Este artículo está escrito por la Dra. Virginia García Beaudoux, Consultora de Comunicaciones de ONU Mujeres, PNUD, IDEA Internacional, NIMD y otras agencias de cooperación internacional. Profesor de la Universidad de Buenos Aires, investigador y autor.

  • El problema: al preparar una propuesta, nos centramos en nuestros intereses y, a menudo, nos olvidamos de tener en cuenta los intereses de aquellos a quienes se dirige la propuesta.
  • Por qué es importante: La eficacia de una presentación depende tanto de comunicar precisamente lo que queremos como de tener en cuenta los intereses de las personas a las que queremos convencer.
  • La solución: siete ingredientes y dos recomendaciones, que se tratan en este artículo.

En comunicación, menos es más. La precisión y la brevedad son dos reglas de oro. Pero hay una tercera regla, a menudo ignorada, y tan importante, que en mi opinión debería ser la primera: aprender a descentrarse, entender que lo que es importante para uno, no necesariamente lo es para los demás. Precisamente ahí es donde reside uno de los principales obstáculos para una comunicación eficaz . Permítanme compartir con ustedes siete ingredientes y dos recomendaciones para abordar los obstáculos de comunicación más importantes que debemos identificar y superar al preparar un discurso.

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Ingrediente #1. Investiga los intereses de las personas con las que vas a contactar. ¿Por qué obtienen reconocimiento? ¿Contra quién compiten? ¿Cuál es su presupuesto? ¿Como hacen dinero? ¿Cuáles son sus principales responsabilidades? ¿Cuáles son sus preocupaciones? ¿Cuáles son sus urgencias? ¿Ante quién son responsables?

Ingrediente #2. Ten claro qué vas a pedir exactamente: ¿un ascenso? ¿Para participar en una reunión? ¿Para hacer una presentación en un foro? ¿Para liderar un proyecto ? ¿Ser parte de un equipo? ¿Cambiar un procedimiento?

Los siguientes tres ingredientes consisten en plantearse tres preguntas estrechamente relacionadas.

Ingrediente #3. ¿Por qué esa persona me apoyaría a mí o a una propuesta mía?

Ingrediente #4. ¿Qué “costo” sería para esa persona apoyarme a mí o a mi propuesta? Por ejemplo: ¿les costaría tiempo, dinero, un costo político, o el costo de pedir un favor, o no apoyar a alguien más para que me apoye? Grande o pequeño, casi siempre hay un costo.

Ingrediente #5. Pregúntate con la mayor honestidad: si yo fuera esa persona, ¿lo haría? ¿Me mantendría yo mismo? Si la respuesta es no, debes corregir tu rumbo. Si la respuesta es sí, estás en el camino correcto y ahora estás en condiciones de preparar tu discurso. Es momento de añadir los dos últimos ingredientes.

Ingrediente #6. Pregúntate: ¿qué problema le soluciona mi propuesta a esta persona? ¿Qué ganaría esta persona/equipo/área con mi propuesta?

Ingrediente #7. Finalmente, hazte una última pregunta: ¿cómo mi propuesta agrega valor a algo que es importante para esta persona/equipo/área?

Recuerda que la regla general de un buen discurso es poder explicar en muy pocas palabras.

En base a estos dos últimos ingredientes podrás estructurar lo que vas a decir. Es fundamental que tengas muy claro cuál es la ventaja comparativa o valor agregado de tu idea o propuesta.

Por último, pero no menos importante, dos recomendaciones

Recomendación #1. No te preguntes: “¿Qué quiero que piensen de mí ?” En su lugar, pregúntese: "¿Qué quiero que sepan sobre mí y lo que soy capaz de hacer?"

Recomendación #2. Asegúrate de ofrecer una propuesta breve, concisa y específica.

Bonus track: tres errores a evitar

Error #1. Incluyendo demasiada información. Encuentre un mensaje clave y manténgase enfocado en él. Define tu idea central, comunica solo un mensaje, no tres. No incluyas todo lo que sabes sobre un tema, los detalles son aburridos. Pruebe este ejercicio: imagine su mensaje como el titular de un periódico y resuma su idea en una sola oración. Discuta los detalles más tarde, después de haber dicho lo que quiere decir.

Error #2. No tener un final. Evite decir cosas como “Y ya está”. Sepa siempre cómo comenzará y cómo le gustaría terminar su discurso.

Error #3. No hagas la presentación por ti mismo. Generalmente tenemos información detallada y conocimiento del tema o idea de nuestra presentación, pero el oyente puede no tenerlo. Es importante proporcionar algo de contexto, muy brevemente, para garantizar que la audiencia pueda comprender lo que vamos a comunicar.

Finalmente, tres conclusiones

Conclusión número #1. Una fórmula que puede ayudarte a organizar tus ideas a la hora de empezar a preparar tu pitch es escribir en una frase QUÉ te gustaría comunicar, a QUIÉN te gustaría comunicárselo y POR QUÉ.

Conclusión número #2. Cada vez que presente una propuesta, revise su propia comunicación y pregúntese si lo que pretendía comunicar coincide con lo que realmente comunicó y lo que debería haber comunicado.

Conclusión número 3. Una última conclusión clave: recuerde siempre que la regla general de un buen discurso es poder explicar en muy pocas palabras y de forma sencilla: “ Por qué lo que es bueno para mí también es bueno para ti”. "

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(Crédito de la imagen: Unsplash)