El arte de escribir un buen memorándum

Esta publicación está escrita por Ulrik BU Roehl , becario de doctorado en el Centro de Organización, Gestión y Administración (COMA), Departamento de Sociedad y Política de la Universidad de Aalborg en Dinamarca.

• El problema : ¿Cómo se les indica a los tomadores de decisiones las decisiones en memorandos breves sin perder de vista el profesionalismo y la objetividad?

• Por qué es importante : en las burocracias, tales memorandos pueden significar la diferencia entre decisiones equilibradas e inteligentes y decisiones desequilibradas y mal pensadas.

• La solución : equilibrar conscientemente ser objetivo con ser guía, convirtiendo así la redacción de memorandos de decisión en un arte.

Todos los días, los servidores públicos de todo el mundo escriben millones de memorandos, notas y resúmenes formales. En lo que me concentraré aquí es en la categoría específica de memorandos que recomiendan una decisión o curso de acción a un servidor público superior o representante electo. Tal escritura es realmente la actividad básica de la administración pública ejecutiva, cubriendo una amplia gama de temas, desde casos específicos pasando por cuestiones tácticas hasta iniciativas políticas.

Esos diversos temas comparten un rasgo: las decisiones sugeridas siempre tienen pros y contras que, en sociedades democráticas e ilustradas, idealmente deben entregarse a los tomadores de decisiones de manera equilibrada y concisa. Una búsqueda rápida en Google abre la puerta a muchas plantillas para notas, incluida esta útil en Apolítico .

Sin embargo, lo realmente difícil es cómo equilibrar ser objetivo (arrojar luz sobre todos los pros y los contras principales, incluidas las posibles alternativas) con ser una guía (señalar una decisión o un curso de acción específicos y sugeridos). ¡Eso es realmente lo que hace que escribir memorandos de decisión sea un arte !

Teniendo en cuenta las diferencias entre las tradiciones administrativas de todo el mundo, así como entre las áreas de política, cinco elementos son clave para los memorandos de decisión equilibrados:

1. Sé leal: no subestimes ni sobreestimes al lector, quien, dado que estás sirviendo en una organización burocrática, es muy probablemente el superior a tu superior a tu superior a tu... ya sabes. Espere que el lector sea más inteligente de lo que cree, pero recuerde que usted y sus colegas probablemente sean expertos en relación con el lector: evite la jerga, la terminología técnica u otros conocimientos internos que dificulten la tarea del lector.

2. Sea objetivo: Usted (o su jefe inmediato o una parte interesada fuerte o un medio de comunicación influyente) puede tener una preferencia natural por una determinada decisión. Pero su tarea es ser objetivo, holístico y riguroso. Haga una lista de las principales ventajas y desventajas y diferencie claramente entre los hechos y sus evaluaciones y estimaciones. Cuando las evaluaciones y estimaciones estén asociadas con límites claros en el alcance, indíquelo.

3. Sea claro: ser objetivo y mencionar tanto los pros como los contras no significa que no pueda ser claro. Indique en un lenguaje sencillo cuál es la decisión recomendada o el curso de acción. Y a pesar de ser un arte, recuerda que no estás escribiendo una historia criminal: coloca la recomendación justo después de una breve introducción y luego indica los próximos pasos necesarios.

4. Sea breve: espere que su lector tenga un tiempo limitado para leer el memorándum. Puede pensar que es injusto, pero considere si desea que se lea el memorándum o prefiere agregar esas páginas adicionales que detallan todo. No existe una longitud perfecta (que yo sepa, las tradiciones germánicas y de Asia oriental, por ejemplo, permiten una longitud mayor que, por ejemplo, la anglosajona o la escandinava). Pero coloque el conocimiento necesario y detallado en un apéndice y dése a sí mismo (o a un colega) la tarea de reducir la longitud del memorándum en al menos un tercio después de que inicialmente pensó que estaba terminado.

5. Sea ilustrativo: puede haber algunos puntos específicos que sea necesario comprender para comprender completamente la recomendación: considere usar una tabla o figura simple para subrayar los elementos importantes. De manera similar, pero solo si es adecuado para el tema; no tengas miedo de usar un dicho popular que vaya al meollo del tema. Finalmente, utilice los títulos de las secciones y dedique tiempo a la redacción utilizando una voz activa en lugar de pasiva.

Observar esos elementos no lo llevará hasta el final, pero le brindará una muy buena base para su viaje hacia el dominio del arte de escribir un buen memorándum.

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(Crédito de la imagen: Unsplash)