Con menos reuniones en persona, los servidores públicos tienen que adaptarse. En vista de esto, nuestra nueva Guía para reuniones remotas ofrece herramientas y consejos fáciles de digerir para ayudarlo a potenciar sus reuniones virtuales.

Hemos reunido algunos de nuestros mejores consejos, técnicas y consejos después de años de involucrar a nuestros servidores públicos en línea y realizar reuniones remotas con nuestros socios y colegas.

En esta guía encontrarás:

  • Quince formas de planificar y llevar a cabo una reunión remota exitosa

  • Consejos para convertirse en un moderador superestrella

  • Una lista de verificación de antes, durante y después para ayudar a mantener la mente enfocada

CÓMO REALIZAR UNA REUNIÓN REMOTA EFICAZ

La pandemia de Covid-19 ha requerido nuevas formas de trabajar. Si bien las reuniones remotas y un menor contacto cara a cara pueden ser la nueva normalidad en el futuro previsible, los eventos virtuales también pueden mejorar nuestra vida laboral más allá de la época del virus. Esta guía resume 17 formas no solo de planificar y organizar eventos virtuales memorables y exitosos, sino también de aprovechar sus ventajas: los eventos virtuales pueden ser más democráticos, inclusivos y asequibles que las reuniones en persona. Hemos recopilado estos consejos tras años de involucrar a nuestros miembros en línea, así como de contribuciones de nuestra red.

1) ¿CUÁL ES EL PUNTO?

¿Qué le permitirá a usted o a otros hacer esta reunión que no podían hacer antes? ¿Vale la pena la energía? Si no, deséchelo o rediseñelo, ya que hace perder el tiempo a la gente.

Debes decidir el objetivo de la reunión que estás organizando. ¿Es para la toma de decisiones? ¿Construcción de confianza? ¿El intercambio de información? ¿Influyendo?

Incluso puede pensar en integrar grupos de trabajo en su reunión asignando a grupos más pequeños su propio enlace de reunión. Pueden utilizar un documento de Google compartido como pizarra virtual que se puede utilizar para compartir ideas con el grupo más amplio.

2) MAXIMIZA EL ANTES

Un evento es mucho más que el evento en sí: es el compromiso con las oportunidades que surgen antes, durante y después. Esto significa que la planificación, sus comunicaciones y sus habilidades organizativas dejan una fuerte impresión y pueden impactar positiva o negativamente el evento incluso antes de presionar ir a su reunión en línea.

Susan McPherson, directora ejecutiva y fundadora de McPherson Strategies, sugiere que “los eventos más exitosos hacen posible que los asistentes se conecten antes del comienzo real. Cualquier oportunidad para que el anfitrión cree comunidades antes mejorará la experiencia para todos”.

3) ZEN DOMINA TUS HERRAMIENTAS Y TECNOLOGÍA

Utilice buena tecnología y sepa cómo utilizarla. Usamos Zoom. Existe una versión gratuita con las herramientas básicas, pero recomendamos obtener la versión paga con todas las funciones si es posible. Zoom tiene números de teléfono internacionales si no es posible acceder a través del enlace web. Otro software incluye: Google Hangouts, Microsoft Teams, WebEx, BlueJeans).

4) COMPARTE EL DOLOR DE LA ZONA HORARIA

Si trabaja con colegas o socios que están al otro lado del mundo, reconozca que de vez en cuando una reunión tendrá que tener lugar a una hora insociable y trabaje para que sea justa. Si su colega australiano tiene que atender una llamada a las 10 p.m. una semana, la reunión debe realizarse a una hora que le convenga la semana siguiente. Este es un buen creador de karma.

5) LIMITAR LAS 'NO PRESENTACIONES'

Una agenda clara y convincente que señale la participación de la audiencia y grandes oradores puede ayudar a limitar las inasistencias. Esto no significa necesariamente conseguir grandes nombres, sólo aquellos relevantes. Enviar invitaciones de calendario con anticipación con una agenda adjunta y un recordatorio por correo electrónico con toda la información relevante, las actualizaciones y el software que utilizará ayudará a garantizar que la casa esté llena.

6) UTILIZA UN ESPACIO TRANQUILO

Elija un espacio tranquilo y bien iluminado y obtendrá puntos de bonificación por excelentes fondos visuales. Asegúrate de que los fondos envíen el mensaje correcto y prueba tu sonido con anticipación.

7) AGENDA NINJA

Escriba una agenda detallada con un modelo lógico claro que se conecte con sus objetivos y ayude a lograr la aceptación del presentador. Asegúrese de que la agenda esté diseñada para introvertidos (que necesitan tiempo para pensar) y extrovertidos (a quienes les encanta contribuir pero pueden desplazar a los demás). Hacer preguntas en el cuadro de chat ayuda. Lo más importante es establecer sus expectativas para todos en términos de tiempo y hacer que la gente las cumpla. Tenga cuidado de no programar demasiado ni tener demasiados temas. Da espacio para respirar, reflexionar y ser espontáneo. Nunca nadie se molestó por una gran reunión o evento que terminó antes de tiempo.

"Diseñe su agenda para introvertidos, que necesitan tiempo para pensar, y extrovertidos, a quienes les encanta contribuir".

8) PREPARA A TUS ORADORES PARA CANTAR (NO LITERALMENTE)

Ésta suele ser la parte más difícil. Los presentadores pueden agregar información valiosa a su reunión, pero especialmente cuando esté en línea, ayúdelos a hacer que lo que digan importe y a hacerlo de manera efectiva y eficiente. Haga todo lo que pueda para preparar a los participantes y oradores para el éxito.

Haga presentaciones memorables: el moderador presentará a los presentadores. Antes de la reunión, pida a las personas que compartan algo sobre ellos mismos que no sea obvio en su biografía y que impulse su trabajo o pensamiento.

Recomendamos encarecidamente realizar un ensayo general antes de la llamada para comprobar la tecnología y el sonido. Una sesión informativa a la antigua usanza puede hacer maravillas para garantizar que haya un entendimiento común y construir una mejor base para que la reunión funcione.

9) NO ESTIRARLO, PERO ESTIRARLO

Lo ideal es que los eventos online no duren más de 60 minutos. Si debe ser más largo, nunca haga que las personas se sienten por más de 90 minutos para asegurar la concentración. Si puede, intente realizar algunos descansos para estirarse o caminar, donde todos los participantes puedan tener dos minutos para tomar un poco de agua o una taza de té, o sacárselo al estilo Taylor Swift. Sabemos que suena cursi pero la gente, aunque no lo haga, lo aprecia mucho.

10) ESTÉ PREPARADO PARA LOS SNAFUS TECNOLOGICOS

Si alguna vez grabaste videos con tu abuela, estarás acostumbrado a fallas de red, problemas de wifi y problemas de sonido no tan esporádicos, y debes estar preparado para los mismos problemas al trasladar tus reuniones o eventos a remoto. Mantén la calma, todo el mundo lo espera. Debe tener un anfitrión (alguien que sea el gran maestro de la tecnología) y un moderador independiente para su reunión. Siempre tenemos un plan de respaldo y usamos el humor cuando las cosas se resuelven por sí solas.

11) LA MODERACIÓN ES CLAVE

Necesita un moderador de reuniones excelente, seguro y emocionalmente inteligente (nos gusta llamarlos DJ) que también tenga suficiente conocimiento del tema y actores clave para unir las piezas del rompecabezas con gracia. Deben establecer las reglas de la reunión desde el principio (como cómo llamar la atención del moderador), para garantizar que la reunión se desarrolle sin problemas y que todos estén incluidos.

Empiece siempre a tiempo (cree esa cultura). A nadie le gustan las reuniones que se alargan y esto ayuda a avanzar en las partes necesarias de la agenda (incluidas la interacción y las preguntas de la audiencia).

12) PONTE INTERACTIVO

Si se hacen correctamente, las reuniones en línea brindan excelentes oportunidades para una mayor inclusión (y tal vez incluso eliminar algunos de los prejuicios conscientes e inconscientes), ya que el moderador es más consciente de quién habla y quién no.

Para reuniones grandes basadas en debates, al menos haga que todos saluden al principio y luego se despidan rápidamente al final si el ancho de banda es un problema (y a menudo puede serlo). Esto crea un mejor compromiso entre los participantes y les permite sentirse más conectados entre sí. Los presentadores activos deben tener el vídeo encendido mientras hablan.

"El chat hace que la reunión sea más democrática y anima a aquellos que piensan que no deberían 'tomar tiempo' a participar".

Sea interactivo utilizando las opciones de encuesta que ofrece su herramienta de conferencia para sondear a los participantes al inicio, a la mitad y al final de la reunión. Utilice el cuadro de chat para recopilar y reiterar preguntas, y anime a los participantes a dejar sus conclusiones de una palabra o frase después de cada orador. El chat box hace que tu reunión sea más democrática, animando a aquellos que piensan que no deberían 'quitar tiempo' en la reunión a colaborar. Lo mejor de una reunión virtual es que todos están alrededor de la misma mesa y no hay nadie sentado en la última fila. Esté atento a quién NO le parece interesante.

13) EXCELENTES VISUALES

El 90% de la información transmitida al cerebro es visual y el 40% de las personas responden mejor a las imágenes que al texto. Anime o apoye a sus presentadores para que compartan excelentes imágenes cuando sean relevantes, como una infografía, sin demasiado texto y fotografías o gráficos potentes.

Revise los elementos visuales antes de usarlos y deséchelos si no son excelentes (o ayúdelos a hacerlos excelentes). También recomendamos que usted (no ellos) comparta la pantalla de las imágenes para evitar muchos posibles contratiempos.

14) ESPONTANEIDAD PLANIFICADA

No importa qué tan bien planifique su agenda, suceden cosas y no le beneficia a usted ni a sus participantes aferrarse a un cronograma que ya no tiene sentido. No tenga miedo de cambiar las cosas o eliminar secciones para las que no tiene el tiempo adecuado o que la discusión ha hecho menos relevantes. Abarrotar todo en tiempo insuficiente hace que toda la reunión sea menos efectiva y los participantes apreciarán que usted aproveche al máximo su tiempo.

15) BIEN (Y VIVO)-NOTADO

Haga que alguien tome notas en un documento de Google junto con la reunión, lo que servirá como un registro en vivo de las decisiones y/o preguntas pendientes para su seguimiento posterior. También puede tener la agenda de reuniones anteriores en el documento, lo que contribuye a un mayor sentido de responsabilidad.

Esto también se aplica a la lluvia de ideas. Todos pueden unirse a un Google Doc anónimo y llenar la hoja con ideas. Esto también permite que los miembros jóvenes o introvertidos contribuyan mejor a la discusión. Comparte las notas con todos y registra los siguientes pasos.

"La tecnología saldrá mal, así que mantén la calma, ten apoyo y ríete un poco (o mucho)".

16) SEGUIMIENTO LAS 24 HORAS

Comparta notas ordenadas (con decisiones y/o preguntas pendientes) y cualquier recurso dentro de las 24 horas. No olvides agradecer a los presentadores. Invite a los participantes a recibir comentarios para ver si puede mejorar la próxima vez. Con Zoom, también es posible grabar reuniones y guardar la transcripción del chat. También puedes compartirlo con aquellos que no pudieron unirse. Asegúrese siempre de que los presentadores estén de acuerdo con que se grabe el evento.

17) NIVELES (APROPIADOS) DE HUMOR Y AYUDA DIVERTIDA

Puede que lleve algún tiempo adaptarse a la nueva normalidad del trabajo remoto y las videoconferencias. Mientras tanto, intenta aliviar el dolor de todos y hazlo lo más fácil posible.

Incluya actividades para romper el hielo, hágala personal y ríase. Haga que todos traigan su taza de café favorita, una bebida para adultos, busquen un fondo original o compartan una historia: liberémonos de la configuración tradicional de reuniones o eventos.

Una vez incluso tuvimos gente disfrazada. Otras veces, la gente ha grabado vídeos desde lugares interesantes (primeras líneas, por ejemplo).

"Un documento de Google anónimo permite a los miembros jóvenes o introvertidos contribuir mejor a la discusión".

### 17 PASOS DE UN VISTAZO

  1. ¿Cuál es el punto de?
  2. Maximizar el antes
  3. Zen domina tus herramientas y tecnología
  4. Compartir el dolor de la zona horaria
  5. Limitar las "ausencias"
  6. Usa un espacio tranquilo
  7. agenda ninja
  8. Prepara tus parlantes para cantar
  9. No lo estires, pero estíralo.
  10. Esté preparado para problemas tecnológicos
  11. La moderación es clave
  12. Sea interactivo
  13. Grandes imágenes se mantienen
  14. Espontaneidad planificada
  15. Bien (y en vivo)-anotó
  16. Seguimiento las 24 horas
  17. Los niveles (apropiados) de humor y diversión ayudan

CÓMO CONVERTIRSE EN UN GRAN MODERADOR DE REUNIONES VIRTUAL

Conozca a su audiencia

Conozca a sus participantes principales y lo que quieren obtener de la reunión. Para los presentadores, debe utilizar llamadas informativas previas para establecer su estilo de hablar, su nivel de energía y si se sienten cómodos pensando o respondiendo preguntas en el momento.

Ponte al mando de la logística

Si la persona que modera la reunión puede gestionar la logística es decisivo. Debe tener una buena agenda, comprender quién habla, cuándo y, lo que es más importante, durante cuánto tiempo habla. Controle su software: ¿puede silenciar a los participantes? ¿Pueden los oradores compartir sus pantallas? ¿Tiene un plan de respaldo?

Sea lo más inclusivo posible

Las reuniones virtuales están bien organizadas para poner la inclusión en primer plano. Tómese el tiempo para ver quién no participa adecuadamente y quién domina. Anime a las personas a expresar sus opiniones y preguntas en el cuadro de chat y resaltar sus contribuciones específicamente. Si es posible, los moderadores deben priorizar responder primero una pregunta de una mujer, ya que se ha demostrado que puede aumentar la participación femenina en las sesiones de preguntas y respuestas.

Avanza con energía

Da una buena primera impresión y abre con mucha energía, aunque parezca difícil hacerlo virtualmente. Salude a las personas y anímelas a presentarse. Si la energía de los participantes disminuye, anímelos a hacer un descanso para estirarse.

LISTA DE VERIFICACIÓN DE REUNIONES VIRTUAL

ANTES DE LA REUNION

❏ Identificar el propósito y establecer metas.

❏ ¿Qué sentimiento quieres provocar?

❏ Escriba una agenda con un modelo lógico claro.

❏ Consulta al técnico y haz un ensayo.

❏ Enviar una invitación y un recordatorio por correo electrónico

❏ Sea claro sobre lo que los participantes deben preparar

DURANTE LA REUNIÓN

❏ Presente a sus ponentes con un detalle personal interesante.

❏ Establezca expectativas claras sobre los tiempos y sea firme

❏ Familiarícese con el cuadro de chat

❏ Tomar notas en un documento de Google compartido

❏ Utilice el humor para afrontar los problemas tecnológicos

DESPUÉS DE LA REUNION

❏ Seguimiento dentro de las 24 horas

❏ Solicite comentarios de los participantes

❏ Responder preguntas pendientes

❏ Controlar las acciones de seguimiento