Dirigimos el primer laboratorio de innovación virtual en Oriente Medio

Este artículo está escrito por Ibrahim A. Elbadawi, fundador y CEO de 01Gov

Durante la última semana de abril, en 01Gov , una startup digital con sede en Dubai para permitir la innovación gubernamental, ejecutamos nuestro Laboratorio Virtual de Innovación Gubernamental, el primero de su tipo en los Emiratos Árabes Unidos (EAU) y la región. El laboratorio fue patrocinado por el Director de Innovación del Ministerio de Energía e Industria y los participantes fueron representantes de varias entidades del gobierno federal y local en los EAU. El laboratorio tuvo tanto éxito que apareció en la Agencia de Noticias de los EAU.

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Un Virtual Government Innovation Lab es un espacio digital en el que los funcionarios gubernamentales pueden colaborar de forma remota para experimentar con nuevas ideas y probar nuevas soluciones para crear un mayor valor público. En nuestro laboratorio, persiguen su agenda de innovación organizacional utilizando una amplia gama de prácticas y herramientas digitales que les permiten trabajar completamente en línea sin la necesidad de interacción en persona.

Como puede imaginar, lanzamos este laboratorio virtual como parte de nuestros esfuerzos para permitir que los gobiernos respondan y se adapten a la nueva realidad de la pandemia de Covid-19. El momento de este laboratorio fue afortunado teniendo en cuenta que el gobierno de los EAU ya comenzó a mirar más allá de contener la crisis para diseñar el futuro del gobierno en el mundo posterior al Coronavirus.

Teniendo en cuenta que este laboratorio virtual fue el primero para el gobierno de los EAU, y considerando que muchas agencias gubernamentales de todo el mundo podrían estar considerando ejecutar laboratorios virtuales similares, pensamos que podrían beneficiarse de nuestra experiencia.

Aquí hay siete conclusiones clave de nuestra experiencia de laboratorio virtual:

1. Comience con por qué: antes de apresurarse por las tentativas herramientas digitales de trabajo remoto, es imprescindible tener una respuesta clara a esta pregunta: ¿por qué desea ejecutar este laboratorio virtual? En nuestro caso, el grupo quería explorar y encontrar respuestas a las siguientes preguntas clave:

• ¿En qué medida es posible y fácil trasladar el proceso de innovación de los laboratorios y salas de reuniones al espacio virtual?
• ¿Cómo es esta experiencia virtual diferente de la física?
• ¿Cuáles son las herramientas apropiadas para permitir esta experiencia de innovación virtual?
• ¿Y qué lecciones podemos aprender de esta experiencia que nos permitan sostenerla como una práctica normal en el mundo posterior a la Corona?

Además, sería útil acercarse a su laboratorio virtual con una mentalidad abierta y un afán de aprender y explorar una nueva forma de perseguir la misma agenda de innovación .

2. Aplique un proceso de diseño ágil : si este es su primer laboratorio de innovación totalmente virtual, es mejor evitar la tentación de buscar un plan de entrega perfecto y detallado antes de iniciar el laboratorio. En nuestro caso, desarrollamos rápidamente una nota conceptual y produjimos un diseño de alto nivel para el proceso de entrega del laboratorio antes de discutirlo con la Directora de Innovación del Ministerio de Energía e Industria, la Sra. Hala Al Marri.

No vemos el laboratorio de innovación virtual solo como una versión digital de la física. Más bien, es un mecanismo diferente para permitir que la organización practique la misma agenda de innovación mientras trabaja remotamente a través de Internet.

Este plan inicialmente no ofrecía detalles como la agenda exacta de las sesiones de laboratorio. Aprobamos mutuamente el diseño inicial y acordamos comenzar a convertir este plan en una agenda detallada, una sesión a la vez. Aquí, aprovechamos el hecho de que hemos diseñado el laboratorio para que constara de tres sesiones durante cinco días, lo que nos dio un espacio para reflexionar sobre la experiencia de cada sesión al finalizar los detalles de la siguiente.

Si lo hubiera, le recomendamos que consulte la política de trabajo remoto de su organización, en nuestro caso utilizamos nuestra propia guía (en árabe) que publicamos unas semanas antes.

La cobertura de Virtual Innovation Lab en el sitio web de la Agencia de Noticias de EAU

3. Siga un enfoque colaborativo abierto: si bien puede ser muy tentador para los ninjas innovadores de su equipo trabajar por su cuenta y diseñar y lanzar rápidamente este laboratorio, no recomendamos este enfoque individual.

En cambio, aplicamos un enfoque colaborativo abierto en el que involucramos al cliente en el proceso desde los primeros pasos. Y si le preocupa la demora que puede resultar de este enfoque, puede involucrar a sus innovadores típicos y primeros usuarios desde el lado del cliente o el círculo fuera de su equipo de innovación inmediato. En nuestro caso, nos acercamos al Ministerio de Energía e Industria porque tenemos una excelente historia juntos, y ya han experimentado nuestro producto insignia, "The Innovation Studio" muchas veces en el pasado.

4. No solo "digitalice" su laboratorio de innovación física: no vemos el laboratorio de innovación virtual como una versión digital del físico. Más bien, es un mecanismo diferente para permitir que la organización practique la misma agenda de innovación mientras trabaja de forma remota a través de Internet. Por ejemplo, la versión física generalmente se limita a aquellos que pueden llegar físicamente a la sala, mientras que la versión virtual le ofrece la oportunidad de involucrar a participantes de todo el mundo. Tales diferencias en los parámetros de diseño pueden tener un impacto significativo en el producto final.

Por lo tanto, es mejor "comenzar con por qué" y luego crear una experiencia de "diseño virtual" en lugar de apuntar a crear un gemelo digital del físico actual.

Mire un fragmento de nuestro laboratorio en este video de Instagram :

5. Diseñe para humanos: un parámetro de diseño clave en el laboratorio virtual es que los participantes trabajan remotamente desde la comodidad de sus hogares y bajo diferentes circunstancias. Esto puede dar lugar a algunos encuentros interesantes. En nuestro caso, tuvimos quince participantes y facilitadores que se registraron en el laboratorio desde diez ciudades, desde Sydney, Australia, donde estoy fuera de El Cairo, Egipto.

Descubrimos que no todos los participantes tenían el mismo nivel de habilidades digitales , y no todos se sentían cómodos encendiendo la cámara durante las sesiones como se puede ver en la imagen de arriba. Factores como estos pueden moldear en gran medida la dinámica del grupo y el nivel de contribución de cada participante.

Para asegurarnos de que nuestro laboratorio estuviera realmente diseñado para humanos, aplicamos una colección de técnicas que incluyen, por ejemplo, llegar a los participantes antes de las sesiones a través de una encuesta previa al laboratorio, dividiendo el laboratorio en una serie de sesiones cortas cuatro horas cada uno) y asignar intencionalmente tiempo y espacio para permitir que los participantes progresen a través de la curva de aprendizaje. Además, uno de nuestros facilitadores tenía un trabajo: Virtual Space Concierge, cuyo trabajo era ayudar a los participantes a enfrentar cualquier desafío técnico o no técnico y asegurarse de que disfrutaran del laboratorio mientras contribuían lo mejor posible.

6. Elija las herramientas digitales apropiadas: no hace falta decir que una parte esencial del enfoque de "diseño virtual" es elegir las herramientas digitales apropiadas para permitir a los participantes comunicarse y realizar una variedad de actividades de innovación, como la ideación y la lluvia de ideas, la investigación y benchmarking y pitcheo. Este paso puede ser abrumador y confuso debido a la cantidad ilimitada de herramientas disponibles en Internet. En nuestro caso, decidimos primero comenzar con las herramientas a las que nuestros participantes ya están acostumbrados: su zona de confort. Entonces, hicimos de Zoom nuestra sede de laboratorio. Y a partir de ahí, seguimos agregando más herramientas a nuestra caja de herramientas, que abarcaba desde Miro a Slack y Google Drive, entre otras herramientas.

Los gobiernos no pueden darse el lujo de sentirse abrumados por la tragedia y los impactos multifacéticos de la pandemia de Covid-19

No es necesario elegir las herramientas más elegantes, más bien, recomendamos elegir las "apropiadas", las herramientas que le permiten alcanzar sus objetivos de laboratorio y pueden ser las más adecuadas para sus participantes.

7. Registre la experiencia: desde el inicio del laboratorio, creamos un Google Doc compartido y lo convertimos en nuestro diario de laboratorio en el que todos los participantes y facilitadores podían anotar sus pensamientos y reflexiones en tiempo real. Además, asignamos la última parte de cada sesión para tener una discusión y reflexión grupal y capturar la experiencia grupal: lo que funcionó en esta sesión, lo que no funcionó, etc.

Esta actividad resultó ser muy útil para empoderar a los participantes a dar forma a cómo se desarrolló la agenda del laboratorio e intercambiar sus experiencias con el grupo. Como resultado, esta práctica de reflexión y diario hizo que todo el espacio del laboratorio fuera más acogedor e inclusivo.

Además, el documento de la revista resultante resultó ser muy valioso, no solo para nosotros para mejorar las próximas rondas de este laboratorio virtual, sino también para otros que planean lanzar sus propios laboratorios similares. Por lo tanto, nos complace compartirlo abiertamente con usted (en árabe).

Si bien considero que las siete lecciones anteriores son esenciales para el éxito de nuestro laboratorio virtual de innovación del gobierno, mi mayor conclusión personal de esta experiencia es que los gobiernos no pueden darse el lujo de sentirse abrumados por la tragedia y los impactos multifacéticos de la pandemia de Covid-19. Es crucial que los líderes gubernamentales colaboren con la sociedad para aprender de la crisis a medida que se desarrolla y diseñar conjuntamente el futuro que todos queremos. - Ibrahim A. Elbadawi

(Crédito de la imagen: Unsplash)