Cet article est rédigé par Ayat Amin, responsable du marketing et de la réussite client à The Opportunity Exchange.

Pendant une crise, le timing est important.

Le nombre de cas urgents augmente à mesure que le temps disponible diminue. Covid-19 a provoqué un pic de demande de secours rapide, ce qui a posé un défi pour tous, y compris les organisations de développement économique à travers les États-Unis.

Mais aussi grave que soit cette crise, il est peu probable que ce soit la dernière. Alors, que pouvez-vous faire pour vous préparer? Lors de l'échange d'opportunités, nous avons acquis des informations qui peuvent préparer votre organisation à la prochaine crise.

Opportunity Exchange est une plate-forme logicielle qui aide les leaders communautaires à concevoir, développer et bâtir des communautés plus équitables. En fournissant ces outils, nous abaissons les barrières à l'entrée des villes et de leurs habitants pour participer au développement économique. Dans le contexte de la pandémie de Covid-19, cela a impliqué de travailler avec un certain nombre de villes et de comtés pour les aider à examiner et à distribuer les demandes de financement de secours Covid-19.

Au cours de la dernière année, nous avons contribué à faciliter le décaissement de plus de 3 millions de dollars de financement à environ 750 petites entreprises à travers les États-Unis. Bien que ces informations soient issues des exigences accrues de la pandémie, elles sont pertinentes pour tout processus de collecte de données

Grâce à ce travail, nous avons vu comment les communautés qui ont intégré de manière proactive la technologie dans leur réponse Covid-19 ont pu distribuer des fonds plus rapidement que celles qui reposaient sur des approches plus traditionnelles.

Dans cet article, nous avons compilé les leçons les plus importantes que nous avons apprises de nos partenaires de l'Ohio, du Maryland et de la Floride sur leurs processus de distribution de fonds, mais ces leçons peuvent être appliquées plus largement car ces informations sont spécifiquement conçues pour vous aider à améliorer tout processus de collecte de données. pour être plus rapide et plus efficace.

1. Conception de formulaires de demande numériques

Utilisez un formulaire d'admission numérique

Si ce n'est pas déjà fait, utilisez un formulaire d'inscription numérique pour les candidatures. Contrairement aux PDF, les formulaires d'admission numériques permettent de gagner du temps en regroupant automatiquement les informations des applications dans une base de données centrale. Ces données peuvent ensuite être facilement agrégées et analysées. Des outils généraux de création de formulaires tels que Google Forms, SurveyMonkey ou Airtable peuvent y contribuer, tout comme des applications plus spécialisées telles que l' Outil de prêt d' Opportunity Exchange.

Standardisez votre application

Consacrez du temps supplémentaire au début pour concevoir correctement votre formulaire d'admission numérique. Un formulaire bien conçu produira des données plus standardisées, ce qui peut réduire de manière exponentielle le temps d'analyse. Voici nos recommandations:

Évitez les champs de texte ouverts

Les champs de texte ouverts augmentent le temps nécessaire pour extraire les informations requises. Par exemple, nous avons récemment vu un formulaire de demande qui demandait aux utilisateurs leur adresse professionnelle sans validation. Notre équipe a dû nettoyer les données pour que «ohio» corresponde à «Ohio» et «OH». Au lieu de cela, une simple liste déroulante d'options d'état aurait pu extraire les mêmes informations tout en économisant un temps précieux à l'équipe qui aurait pu être utilisé pour distribuer de l'argent plus rapidement. Pour garantir que les champs à choix multiples sont complets, nous vous recommandons d'inclure une option «Autre - indiquez votre réponse», pour tenir compte des utilisateurs exclus de la liste à choix multiples.

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Il existe des situations où un champ de texte ouvert est nécessaire pour capturer des informations plus granulaires. Dans ces cas, nous vous recommandons d'utiliser d'abord un champ à choix multiples pour organiser les catégories de haut niveau, suivi du champ de texte ouvert.

Utiliser la validation d'entrée

Une autre astuce pour gagner du temps est d'utiliser la validation automatique des entrées sur votre formulaire d'admission. Par exemple, lorsque vous posez des questions avec des réponses numériques, vous pouvez utiliser la validation pour vérifier que la réponse saisie est le nombre «30» plutôt que «trente». Ces mesures de validation simples normalisent les entrées, réduisant le temps consacré au nettoyage et à l'analyse des données.

2. Analyse des applications

Maintenant que vous avez pu standardiser les données entrantes, voici des suggestions pour optimiser le travail d'examen de toutes les applications.

Utiliser un examen de seuil

Un examen de seuil est lorsque les demandes sont filtrées par rapport à certaines conditions de qualification. Par exemple, dans le comté de Cuyahoga (Ohio), ils ont utilisé un examen de seuil pour les prêts de secours Covid-19 pour filtrer automatiquement les entreprises qui ne répondaient pas à toutes les exigences de la demande (comme ne pas être une petite entreprise). Ces entreprises ont été marquées comme disqualifiées et n'ont pas participé au processus d'examen plus détaillé. Cela a permis à l'équipe de gagner un temps précieux, car environ 50% des demandes entrantes ont été éliminées par ces filtres d'éligibilité.

Créer un algorithme de notation

Passez du temps dès le début à créer un algorithme qui classe les applications. Cela semble plus compliqué qu'il ne l'est en réalité. La création d'un algorithme de notation permet à votre équipe de hiérarchiser les applications en fonction des caractéristiques qui correspondent le mieux aux objectifs de votre organisation. Dans le comté de Cuyahoga, l'accent a été mis sur la priorisation des entreprises appartenant à des minorités ainsi que des entreprises les plus touchées par Covid-19. Le résultat a été un algorithme de pondération qui a classé ces priorités et a donné une note aux applications. Avec un financement limité, cela a permis à l'équipe d'approuver d'abord le financement des candidats les plus axés sur la mission, puis de parcourir la liste jusqu'à ce que les ressources financières disponibles soient épuisées.

Il y a deux choses importantes à retenir lors de la conception de votre algorithme de notation. Premièrement, la notation automatisée des demandes est mieux accomplie si les données sont standardisées, d'où l'importance de la conception de l'enquête discutée dans la partie 1. Deuxièmement, les résultats de l'algorithme doivent être examinés manuellement par une équipe pour vérifier leur exactitude avant que les fonds ne soient distribués.

Répartir le travail entre plusieurs organisations

Étant donné que la distribution de fonds est un processus si exigeant, de nombreux organismes publics collaborent avec d'autres organisations communautaires pour accroître la capacité. Dans ces cas, la technologie est un excellent outil pour distribuer efficacement le travail de traitement des applications. Par exemple, la Baltimore Development Corporation s'est associée à huit organisations locales qui offrent un soutien aux entreprises pour les aider à distribuer les fonds de secours de Covid-19.

L'équipe a utilisé Airtable, un outil en ligne pour les feuilles de calcul collaboratives. Ils ont organisé les feuilles de calcul de manière à ce que chaque organisation ait son propre onglet avec une liste des entreprises auxquelles elle offre actuellement un soutien. Ils ont maintenu la transparence en autorisant toutes les organisations à voir l'onglet de l'autre, mais pas à modifier les informations.

Pour éviter les examens en double, les nouvelles candidatures ont été envoyées à un onglet non affilié où un membre de l'équipe dédié a affecté le candidat à une organisation en fonction des préférences et des capacités de chaque organisation. La principale leçon ici est que pour rendre la coordination entre plusieurs équipes efficace, utilisez des structures qui améliorent la transparence et réduisent les doubles emplois.

3. Implications

Au cours de la dernière année, nous avons contribué à faciliter le décaissement de plus de 3 millions de dollars de financement à environ 750 petites entreprises à travers les États-Unis. Bien que ces informations soient issues des exigences accrues de la pandémie, elles sont pertinentes pour tout processus de collecte de données. Partout dans le monde, les gouvernements devraient profiter de cette crise pour adopter de nouvelles technologies pour des processus plus rapides et plus efficaces. Cela améliorera leur capacité à répondre aux besoins de leurs électeurs, même après le passage de Covid-19. - Ayat Amin

Vous avez des questions sur le processus de distribution des fonds de votre organisation? Contactez-moi avec vos questions à ayat@theopportunityexchange.com

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(Crédit photo: Unsplash)

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