3 façons d'avoir une journée de travail productive dans la fonction publique

Laisseriez-vous quelqu'un entrer chez vous, ouvrir votre portefeuille et dépenser votre argent à votre place ?

Probablement pas. Alors pourquoi permettons-nous aux autres de faire cela avec notre temps ?

L'ancienne vice-présidente de l'Équateur, aujourd'hui PDG de BetterGovs, Sandra Naranjo Bautista, est motivée pour aider les fonctionnaires à tirer le meilleur parti de leur journée de travail. Dans un récent atelier pour Apolitical , elle a partagé ses trois façons inattendues d'avoir une journée de travail productive.

Vous pouvez la regarder parler ci-dessous.

Téléchargez la transcription de la vidéo ici .

1. Faites-en moins.

Cela semble contre-intuitif. Nous vivons dans une société qui nous demande toujours d'en faire plus, peu importe nos réalisations. Parfois, on peut même avoir l'impression que la punition pour un travail efficace est… plus de travail.

Mais nous devons faire la distinction entre faire beaucoup de choses et faire les bonnes choses. La règle 80-20 est un bon guide pour la gestion du temps . 80% de nos résultats proviendront de 20% de nos efforts.

Faire moins ne signifie pas être paresseux, cela signifie travailler plus intelligemment au lieu de travailler plus dur. Cela implique d'être très sélectif dans les tâches que nous entreprenons et d'avoir un cadre de priorisation, tel que la matrice d'Eisenhower , pour guider notre prise de décision. Moins de 1 personne sur 5 dispose d'un système de gestion du temps, mais 100 % de ceux qui en ont déclarent avoir leur charge de travail sous contrôle 4 ou 5 jours par semaine.

La méthode personnelle de Sandra pour hiérarchiser sa charge de travail consiste, à la fin de chaque journée, à sélectionner les trois principales tâches à effectuer le lendemain. Pour réduire les options à seulement trois tâches, elle demande "quelles sont les tâches que je ne peux absolument pas manquer de réaliser, et quelles sont les tâches qui me rapprocheront le plus de mes objectifs ?".

2. Prenez rendez-vous avec vous-même

Lorsque d'autres personnes se bousculent pour obtenir de l'espace sur votre calendrier, elles donnent la priorité à leurs propres objectifs. Naturellement, nous voulons aider nos collègues — et nous le devrions. Mais vous devez fixer des limites pour protéger votre concentration sur vos objectifs. Si vous ne le faites pas, personne d'autre ne le fera pour vous.

Le conseil de Sandra pour défendre votre temps est de prévoir du temps dans votre agenda pour vous concentrer sur un objectif spécifique. Organisez une réunion avec vous-même, marquez-la clairement sur votre calendrier et refusez les réunions non urgentes qui entrent en conflit avec votre temps protégé.

Adaptez votre temps de travail approfondi à votre style de travail. Certaines personnes préfèrent garder les matinées dégagées pour s'atteler à des tâches, tandis que d'autres veulent mettre de côté leurs réunions avant le déjeuner. Utilisez votre temps de travail approfondi pour travailler explicitement sur les trois tâches que vous vous êtes fixées la veille. Si le reste de la journée vous échappe, vous aurez au moins déchargé vos trois tâches prioritaires.

"Si vous ne donnez pas la priorité à votre vie, quelqu'un d'autre le fera" - Greg Mckeown

3. Prenez soin de vous, cinq minutes à la fois

Travailler dans la fonction publique est un marathon. Si nous devions courir un marathon, nous aurions besoin de nous préparer. Nous aurions besoin d'un régime alimentaire, d'un régime d'entraînement, de repos et d'incitations appropriés. Il en est de même pour votre travail.

« C'est évident », direz-vous, « mais je n'ai pas le temps pour ça ! ». Et vous auriez raison, les fonctionnaires manquent de temps, sont confrontés à de multiples échéances concurrentes et luttent avec le sentiment que tout était dû hier.

Mais cela n'empêche pas de prendre soin de soi. Nous devons trouver le temps. En plus de fixer des limites autour de votre temps et de vos priorités (étapes 1 et 2), vous pouvez optimiser les soins personnels pour vous adapter à un emploi du temps chargé.

Sandra recommande les « collations » santé de 5 minutes du Dr Rangan Chatterjee . Ce sont des pauses de 5 minutes conçues pour offrir des bouffées de bienveillance à vos :

• L'esprit - quelque chose que vous aimez et qui vous videra l'esprit, comme faire une promenade rapide à l'extérieur ou écouter de la musique ;

• Coeur - quelque chose qui vous relie à vos proches, comme appeler un ami;

• Santé - augmentez votre rythme cardiaque en montant les escaliers, en faisant quelques pompes, en dansant ou en pourchassant un animal de compagnie dans la cuisine.

Alors rappelez-vous : faites moins, priorisez plus, défendez vos limites et prenez soin de vous, même si ce n'est que 5 minutes à la fois. Pour en savoir plus sur les conseils de productivité de Sandra pour les fonctionnaires, consultez son guide de productivité gratuit .