Miki Stricker-Talbot, intraemprendedora y funcionaria pública de la ciudad de Edmonton, Canadá, no es fanática del término "gestión del cambio". "Hace que parezca un proceso predecible y lineal", dijo.
“Para mí, el cambio es mucho más que sistemas o máquinas: es más como cultivar un jardín o permitir que prospere un bosque. El cambio se trata de la sintonía, el reconocimiento y la co-creación con y dentro de un ecosistema ".
Crear, dar forma y entregar el cambio no es una pregunta fácil, y crear un ecosistema donde el cambio pueda prosperar es el corazón del discípulo de la gestión del cambio. Como tal, los modelos teóricos de gestión del cambio no están ahí para ser adoptados a ciegas, sino para ser adaptados, moldeados o incluso ignorados.
Aquí, Apolitical describe qué significa la gestión del cambio y cómo se ven algunos de esos modelos, antes de continuar para aprender más sobre cómo los servidores públicos están aplicando el proceso en la práctica.
¿Qué es la gestión del cambio?
El departamento de finanzas de Irlanda del Norte lo expresa muy bien. A veces trabajar con el cambio significa lidiar con las fluctuaciones. Otras veces, puede significar liderar la carga.
La gestión del cambio puede ser reactiva, anticipatoria o proactiva: puede responder al cambio, tratar de verlo desde lejos o manejarlo usted mismo.
El cambio puede ser transformador: pensar en una nueva forma en que algo funciona, establecer nuevas estructuras. O puede ser incremental, haciendo mejoras a lo que ya existe.
Abe Greenspoon, agente libre del gobierno canadiense, y la experta en innovación gubernamental Thea Snow se refieren a esta distinción como cambios de Tipo A (ajustes superficiales) y cambios de Tipo B (reformas profundas y sostenidas).
Y funciona a nivel personal: algunas de las personas que conocerá en este microcurso son los impulsores del cambio. Otros están pensando en cómo responder a eso.
El gobierno estatal de Australia Occidental escribe que el cambio podría ser emergente, apareciendo de la nada, o planeado, como resultado de una estrategia deliberada.
Existen numerosos modelos y teorías sobre la gestión del cambio. Pero el artículo australiano también nos advierte que ningún enfoque único se adapta a todos los cambios planificados: un modelo no siempre se adaptará a su problema o contexto.
¿Cómo se vería el cambio como modelo?
Existen muchos modelos diferentes de gestión de cambios. Aquí, Apolitical describe cuatro diferentes, pero no es una lista exhaustiva.
Los ocho pasos de John Kotter
John Kotter es profesor de liderazgo en la Harvard Business School y es conocido por sus " ocho pasos " para liderar el cambio. A menudo se consideran un modelo clave de gestión del cambio, al que Greenspoon y Snow hacen referencia como "el trabajo más influyente en este campo".
Sus pasos son:
- Cree un sentido de urgencia: la presión del tiempo puede unir a las personas rápidamente
- Forme una coalición de personas que lo guíen: Kotter llama a esto el "centro neurálgico" del proceso de cambio. Recomienda reunir a las personas, cruzar diferentes jerarquías dentro de la organización.
- Forme una visión estratégica: esto debe ser fácil para que otros lo entiendan y luego lo promuevan en su nombre
- Alistar un "ejército voluntario" - creando la sensación de que uno "debe" contribuir en lugar de uno "tiene que" participar
- Elimine las barreras al progreso: esto podría incluir una presión para alcanzar números o complacencia
- Genere ganancias a corto plazo: estas deben ser inequívocas y adaptables para que otros puedan copiarlas
- Mantenga su enfoque: revise la urgencia del primer paso para asegurarse de que el cambio continúe siendo impulsado a través de la organización
- Genere cambios: haciendo que el proceso se adhiera e injertando nuevos procesos en los viejos, eliminando la madera muerta
Si quieres saber más, puedes leer sobre sus pasos aquí .
El pensamiento de Kotter tiene sus críticos. Greenspoon y Snow sitúan su trabajo como "parte del mundo de la transformación de arriba hacia abajo gestionada con gráficos y cuadros de mandos de Gantt", y observan que este tipo de cambio lleva años.
El tiempo necesario para la transformación es algo vital a tener en cuenta al elegir un modelo para adaptar o seguir. Greenspoon y Snow advierten, de los ocho pasos, que "para cuando estas transformaciones se completen, la" nueva forma "probablemente será la" vieja forma "y volveremos al punto de partida".
Ágil
Agile es un marco de gestión de proyectos que prioriza iteraciones cortas y entregables de tareas. Comenzando como una herramienta de desarrollo de software, algunos servidores públicos también están aplicando la técnica para cambiar los programas de gestión.
Los cortos plazos de dos semanas involucrados en el trabajo ágil permiten espacio para la experimentación y el fracaso. "Si estás haciendo un sprint de dos semanas, lo máximo que puedes hacer es fallar en algo en dos semanas", dijo Colin McIntosh, un entrenador ágil de Inland Revenue New Zealand cuando habló con Apolitical . "Eso es un fracaso rápido, en realidad está aprendiendo, no está fallando o es un problema".
Estos sprints de dos semanas están marcados por standups diarios (reuniones de equipo). Pero a pesar de la jerga, el manifiesto ágil da prioridad a las personas sobre los procesos: las conversaciones cara a cara y las reflexiones regulares son el corazón del trabajo ágil.
Fundamentalmente, Agile está diseñado para ser adaptable. "No tenga miedo de hacer algo diferente, y si no funciona, no tenga miedo de cambiarlo", continuó McIntosh.
ADKAR
Creado por el empresario y autor Jeff Hiatt , ADKAR es un acrónimo que representa los cinco hitos que cree que se requieren para realizar el cambio: Conciencia, Deseo, Conocimiento, Habilidad y Refuerzo.
Los hitos deben lograrse en orden y este proceso a veces se conoce como una "cascada", que describe el flujo de progreso en cascada a medida que se logra el cambio.
Entonces, una cascada podría tener lugar así:
Conciencia de la necesidad de cambio: un resultado de la comunicación temprana del cambio
Deseo de participar y participar en el cambio de los participantes
Conocimiento sobre cómo cambiar, proveniente de la capacitación.
Capacidad para realizar el cambio e implementar ciertas prácticas.
Refuerzo mediante la adopción de medidas y corrección de rumbo, asegurándose de que el cambio se mantenga
Apoyarse
Desarrollado originalmente en el sector privado para acelerar los procesos de fabricación, Lean se ha aplicado más recientemente al gobierno. El método Lean se compone de un conjunto de principios establecidos para eliminar la mayor cantidad de desperdicio posible creando eficiencias en los procesos existentes.
Timothy Francis, gerente de proyectos en Veterans Affairs Canada, escribió para Apolitical enfatizando que "el objetivo de Lean no es la gente, es el desperdicio en los procesos, más específicamente, defectos y variaciones que causan abrumadores y retrasos, e inhiben la creación de valor".
Central to Lean es un marco llamado "Plan-Do-Check-Act", conceptualizado por el ingeniero estadounidense Dr. W. Edwards Deming, que incluye ocho pasos:
- Aclarar el problema
- Describir las condiciones actuales.
- Establecer objetivos de mejora
- Determinar la causa raíz
- Desarrollar contramedidas
- Promulgar contramedidas
- Medir y evaluar resultados
- Estandarizar, sostener y compartir el éxito.
Los pasos están diseñados para superponerse entre sí y trabajar constantemente en un círculo a medida que los empleados mejoran continuamente sus prácticas.
¿Necesito elegir un modelo?
No, pero vale la pena considerarlas y, a veces, adaptarlas.
Más adelante en este campo de entrenamiento, conocerá a Brian Elms, un antiguo servidor público de los EE. UU. Y fundador del programa de gestión de cambios "Peak Academy" de Denver. Adaptó el método Lean y el modelo A3, utilizado por Toyota en su fabricación, y agregó su propio giro, para crear el programa que lanzó en toda la ciudad.
También vale la pena decir que a veces ninguna metodología funciona mejor. También conocerá al equipo detrás del Acuerdo Wigan, un acuerdo informal entre un consejo del Reino Unido y sus residentes, diseñado para ayudarlos a trabajar juntos para crear un mejor lugar para vivir. En lugar de utilizar una metodología de gestión del cambio, utilizaron un enfoque más instintivo.
(Crédito de la imagen: Unsplash)
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