Cet article est rédigé par Rell DeShaw, gestionnaire travaillant pour le gouvernement du Canada

L'un des défis de la lutte contre la pandémie de Covid-19 est que le travail de finition prend plus de temps - parfois beaucoup plus longtemps.

Je suis béni dans ma partie du monde avec une technologie de premier ordre et une bande passante en constante amélioration, mais je me bats souvent avec la technologie.

Brouillons perdus, liens qui ne s'ouvrent pas, logiciels qui se fige à des moments inopportuns. En fin de compte, le travail est perdu ou retardé.

De plus, nous sommes nombreux à travailler sous une forme ou une autre avec un quart de travail fractionné - les parents qui ont de jeunes enfants ou ceux qui ont des responsabilités en matière de soins aux aînés peuvent se retrouver continuellement à recommencer leurs tâches, ce qui peut aussi ralentir les choses.

Étant donné que les tâches ne cessent d'arriver, j'ai décidé de revoir un article que j'ai écrit il y a quelque temps sur la valeur de veiller à ce que les choses continuent à avancer à un rythme raisonnable même lorsque des défis existent.

Bien que j'aie commencé par un clin d'œil aux choses qui nous ralentissent et qui sont hors de notre contrôle, bon nombre de nos défis sont plus internes.

J'ai géré une gamme de personnes, dont certaines sont des perfectionnistes, d'autres étaient des procrastinateurs et d'autres gestionnaires du temps encore optimistes qui ont tous du mal à abandonner leurs produits. Voici ce que j'aimerais partager avec eux:

Voici quelques raisons de faire évoluer les produits:

Plus vous prenez de temps, plus il y a de chances que la «date de péremption» passe.

De nombreux documents sont pertinents pour une période limitée et deviennent obsolètes. Les événements dépassent le problème ou d'autres problèmes plus urgents sont passés au radar. De plus, les produits solides peuvent nécessiter des réécritures importantes après un certain temps à mesure que les événements avancent.

Vous avez une perspective, pas la vue d'ensemble de l'organisation.

J'ai supervisé quelques employés qui semblent déterminés à créer un produit parfait, même s'il n'existe tout simplement pas la plupart du temps. En règle générale, les personnes ayant des points de vue différents doivent peser avant que les documents ne sortent de la porte.

Il est impossible de savoir tout ce qui préoccupe le critique principal lorsque nous écrivons. Nous devons leur faire voir nos produits pour entendre leurs commentaires.

Alors, à moins de prolonger votre journée de travail, comment pouvez-vous atterrir sur un travail suffisamment soigné avec un temps de travail toujours plus court?

Une de mes approches préférées vient de Steven Pressfield dans son livre fantastique Do the Work . Son point de vue brillant sur tout cela est: Ne vous préparez pas, commencez.

Examiner des documents trop longs pour les cadres supérieurs occupés a été l'un des plus grands obstacles de mon travail au cours des 10 dernières années

Si je ramène cela dans un contexte gouvernemental , nous pourrions dire que si vous êtes un conseiller politique, vous devez conseiller. Ne pas se préparer à conseiller, ni à penser à conseiller, mais simplement à s'entendre et à conseiller.

Pressfield parle de la discipline nécessaire pour nous mettre réellement sur des «régimes de recherche», afin que la préparation continue ne devienne pas une forme de résistance à faire le travail réel.

Comment combler le fossé?

Réaliser plus n'est pas toujours mieux

Cet article intéressant explique à quel point il est agréable de faire beaucoup de recherche sur un sujet car l'apprentissage crée de la dopamine, un effet similaire à la cocaïne.

Mais des informations supplémentaires ne génèrent pas toujours de meilleures décisions. De manière significative, le cerveau peut surestimer l'importance des données qui, selon lui, manquent.

Plus vous travaillez longtemps sur quelque chose, plus vous avez de chances d'écrire un document beaucoup trop long et détaillé pour votre public.

Je dirais que l'examen de documents trop longs pour les cadres supérieurs occupés a été l'un des plus grands obstacles de mon travail au cours des 10 dernières années.

Si vous avez vraiment du mal à mincir vos produits, vous pouvez envisager d'utiliser des annexes ou d'inclure une forme de résumé analytique, pour aider le lecteur.

Rendez vos normes évolutives

Déterminez si vos normes les plus élevées doivent être dirigées vers des produits destinés aux plus hauts dirigeants de votre organisation et à un public externe par rapport à un e-mail interne qui n'est qu'une transaction mineure ou un produit qui ne sera utilisé qu'une seule fois pour une réunion interne.

En outre, il peut y avoir des normes objectives qui s'appliquent à tous les documents (par exemple, un document est exempt de fautes d'orthographe) par opposition à des normes qui ne s'appliquent qu'à certains produits (par exemple, des modèles spécifiques ou une consultation avec certaines parties).

Obtenez rapidement des commentaires

Au lieu de produire un produit à grande échelle dès le départ, demandez-vous si vous pourriez produire un aperçu rapide, ou même une série de questions auxquelles vous aimeriez répondre pour réduire le risque d'investir le temps et les coûts énergétiques d'un traitement à grande échelle de un sujet qui n'est pas dans le bon sens.

Ma dernière réflexion sur les stratégies pour faire avancer les choses est que vous devrez peut-être expérimenter l'envoi d'un produit, avant même de penser qu'il est prêt.

Les évaluateurs seront heureux de recevoir un brouillon solide avec suffisamment de temps pour examiner, par rapport à un brouillon tout aussi solide à la 11e heure - Rell DeShaw

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