Por qué los gobiernos deben repensar el gasto después de Covid-19

Esta publicación fue escrita por Frédéric Baervoets, gerente del laboratorio de innovación belga, Nido y parte de la Estrategia y Soporte del Servicio Público Federal. Este artículo refleja las opiniones personales del autor.

• El problema: los gobiernos gastan demasiado dinero en proyectos que no conducirán a los resultados deseados, mientras que los funcionarios públicos se frustran repetidamente al recibir servicios mediocres ofrecidos por las mismas empresas.

• Por qué es importante: Las finanzas públicas deben utilizarse de manera más inteligente para obtener soluciones mejores y más innovadoras en beneficio del contribuyente.

• La solución: exploración de mercado más amplia y mejor, incluidos experimentos.

"Los funcionarios públicos a menudo pasan a la etapa de implementación de un proyecto antes de haber explorado realmente todas las soluciones posibles".

A medida que comenzamos a salir de la pandemia de Covid-19, los gobiernos están comenzando a examinar cómo llenar el vacío que esta enorme crisis ha creado en nuestras finanzas públicas. ¿Son inevitables los recortes presupuestarios duros? ¿O es hora de promover otra forma de hacer las cosas dentro del gobierno? ¿Cómo podemos aumentar el valor de nuestro dinero de los impuestos y, al mismo tiempo, hacer frente a los desafíos del gasto público? ¿Cómo podemos ofrecer mejores servicios y una mejor relación calidad-precio (fiscal) por el bien de nuestros ciudadanos y empresas?

Una idea es detener todos los proyectos en curso, sacar a los funcionarios de sus métodos de trabajo habituales y comenzar de nuevo desde la fase de exploración. Si bien es tentador, poner esto en práctica claramente requeriría un enfoque bastante radical. Con más de 20 años de experiencia en el sector público, de los cuales cinco los he dedicado a la innovación, estoy convencido de que la innovación se pasa por alto con demasiada frecuencia en nuestra búsqueda de continuar con formas rutinarias de manejo de proyectos.

En cambio, en un momento de gasto público limitado, una mayor y mejor exploración del mercado, incluidos los experimentos, es un requisito previo esencial para cualquier estrategia exitosa.

Practica actual

Los funcionarios públicos a menudo trabajan en muchos sectores diferentes con amplias áreas de experiencia. Evidentemente, es imposible ser un experto en todas las soluciones y tecnologías posibles, hoy más que nunca. Como resultado, los funcionarios públicos a menudo pasan a la etapa de implementación de un proyecto antes de haber explorado realmente todas las soluciones posibles. Además, los contratos típicamente demasiado cautelosos y burocráticos que tendemos a favorecer en el sector público muestran que realmente no confiamos ni entendemos completamente la experiencia de las empresas privadas. Esta explosiva combinación conduce a una situación contradictoria: los servicios públicos no confían en las empresas privadas, pero les compramos sin probar las soluciones que proponen.

¿Qué tiene que cambiar?

Stephen Shapiro y su notorio “video de reclamo de equipaje” ayudan a cristalizar esta contradicción y a subrayar la necesidad de una innovación efectiva. A través de este ejemplo, comprendemos la necesidad de obtener primero una comprensión profunda de un problema subyacente antes de intentar resolverlo. Para mí y para todo el equipo del laboratorio de innovación de Nido, su video sigue siendo ejemplar en la comprensión de que la innovación comienza por enmarcar correctamente el problema desde el principio. Sin embargo, en nuestro entorno laboral y nuestra cultura, se nos enseña desde una edad temprana que la resolución eficaz de problemas significa ofrecer soluciones rápidas. Este comportamiento se intensifica aún más en el sector público por los procedimientos de burocracia interna que ralentizan la renovación empresarial.

Estamos acostumbrados a iniciar proyectos con alguna investigación sobre posibles soluciones, como benchmarks (inter) nacionales y curiosamente verificando lo que hacen nuestros pares nacionales e internacionales. Después de reunir algo de inspiración, comenzamos a escribir una licitación en la que intentamos comprender la tecnología y los requisitos necesarios para una implementación exitosa. Además de eso, un equipo de adquisiciones generalmente ayudará a excluir todos los posibles riesgos a través de procedimientos elaborados y consejos estrictos. Solo las empresas más grandes, que tienen la capacidad de comprender las regulaciones para la entrega oportuna de una oferta correcta (incluidos todos los documentos exigidos), podrán participar de manera rutinaria en tales licitaciones. Sin embargo, estos "sospechosos habituales" nos decepcionan la mayor parte del tiempo. El proceso de licitación pública se ha convertido en algo meramente legal. ¿Están realmente convencidos los funcionarios públicos de que escribir todo en la licitación es la única forma de lograr el éxito? Evitamos los diálogos con empresas por miedo a no parecer neutrales en todo momento. Sin embargo, al engañarnos a nosotros mismos para estar sujetos a procedimientos y hacer "lo correcto", matamos la innovación.

Otro gran problema para los servicios públicos es la gestión del dinero y el presupuesto. Regularmente gastamos grandes sumas de dinero en proyectos que a menudo no tienen el éxito esperado. También tendemos a gastar cantidades excesivas en productos o servicios que se pueden comprar por menos en el mercado. Estar abiertos a la colaboración con empresas más nuevas, más jóvenes y más modernas podría ayudarnos a salir de este círculo vicioso, ya que tienden a ser más entusiastas y deseosas de sugerir soluciones mejores y más económicas. Si bien el funcionario público suele estar bien situado para saber qué se necesita para su trabajo, un grupo de expertos que investigue más puede ser de gran ayuda. La persona que busca soluciones a menudo no puede ver el problema real o no se atreve a señalar el problema real. Un problema normalmente no persiste debido a la falta de soluciones, sino a la incapacidad de conectar la experiencia negativa de un usuario final con su causa. Los terceros externos pueden ayudar a descubrir en qué es mejor trabajar para lograr un progreso efectivo.

A la luz de todas estas cuestiones, me atrevo a aventurar lo siguiente: no empieces con planes y proyectos claros, empieza con exploración y experimentos de mercado. Déjese inspirar por la variedad de posibles soluciones a su problema. Ese proceso lo ayudará a detectar los problemas reales que desea resolver. Cree su caso comercial con un presupuesto limitado. Solo solicite a su gerencia más presupuesto una vez que pueda demostrar que una solución funcionará.

Comenzando un nuevo proyecto

Permítanme presentar algunas sugerencias sobre cómo comenzar un nuevo proyecto con algunos consejos paso a paso:

Paso uno: Escribe una declaración de problema. Haz un análisis de stakeholders y pide la opinión de tu audiencia / clientes / usuarios.

Paso dos: envíe la declaración del problema a empresas innovadoras, tanto pequeñas como grandes, solicitando sus comentarios y aportaciones. Permita que todos participen y aporten información fácilmente (por ejemplo, una llamada telefónica breve, un correo electrónico informal). Deja en claro que quieres saber cómo resolverían tu problema.

Paso tres: Solicite a las empresas con enfoques interesantes una breve propuesta de primera solución. Probablemente tengas una muy buena solución en mente. Pero dado que probablemente aún no haya visto todas las posibilidades, le aconsejo que mantenga la mente abierta y deje sus ideas en espera.

Filtre las soluciones que descubra por los siguientes criterios:

• ¿Esta solución resolverá mi problema?
• ¿Qué tan exitosa es esta solución?
• ¿Es innovador o simplemente más de lo mismo?

Paso cuatro: Invite solo a las empresas con las soluciones más interesantes para un pitch, presentación o diálogo. Haga preguntas y bríndeles la oportunidad de hacer preguntas. No olvide dar comentarios honestos a las empresas que han presentado una solución que le interesa menos. Agradézcales por tomarse el tiempo para participar.

Filtre las soluciones en consecuencia; de acuerdo con estos criterios adicionales:

• ¿Cuál es el costo aproximado estimado para la implementación completa?
• ¿Qué se puede probar durante un experimento?
• ¿Cuál es el precio del experimento (aunque limitado a un presupuesto, por ejemplo, 30k - podrían hacerlo por menos)?
• ¿Es el equipo capaz y motivado?

Si solo desea una consulta de mercado estricta, deténgase en el Paso 4 y redacte su recomendación para el consejo de administración.

Paso cinco: Invite solo a las empresas con las mejores soluciones a participar en la licitación mediante la presentación de una oferta. Bríndeles una amplia retroalimentación sobre su discurso o presentación. Esto asegura que solo recibirá ofertas interesantes.

Paso seis: Otorgue la licitación a los experimentos más innovadores e interesantes. No se deje persuadir de simplemente experimentar con la oferta que tiene más probabilidades de éxito. Recuerde que desea conocer nuevas posibilidades en lugar de simplemente tener otra prueba de un producto conocido. No olvide dar retroalimentación honesta a las empresas que han presentado una solución en la que está menos interesado. Nuevamente, agradézcales por tomarse el tiempo para participar.

Paso siete: haz el experimento. Recuerde que está trabajando con un presupuesto limitado. Solo prueba lo que es realmente importante y evita perder tiempo y dinero en trucos. Pruebe la solución con los usuarios finales, ya que sus comentarios son lo que realmente importa al final. Concéntrese en el MVP y las lecciones que está aprendiendo.

Paso ocho: Redacta una recomendación para el consejo de administración y, si tienes una buena solución de trabajo en MVP, solicita el presupuesto necesario. Si tu experimento tiene éxito, atrévete a dar el siguiente paso. Haga su caso comercial para persuadir a su gerencia. Ahora tiene muchos más argumentos con los que convencer.

Si el experimento falla, reinicie el proceso. Habrá aprendido del procedimiento de selección y experimentación y ahora podrá tomar decisiones más sabias y completas. El primer intento no es un fracaso, sino un paso más hacia la solución adecuada. Recuerde que ha logrado evitar un proyecto fallido. Trate siempre de comprender qué es exactamente lo que hizo que el enfoque fallara: ¿La solución simplemente no encaja? ¿No captó todos los aspectos del problema? ¿El equipo no cumplió?

En última instancia, la prueba del budín está en comer. Usted y la empresa que elija probarán los supuestos más importantes con un presupuesto limitado.

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(Crédito de la imagen: Unsplash)