La implementación de Healthcare.gov, la plataforma para inscribir a los ciudadanos estadounidenses en los planes de atención médica bajo la Ley de Asistencia Asequible del país, fue una de las fallas tecnológicas de más alto perfil de la década. Estados Unidos puso a un hombre en la luna: ¿por qué sus funcionarios no pudieron descubrir cómo construir un sitio web? No es ciencia espacial, después de todo.

Sin embargo, el proyecto fallido es parte de un patrón. La tecnología ha revolucionado la forma en que vivimos y trabajamos, y los proyectos tecnológicos a gran escala están dominando el sector privado. Pero la transición digital a los servicios gubernamentales avanza a un ritmo mucho más lento que en el sector privado, aunque hay un número creciente de éxitos notables.

Pero los servidores públicos están continuamente probando nuevas formas de trabajo y " Agile ", un marco para el desarrollo de software y la gestión de productos que se originó en el sector tecnológico, está ganando terreno.

Agile es un método centrado en el usuario que reduce el riesgo al permitir que los funcionarios públicos realicen mejoras incrementales para reducir el desperdicio y descubran lo que no funciona para que los proyectos se puedan desechar sin incurrir en grandes pérdidas.

En este explicador, describiremos de dónde proviene Agile, por qué Agile ayuda a "eliminar el riesgo" de proyectos gubernamentales, cómo comenzar a usar Agile y por qué requiere un cambio de cultura.

No persigas cascadas: aléjate de lo tradicional

Agile es un marco para el desarrollo de software y la gestión de proyectos que prioriza iteraciones cortas y entregables de tareas que se completan de manera interactiva con usuarios finales y desarrolladores de proyectos.

La metodología Agile fue ideada por primera vez en 2001 por un grupo de 17 programadores que estaban frustrados con los enfoques tradicionales para el desarrollo de software. El Manifiesto Ágil para el Desarrollo de Software Ágil surgió como su solución.

Los autores del manifiesto se inspiraron en el Sistema de producción de Toyota (TPS). Similar a la fabricación de automóviles, el desarrollo de software es un proceso complicado que requiere el trabajo de múltiples equipos compuestos por personas con diferentes especialidades, que trabajan en una variedad de líneas de tiempo.

El Manifiesto Ágil equilibra estas diferencias haciendo hincapié en cuatro valores clave: "colaboración con el cliente", "respuesta al cambio", "software de trabajo" e "individuos e interacciones".

El Manifiesto Ágil también establece 12 "principios rectores". Estos resaltan la importancia de trabajar en escalas de tiempo cortas con atención continua a los detalles y formar equipos motivados, ansiosos de trabajar juntos y autoorganizados.

Aunque el Manifiesto Ágil fue creado con el desarrollo del software en mente, los principios centrales eran deliberadamente ambiguos para que se pudiera aplicar a cualquier tipo de gestión de proyectos.

¿Por qué el gobierno necesita Agile?

Colin McIntosh, un entrenador ágil de Inland Revenue New Zealand, dijo que los métodos tradicionales de entrega de productos no funcionan para el gobierno.

Dijo que hay menos incentivos políticos para arriesgarse con soluciones innovadoras en el gobierno porque los servidores públicos están probando proyectos con dinero de los contribuyentes, dijo: los fracasos pueden atraer la atención no deseada que proyecta una imagen de inestabilidad gubernamental.

Y los métodos tradicionales de adquisición, donde los contratos generalmente cubren todo, desde la entrega hasta el rendimiento del sistema, limitan la flexibilidad.

Eso significa que un proyecto puede entregarse a tiempo pero no necesariamente puede ser exitoso.

Por el contrario, los cortos plazos involucrados en el trabajo ágil permiten mucho espacio para la experimentación y el fracaso y Agile fomenta la colaboración y la retroalimentación continua.

“Si estás haciendo un sprint de dos semanas, lo máximo que puedes hacer es fallar en algo en dos semanas. Eso es un fracaso rápido, en realidad está aprendiendo, no está fallando o es un problema ”, dijo McIntosh. "No tenga miedo de hacer algo diferente, y si no funciona, no tenga miedo de cambiarlo".

Trabajar con los usuarios finales durante todo el proceso de diseño ayuda a los servidores públicos a crear servicios que se adapten mejor a las personas que los utilizarán.

McIntosh sugiere traer a los usuarios finales a bordo al comienzo del proyecto. Hacer que los usuarios prueben los programas mientras los desarrolladores trabajan en ellos los ayudará a realizar ajustes y agregar funcionalidades basadas en comentarios. Esto ayudará a facilitar una transición más suave una vez que el proyecto se ponga en marcha.

El gobierno debe responder rápidamente a los problemas y trabajar junto con diferentes departamentos y los usuarios finales de un producto acelera la toma de decisiones y la resolución de problemas.

Donde empezar

No existe un modelo único para usar un enfoque ágil, pero tener el conocimiento de lo que se requiere para un resultado exitoso, y el equipo que puede ayudarlo a lograrlo es el mejor lugar para comenzar.

Estas son tres formas potenciales de acercarse a Agile:

Scrum: una de las formas más utilizadas de Agile, este es un enfoque altamente estructurado. El método scrum tiene iteraciones cortas, que se conocen como "sprints", donde las tareas enfocadas generalmente se completan en intervalos de dos semanas.

Kanban : este método se basa en una herramienta llamada "tablero Kanban", que proporciona visualizaciones, organización y seguimiento de cada elemento de un proyecto.

Los métodos Kanban no tienen un punto de inicio o detención distinto y no tienen plazos determinados para completar cada tarea dentro de un proyecto.

Lean : este enfoque se centra en obtener comentarios de los clientes rápidamente. Lean prueba continuamente productos para impulsar mejoras frecuentes.

Desarrollar una relación armoniosa con los contratistas, los usuarios finales y dentro del equipo de Agile es la clave para ejecutar Agile con éxito.

Estudio de caso: cómo la ciudad de Logan, Australia, utilizó Agile para crear una base de datos

Los proyectos de infraestructura a menudo son ruidosos y perjudiciales para los residentes.

En la ciudad de Logan, Australia, cuando los ciudadanos llamaron a los funcionarios públicos para preguntar sobre las reparaciones de infraestructura, sus preguntas quedaron sin respuesta principalmente, hasta que el Ayuntamiento utilizó Agile trabajando para desarrollar un depósito central de datos para obtener información sobre los proyectos de obras civiles que se están llevando a cabo.

El Ayuntamiento utilizó un método scrum para recopilar e identificar rápidamente diferentes fuentes de metadatos de una variedad de departamentos para crear un centro de datos central. Luego ensambló el repositorio para ayudar a los representantes de servicio al cliente a identificar el progreso en los proyectos de infraestructura y transmitir la duración del trabajo a los ciudadanos.

El Ayuntamiento trabajó en la primera fase durante seis meses con siete equipos diferentes que incluyen: agua, alcantarillado, infraestructura de agua, parques y servicio al cliente para facilitar el proyecto.

Ricardo Martello, Gerente de Futuros de la Ciudad en el Ayuntamiento de Logan, dijo que el consejo está incorporando a Agile trabajando internamente, y lo usa como un modo para experimentar con la búsqueda de soluciones paso a paso.

“No queremos invertir mucho tiempo y recursos en algo que no estamos seguros de que tenga éxito, por lo que [Agile] es una excelente manera de identificar [eso] razonablemente rápido, sin comprometer un gran nivel de recursos y tiempo para cualquier actividad que no podamos prever el resultado de ", dijo.

"Muchos de los desafíos son complejos y no podemos abordarlos con ningún equipo, por lo que tenemos que conectar las diferentes partes".

Choque cultural

Los gobiernos se rigen por reglas y requisitos de procedimiento estrictos y Agile requiere que diferentes agencias, desarrolladores y usuarios finales trabajen juntos durante todo el proceso, lo que puede ser un desafío.

No todos están dispuestos a cambiar a formas de trabajo más ágiles.

En 2015, cuando Transport for London (TFL), la agencia de transporte de la capital británica, decidió cambiar el enfoque tradicional en cascada para que Agile modernizara sus sistemas digitales, el gerente de TI de TFL, Alistair Montgomery, se mostró escéptico .

Después de completar con éxito un sprint de dos semanas desde el método scrum, Montgomery fue conquistado por el rápido progreso y el estilo de trabajo de igual a igual.

"[Agile] comienza a cambiar la forma en que trabajan las organizaciones, y eso es lo que estoy viendo en el gobierno", dijo McIntosh.

Cambiar la cultura para alentar una forma ágil de trabajar comienza centrándose en los ciudadanos que utilizarán los proyectos que se desarrollan. Considerar las necesidades de los ciudadanos y trabajar en estrecha colaboración para recopilar comentarios no solo aumenta la transparencia sino que producirá programas más exitosos, dijo.

Incluso la falla tecnológica de alto perfil del desastroso despliegue de Healthcare.gov, podría haberse evitado si los contratistas y las agencias tuvieran mejores modos de comunicación.

En un entorno de políticas de alta presión, adoptar una cultura que utilice el ágil como marco flexible para la gestión de proyectos ayudará a los gobiernos a ser más innovadores y priorizará a los ciudadanos. - Amelia Axelsen

(Crédito de la imagen: Unsplash)