante comment ils devraient organiser leur travail, quels changements ils devraient apporter à leur propre travail et comment le processus pourrait être rationalisé. Je suis sûr que la capacité de tous les employés à utiliser des solutions innovantes et leur résilience situationnelle seront plus grandes après la crise qu'elles ne l'étaient avant. Je crois que ce sera également une grande ressource pour le développement de toute l'organisation à l'avenir.

Au total, sur nos 830 employés, environ 700 travaillent actuellement à domicile. Le travail à distance était familier à de nombreux employés avant cela, mais nous avons également des centaines d'employés qui ont maintenant essayé le travail à distance pour la première fois. Bien que la situation soit nouvelle, le changement a été exceptionnellement fluide. Selon un sondage auprès des employés, 84% des répondants estiment que le travail à distance s'est bien ou très bien passé.

Dans cet article, je décrirai le genre de vie numérique quotidienne à laquelle nous nous sommes adaptés en Finlande pendant l'épidémie de Corona. Comme c'est le cas dans presque toute l'Europe, le changement de travail le plus important et le plus visible possible a été la transition de nombreux employés vers le travail à distance.

Outils pour le travail à distance

Les outils les plus importants de nos employés sont une connexion VPN sécurisée au réseau du bureau, grâce à laquelle les employés peuvent accéder aux systèmes d'information dont ils ont besoin pour effectuer leurs tâches professionnelles et aux programmes de réunion virtuelle Skype et Teams. Avec ceux-ci, nous avons organisé avec succès des séminaires avec des centaines de participants, et même des ateliers de travail en petits groupes, où les résultats sont rassemblés à la fin. Le canal Slack des employés et les conversations informelles qui y ont eu lieu ont également joué un rôle clé pour améliorer le bien - être et aider les employés à faire face à une interaction sociale plus limitée. L'une des chaînes Slack les plus populaires est la chaîne Remote Workday Animals, où les employés ont présenté leurs animaux de compagnie à d'autres employés.

L'un des principaux facilitateurs du travail de notre agence a été l'introduction généralisée des signatures électroniques. Nous utilisons des signatures électroniques depuis des années déjà pour approuver les documents administratifs, mais grâce à Covid-19, nous avons étendu les signatures électroniques pour inclure les services destinés aux citoyens. Il s'agit notamment des décisions sur les changements de nom, d'autres données du registre liées aux informations sur la population et les décisions des services de tutelle. Notre agence s'occupe également des cérémonies de mariage, mais celles-ci n'ont au moins pas encore été menées numériquement malgré la crise de Corona. Cependant, dans le cas où un couple ne peut pas attendre pour se marier, nous sommes également sur le point de piloter une salle de mariage virtuelle, qui permettra au couple de mariage d'inviter des invités qui peuvent suivre le mariage à distance.

La prochaine question évidente sera: ce changement est-il permanent? Dans quel genre de monde numérique reviendrons-nous après cette période exceptionnelle?

Un autre grand changement, outre le travail à distance, a été la restriction des visites sur place dans les bureaux du gouvernement. Conformément aux décisions prises par le gouvernement finlandais , tous les services publics seront également fournis pendant les conditions d'urgence, mais en raison de la restriction générale du montage, nous avons dû passer à la vitesse de la lumière à des rendez-vous réservés uniquement dans nos 36 points de service .

Dans nos neuf plus grands points de service (sur un total de 36), nous avons eu 16 heures pour appliquer les nouvelles restrictions après la décision prise par notre conseil d'administration, et tous les points de service restants sont passés à des rendez-vous réservés dans un délai de deux jours . Une refonte complète du modèle de fonctionnement des visites sur site avec si peu de temps d'avertissement semble toujours être un exploit incroyable, mais je peux seulement dire que nous pouvons réaliser des choses qui semblent incroyables quand nous le voulons vraiment!

Quelle est la prochaine étape pour le gouvernement numérique?

L'utilisation des services numériques gouvernementaux fournis par notre agence s'est beaucoup développée pendant l'épidémie de Corona. Par exemple, nous fournissons une procuration électronique nationale qui permet à une personne de récupérer des médicaments sur ordonnance au nom d'une autre dans n'importe quelle pharmacie. Cela a été excellent pour aider et simplifier la vie de nombreuses personnes pendant la pandémie, car elles n'ont pas eu à faire la queue pour les médicaments pendant leur maladie et éventuellement à infecter d'autres personnes. Au total, il y a déjà eu environ 35 millions d'événements d'autorisation électronique dans notre service, et en mars seulement, 22 000 nouveaux procureurs électroniques ont été délivrés uniquement pour l'utilisation des services de pharmacie.

La prochaine question évidente sera: ce changement est-il permanent? Dans quel genre de monde numérique reviendrons-nous après cette période exceptionnelle? Le développement de services numériques peut garantir que la société peut fonctionner dans des situations similaires à la crise de Corona. Et n'oublions pas: le quotidien sera également amélioré par le basculement vers le numérique. Ce printemps, des services numériques fiables ont été particulièrement importants pour le bon fonctionnement de la société, et maintenant, nous devons tous veiller à ce qu'ils soient également utilisés à l'avenir une fois les conditions normalisées. Une fois cette crise passée, nous aurons besoin d'une vie de tous les jours, non? - Janne Viskari

(Crédit photo: Unsplash)

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