Cet article est écrit par Thom Kearney, agent libre au gouvernement du Canada. Ce sont ses opinions et ne reflètent pas nécessairement celles de son employeur.

Si vous lisez ceci, vous savez déjà que nous devons mieux collaborer.

En tant que fonctionnaires, nous partageons de mauvais problèmes, des environnements complexes et, le plus souvent, un manque de temps et de ressources. Il semble évident que si nous travaillons ensemble, nous pouvons progresser collectivement mieux que nous ne pouvons le faire seuls.

Malheureusement, il n'est pas facile de collaborer entre les secteurs, les gouvernements, les ministères et les langues. Il peut être assez difficile de collaborer avec ceux de votre propre bureau, sans parler des gens d'un autre département ou fuseau horaire.

Dans cet article, je vais vous présenter quelques outils que j'ai trouvés les plus efficaces depuis la première connexion au World Wide Web en 1993, mais d'abord une mise en garde:

Aucun outil ne rendra par magie votre expérience de collaboration merveilleuse. La collaboration concerne les personnes qui travaillent ensemble. Vous avez besoin d'un objectif commun, d'une communication claire et d'un état d'esprit coopératif avant qu'un outil ne soit utile. Cela dit, les outils que vous choisissez (ou vous ont imposés) peuvent vous rendre la vie beaucoup plus facile ou beaucoup plus difficile.

Je choisis par défaut un style de travail ouvert et je pense que vous devriez le faire aussi, mais tout ce sur quoi je travaille est une information non protégée et il n'y aurait aucun dommage si elle devenait publique. Si vous travaillez avec des informations protégées, vous devez être conscient des risques et des protocoles que vous devez suivre. Si vous ne savez pas ce que sont les informations protégées dans votre contexte, veuillez le savoir.

J'ai sélectionné trois cas d'utilisation courants: création de documents, réunions distribuées et communication instantanée. En tant que fonctionnaire, c'est là que je passe la plupart de mon temps (comme j'imagine que vous le faites aussi), c'est donc là que je vois le plus grand potentiel pour de meilleurs outils. En commençant par celui que j'ai utilisé pour écrire cet article.

création de documents

Avouons-le, en tant que fonctionnaires, nous produisons beaucoup de documents. Il peut s'agir de texte, de vidéo, de diapositives ou de feuilles de calcul, et il peut s'agir de documents de politique, de réglementation ou de travail, ou il peut même s'agir d'un document sur les normes d'équipe . Mais quel que soit le document, il y a généralement d'autres personnes impliquées dans la création et l'approbation.

Votre ministère ou organisme peut avoir un système de gestion des documents qui prétend soutenir la collaboration car d'autres personnes peuvent accéder à votre document, le consulter, le modifier puis le réintégrer. Cette configuration présente généralement deux failles fatales.

Les premières personnes consultent fréquemment un document, puis oublient de le réarchiver - le rendant ainsi en lecture seule. Créer essentiellement des frictions dans le processus de collaboration. Deuxièmement, tous les systèmes de gestion de documents du gouvernement que j'ai connus se trouvent dans les réseaux ministériels et les pare-feu, ce qui les rend inutiles pour la collaboration intra-agence.

Si nous n'écrivons pas de document, il semble que nous ayons des réunions. Parfois, ces réunions portent sur des documents

Édition synchrone (par exemple google docs), est waayyy mieux. Si vous n'avez jamais eu la joie de voir une girafe anonyme explorer votre document, appelez un ami et faites-le aujourd'hui. Si vous n'avez pas d'amis, appelez-moi et nous pouvons le vérifier ensemble. J'ai beaucoup utilisé les outils Google au cours des 14 derniers mois et si vous avez besoin de co-créer des documents texte, des feuilles de calcul ou des diapositives, ils sont assez impressionnants. Il s'agit d'un ensemble d'outils vraiment optimisés pour la collaboration dans le cloud. Bien sûr, certaines personnes pensent que Google est mauvais, alors ...

Etherpad et ses nombreux descendants constituent une alternative optionnelle open source. De plus, je m'en voudrais de ne pas mentionner GitHub . Si vous voulez sérieusement discuter et gérer la création ou la révision d'un document comme une politique ou un règlement, il y a beaucoup à apprendre des gens qui développent en collaboration un logiciel open source. Il y a un peu de vocabulaire à apprendre, (qu'est-ce que c'est qu'une requête pull?), Mais vous pouvez le faire!

Réunions distribuées

Si nous n'écrivons pas de document, il semble que nous ayons des réunions .

Parfois, ces réunions portent sur des documents. Je suis un grand fan des réunions en personne et je pense que toute collaboration devrait se réunir en personne aussi souvent qu'il est raisonnable, mais je crois également que chaque réunion devrait accueillir des participants répartis. Il n'y a aucune raison de nos jours qu'une réunion soit limitée à celles qui peuvent être réunies dans une seule pièce.

Et si vous travaillez sur une collaboration multi-agences, il est probable que la plupart des réunions seront distribuées. Nous le faisons depuis des années avec les téléconférences, mais il est temps d'intensifier le jeu et de faire de la visioconférence sur le Web et du partage d'écran la valeur par défaut. Si vous menez des conférences téléphoniques avec des présentations que vous avez dû envoyer par e-mail à des participants distants, il est temps de vous pencher sur la conférence Web.

Je veux encourager tous les fonctionnaires à se joindre à Twitter. Je pense que c'est la chose la plus proche que nous ayons pour un réseau mondial de serendipity de service public

Au gouvernement du Canada, nous avons accès aux services de conférence Web fournis par WebEx . C'est peut-être le seul service d'entreprise que je trouve génial. Tout le monde peut obtenir un compte et l'approvisionnement prend généralement moins de 20 minutes. Le coût est invisible pour l'utilisateur. La plupart des réseaux départementaux le prendront en charge, même si dans certains cas vous devez utiliser Internet Explorer pour le faire. L'expérience utilisateur peut être moins que délicieuse, mais avec un peu d'expérimentation, tout le monde peut le faire. Chaque réunion doit être compatible avec le Web, et si la bande passante est un problème, désactivez la vidéo et partagez simplement l'écran. J'aime quand les gens mettent le lien vers leur chambre personnelle dans leur signature de courrier électronique - heures de bureau virtuel n'importe qui?

Il existe des alternatives à WebEx. Je sais que certaines personnes utilisent Zoom et d'autres utilisent Skype. Je ne sais pas quelle serait l'option open source étant donné que tant de choses dépendent de la bande passante du fournisseur de services, mais je soupçonne qu'il y en a quelque part.

Communication instantanée

Avez-vous déjà été détendu? Si vous êtes vieux comme moi, vous vous souvenez peut-être d'ICQ, et vous avez certainement utilisé WhatsApp, Messenger ou un autre service de texte pour discuter avec vos amis ou vos enfants. Slack est un peu comme ces choses mais concentré sur une seule équipe . Mon jeu a cinq équipes, une pour mon affectation actuelle, une pour mes collègues agents libres et plusieurs autres communautés d'intérêts auxquelles j'appartiens.

Vous créez un compte, rejoignez une organisation et le tour est joué! vous entrez dans un monde d'émojis et de canaux. Il est assez génial pour le va-et-vient quotidien entre les membres de l'équipe, et il a également un nombre incroyable d'intégrations avec d'autres outils basés sur le cloud si vous êtes si enclin. Vous pouvez partager des messages directement avec d'autres membres de l'équipe et dans des canaux, qui sont des fils de conversation que vous définissez. Si vous voulez y jouer vous-même, téléchargez l'application et rejoignez la chaîne détendue d' une équipe gouvernementale ici.

Au cas où vous vous demandez pourquoi c'est mieux que le courrier électronique, c'est le cas. D'une part, il permet une communication ouverte car les autres membres de l'équipe peuvent voir dans vos conversations (sauf si vous les rendez privés). Et deuxièmement, cela crée une sorte de mémoire d'équipe car les conversations sont archivées dans les canaux, de sorte que les nouveaux membres peuvent rapidement se mettre au courant. Ce n'est pas parfait, vous pouvez toujours être assez occupé et confus et l'équipe doit s'entendre sur la façon de l'utiliser.

La principale alternative open source à Slack est RocketChat, qui nécessite un peu plus de savoir-faire pour la configuration. Certaines personnes utilisent également Zoho Connect, et je suis certain que Microsoft a également quelque chose qui fonctionne très bien dans leur univers.

Twitter (oui, Twitter)

Enfin, je veux encourager tous les fonctionnaires à se joindre à Twitter. Je pense que c'est ce que nous avons de plus proche pour un réseau mondial de hasard fortuit. J'ai rejoint Twitter pour la première fois en 2009 afin de me connecter avec une communauté émergente du gouvernement du Canada qui s'est identifiée comme étant des praticiens du Web 2.0. J'étais cadre à cette époque et via Twitter, j'ai rencontré des centaines de personnes qui ne seraient jamais dans mon réseau autrement. Plus tard, lorsque j'étais à nouveau consultant, j'ai utilisé Twitter pour les #GovChats mensuels avec les réformateurs du gouvernement du monde entier. Depuis, les fausses nouvelles et les bots sont devenus une nuisance pour certains, mais j'y trouve toujours mes coups d'œil.

Une partie de ce que je propose peut être contraire à la politique ministérielle. Parfois, c'est pour une bonne raison, mais souvent c'est juste une friction inutile, laissée par une ère pré-Internet

Trouvez les gens de votre domaine et suivez-les, suivez qui ils suivent, trouvez des hashtags pertinents et, si vous les organisez bien, votre flux sera bientôt rempli de liens vers des événements intéressants, des podcasts, des blogs, des vidéos, des articles et des sites Web. Un billet intrigant, un échange public, une messagerie directe et un boom! Maintenant, vous collaborez.

Je n'ai pas d'option open source pour Twitter, même si je suis sûr qu'il existe des plateformes qui font des choses similaires. La valeur de quelque chose comme Twitter réside dans le réseau de personnes, donc quel que soit le réseau qui augmentera le potentiel de sérendipité dans votre contexte, c'est là que vous devriez aller.

Tout n'est pas un clou

Une partie de ce que je propose peut être contraire à la politique ministérielle.

Parfois, c'est pour une bonne raison, mais souvent il s'agit simplement de frictions inutiles, laissées par une époque pré-Internet.

Vous vous souvenez peut-être de l'expression «si votre seul outil est un marteau, tout ressemble à un clou». L'idée ici est que les outils auxquels vous avez accès façonnent non seulement la façon dont vous travaillez, mais aussi la façon dont vous voyez le monde. Les outils qui transforment votre attention en entreprise réduisent votre vue et les outils qui permettent le partage global l'élargissent.

Si vous travaillez dans l'informatique, l'approvisionnement ou la gestion, vous pouvez avoir le pouvoir d'imposer des outils à d'autres. Ce pouvoir s'accompagne de la responsabilité de comprendre comment cet outil façonne notre comportement collectif. Sérieusement, si vous êtes un fonctionnaire du gouvernement ayant le pouvoir de définir les outils que votre peuple utilise, utilisez votre tête.

Vous savez que nous devons collaborer si nous voulons espérer régler les problèmes mondiaux, nationaux et territoriaux auxquels nous sommes tous confrontés, la dernière chose dont nous avons besoin, ce sont des règles inutiles qui nous gênent.

L'outil le plus important est entre vos oreilles

Cet article est le résultat de mon expérience en cours d'utilisation du Web pour créer, collaborer et partager des choses. Je crois que l'expérimentation de nouveaux outils peut vous aider à découvrir de nouvelles et meilleures façons de travailler, ce que nos publics exigent. Je m'intéresse à la façon dont les outils permettent des comportements positifs, pas aux outils pour eux-mêmes.

Les outils mentionnés ci-dessus ne rendront pas votre collaboration merveilleuse, les gens le font. N'oubliez pas de communiquer, de coopérer et de vous engager envers votre équipe.

Bonne collaboration! - Thom Kearney

(Crédit photo: Death to the stock photo)