Parcourir les défis de participation pour de meilleures réunions

Cet article est rédigé par Susan Johnston, chef de projet, compétences transférables, École de la fonction publique du Canada

Comment pouvons-nous travailler plus efficacement ensemble, dans nos équipes, dans toutes les organisations, avec nos clients, nos parties prenantes et le public?

En tant que fonctionnaires, nous sommes appelés à collaborer les uns avec les autres, dans toutes les juridictions et avec des personnes de tous les secteurs de la société pour atteindre des objectifs communs. La facilitation peut améliorer nos conversations, réunions, événements - tout type de rassemblement où les gens doivent travailler ensemble pour obtenir des résultats.

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Savoir comment s'assurer que les groupes restent sur la bonne voie ou gérer une situation où quelqu'un domine la conversation est essentiel. Commençons par nous demander quoi faire lorsque nous observons quelqu'un se comporter d'une manière que nous ressentons négativement.

Cela commence par un état d'esprit

Parfois, les gens se comportent d'une manière qui peut perturber votre réunion ou votre atelier. Personnellement, je trouve les conversations parallèles incroyablement distrayantes et j'ai du mal à les faciliter pendant qu'elles ont lieu. Le ou les participants peuvent même ne pas être conscients que leur comportement distrait les autres ou est en principe perturbateur, comme c'est souvent le cas.

Face à ce scénario, voici quelques questions que vous voudrez peut-être vous poser:

• Qu'y a-t-il derrière le défi de la participation? Y a-t-il des lacunes potentielles en matière d'équité?
• Comment le comportement affecte-t-il le groupe ou la capacité des gens à atteindre leurs résultats?
• Si vous devez aborder le comportement, comment pourriez-vous le faire d'une manière respectueuse et compatissante?

Voici une excellente occasion d'utiliser les compétences d'écoute active pour clarifier les causes profondes potentielles et comment elles peuvent apparaître comme des symptômes.

Tout d'abord, vous devrez peut-être respirer. Aborder une situation avec gentillesse permet de garder la conversation ouverte. La modélisation de ce qu'on appelle parfois une IRM ou «l'interprétation la plus respectueuse» aide les autres à faire de même et peut aider à instaurer la confiance. Deuxièmement, si vous avez déjà défini des principes directeurs ou des règles de base, le moment est peut-être l'occasion de vous y référer.

En tant que facilitateurs, nous veillons à ce que chacun soit capable de partager son point de vue et de contribuer à une compréhension complète et mutuelle des problèmes en jeu.

Naviguer dans les défis communs de la participation

Sur la base des principes ci-dessus, voici quelques approches pour relever les défis fréquemment cités:

La réunion manque de concentration

• Renseignez-vous à l'avance sur les besoins et les intérêts des participants
• Articuler des objectifs clairs lors de la planification de la réunion et de l'invitation des personnes
• Déterminez si une réunion avec cette personne est nécessaire ou pourrait être un e-mail.

Conversations parallèles

• Invitez les membres du groupe à partager ce qu'ils disent ou demandez à chacun de se concentrer sur la conversation plus large
• Faciliter en personne? Avancez vers les personnes ayant la conversation
• Faciliter virtuellement? Attirez l'attention des gens sur une ressource visuelle (diapositive, tableau blanc). Envisagez d'envoyer un message individuel aux individus.

Dominer la discussion

• Envisagez d'établir une durée standard pour les commentaires (par exemple, «Je vais demander à tout le monde de parler pendant une minute, ou deux au maximum, sur ce sujet.»)
• Arrêtez l'orateur, remerciez-le et faites savoir au groupe que vous aimeriez entendre d'autres points de vue. Envisagez de résumer d'abord leur point de vue ou de demander à quelqu'un d'autre de le faire
• Envisagez d'engager un facilitateur impartial, en particulier s'il peut y avoir des déséquilibres de pouvoir.

Attachement à un sujet particulier ou à des agendas personnels

• Reconnaissez le point de vue de l'individu et la passion qu'il ressent pour lui. Enregistrez-le et continuez
• Demandez à la personne ce qu'elle aimerait que le groupe fasse de ses commentaires
• Utiliser l'horloge pour se recentrer et ne pas laisser les dérailleurs continuer à parler. «L'horloge me dit que nous sommes en retard».

Négativité, hostilité

• Utiliser des techniques d'écoute active pour refléter et refléter leurs points de vue
• Envisagez de décrire, sans porter de jugement, ce que fait la personne. Souligner le modèle négatif, qu'il est distrayant, et demander à l'orateur un recadrage positif
• Demandez leur opinion sur la manière dont le groupe pourrait éventuellement répondre à leur préoccupation et / ou sur ce qui devrait être enregistré comme leur point de vue. Pensez alors à demander au groupe comment répondre.

Poursuivre la conversation et améliorer nos compétences collectives

En résumé, nous pouvons relever la plupart des défis de participation en considérant l'intention de quelqu'un séparément de l'impact qu'il peut avoir, et en suivant les principes de démonstration de respect, de reconnaissance du comportement et de résolution du défi, aidez les groupes à rester sur la bonne voie et à atteindre leurs objectifs pour la réunion. . En tant que facilitateurs, nous veillons à ce que chacun soit en mesure de partager son point de vue et de contribuer à une compréhension complète et mutuelle des problèmes en jeu.

Cet article se veut un premier regard sur les défis de participation et comment cela peut vous aider à avoir de meilleures conversations, dans votre propre vie ou à travailler avec des groupes. Avez-vous d'autres approches que vous aimez utiliser, des exemples qui résonnent ou des exercices que vous aimez faire?

En étant intentionnels sur la façon dont nous reconnaissons et traitons avec respect les défis de la participation, nous pouvons encourager la pleine participation et accroître la compréhension mutuelle, menant ainsi à des solutions durables - Susan Johnston

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