Cosas que debe saber: escribir en el gobierno

Esta publicación está escrita por Suzanna; Gerente de Priorización; Gobierno de Nueva Gales del Sur, Australia.

• El problema: llegar a un producto escrito adecuado de forma más eficaz.
• Por qué es importante: Para ser influyentes, los documentos deben ser oportunos, claros, accesibles y específicos.
• La solución: practique, lea mucho, planifique sus documentos y colóquelos en la página; fallará más rápido y ahorrará tiempo al reescribirlos.

Hay muchos tipos de escritura y cada uno es una habilidad diferente. Periodismo, ficción, academia y gobierno: todos estos campos tienen diferentes estilos, requisitos y convenciones. En el gobierno, su objetivo es ser veraz, claro, relevante, apolítico y oportuno. En Australia, mantenemos nuestros consejos "francos y valientes". Esto no significa que los ministros deban seguir siempre nuestros consejos, sino que deben estar bien informados para tomar sus decisiones .

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Conozca su campo

Siempre verifique si su organización tiene plantillas y guías de estilo. Si es así, este es su punto de partida. Hay algunas partes de los escritos gubernamentales que dependen del estilo del momento o de las preferencias de los políticos actuales. Algunas personas prefieren leer los antecedentes y los fundamentos que conducen a las recomendaciones, como una historia. Otros prefieren leer primero las recomendaciones y dejar todos los antecedentes como apéndice. Además, algunas organizaciones tienen preferencias entre párrafos y puntos, imágenes y tablas, o títulos de temas frente a títulos descriptivos. Ninguno de estos es correcto o incorrecto, pero es útil saber qué prefiere su audiencia y una plantilla generalmente le brindará eso (hasta cierto punto).

Conoce tu propósito

Siempre debes saber por qué estás escribiendo algo. Puede parecer obvio, pero es fácil ponerse en piloto automático y dejar de pensar en estas cosas. Piense en su audiencia y en 1) lo que quieren saber, 2) lo que necesitan saber. Luego asegúrese de que la información esté disponible. (Digo “disponible” porque conviene tenerlo a mano si se puede obtener la información, pero no siempre todo llega al documento final).

Intente aprender de los cambios que vea que se realizan. Solicite comentarios. Pida ver la versión final que llegó al ministro. No tengas miedo de empezar de nuevo.

Un consejo que me encanta es conocer a las personas donde están. Se aplica a todo tipo de comunicación y construcción de relaciones, incluido el asesoramiento escrito. En el gobierno, no siempre se conoce bien a su audiencia, especialmente si escribe a altos ejecutivos o ministros. Es mejor asumir que no saben tanto como usted sobre un tema en particular. Suelen tener un conocimiento muy amplio y estratégico, pero no conocen los detalles tan bien como tú, que lo has estado viviendo el día a día. Existe un equilibrio entre mostrar dónde encaja su información en el panorama general y brindar el nivel adecuado de detalle para ayudar a los tomadores de decisiones.

Cuando su audiencia sea más amplia, como el público en general o grupos de ciudadanos clave, considere requisitos de accesibilidad de amplio alcance, como lenguaje sencillo, presentación visual de la información, traducciones, accesibilidad del color, etc.

Conoce tu contenido

**Una plantilla puede ayudarte o no con el siguiente paso: * conocer tu contenido. * Las secciones comunes en un resumen o informe pueden incluir:

• Resumen ejecutivo
• Recomendaciones
• Antecedentes/contexto
• Análisis de opciones
• Oportunidades o resultados esperados
• Riesgos y mitigaciones
• Impacto financiero
• Impactos sobre las partes interesadas o los ciudadanos (por ejemplo, grupos con necesidades especiales)
• Opiniones de las partes interesadas (por ejemplo, organismos máximos, encuestas comunitarias, otras agencias gubernamentales)
• Alineación con la estrategia/dirección del gobierno
• Interdependencias
• Comparación con otras jurisdicciones

Con información compleja, a menudo está bien hacer un resumen en el documento principal y mantener los detalles en un apéndice. Por ejemplo, podría tener una tabla de análisis de opciones, como la siguiente, donde un apéndice detalla la definición de cada criterio y los valores para cada opción. Al final de este artículo, le proporciono una plantilla descargable que incluye una variedad de tablas que puede incluir en un resumen o usar para análisis.

| Criterio | Opción A (no hacer nada) | Opción B (recomendada) | Opción C (alternativa) | Opción D (alternativa) | | --------------------------- | ---------------------- | ----------------------- | ----------------------- | ----------------------- | | Resultado 1 | 🞮 | ✔ | 🞮 | ✔ | | Resultado 2 | 🞮 | ✔ | ✔ | ✔ | | Resultado 3 | 🞮 | Θ | Θ | 🞮 | | Costo de capital | $ | $$$ | $$ | $$ | | Costo continuo (recurrente) | $$ | $$ | $ | $$ | | Riesgo 1 | ✔ | ✔ | Θ | ✔ | | Riesgo 2 | 🞮 | ✔ | ✔ | ✔ |

🞮 Impacto negativo en el objetivo, Θ Impacto medio o desconocido en el objetivo, **✔ * Contribución positiva al objetivo, * ** **$ **Bajo costo, **$$ **Costo medio, **$$$ ** Alto costo

Cuando sepa qué secciones necesita incluir, intente escribir rápidamente algunas oraciones para cada sección para construir un esqueleto para su documento. El esqueleto suele ser un buen escenario para solicitar comentarios y ver si estás en el camino correcto con el contenido planificado. El esqueleto te ayudará a construir el resto del documento. Es mucho más fácil construir a partir de algo que quedarse mirando una página en blanco. Y no edite sobre la marcha . Escribir y editar son tareas separadas. Si intentas que tu primer borrador suene perfecto, perderás el impulso de escribir.

Sepa que no se trata de usted

Finalmente, sepa que este documento no se trata de usted ni de sus esfuerzos . Tus palabras cambiarán. Su investigación será incluida en apéndices o incluso excluida. Tus secciones se reestructurarán. ¡Así es la vida! No es un reflejo de ti como persona. Intente aprender de los cambios que vea que se realizan. Solicite comentarios. Pida ver la versión final que llegó al ministro. No tengas miedo de empezar de nuevo si estás en el camino equivocado. Sepa que todo el trabajo en profundidad que realizó no fue en vano, incluso si no aparece en el documento final (y a menudo no lo hará). Necesitabas hacer el trabajo para llegar a la pieza final.

La siguiente plantilla descargable presenta tablas de ejemplo que podría incluir en sus documentos, incluido un resumen de las opiniones de las partes interesadas, un resumen de riesgos, un resumen de roles y responsabilidades, un análisis de opciones y un resumen de impacto.

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(Crédito de la imagen: Pexels )