Este artículo está escrito por el Dr. Adam Parr, de la Smith School for Enterprise & the Environment de la Universidad de Oxford, inversor de capital de riesgo y ex alumno de Fórmula Uno.
- El problema: el correo electrónico es el canal dominante de comunicación .
- Por qué es importante: La buena comunicación es difícil con el correo electrónico y siempre está activo.
- La solución: las nuevas reglas para enviar y manejar correos electrónicos evitan los obstáculos para el trabajo y el equilibrio entre la vida personal y laboral.
Todos dependemos del correo electrónico para realizar nuestro trabajo y, a menudo, pasamos horas, incluso días, redactando la misiva perfecta.
Y, sin embargo, pocos de nosotros hemos experimentado un correo electrónico mortal en el buen sentido. En cambio, nos sorprende constantemente la capacidad de nuestros colegas para equivocarse: tomos interminables que nadie leerá, dirigirse a las personas equivocadas, señalar virtudes, usar el tono equivocado, no revisar, presionar enviar demasiado pronto. Si somos honestos con nosotros mismos, hemos hecho lo mismo.
Los malos correos electrónicos tienen efectos muy graves hasta el punto de que pueden destruir relaciones laborales y hundir una idea decente. Entonces, aquí hay algunas sugerencias para una lista de verificación de etiqueta electrónica que quizás quieras editar, agregar y pegar en tu muro.
Momento
Lo más importante del correo electrónico (como los chistes) es el tiempo. Cuándo leer, cuándo ignorar, cuándo responder.
Una buena idea es no leer los correos electrónicos a primera hora del día, porque entonces el día lo marca lo que aparece. Y a menudo se arruina si uno de esos correos electrónicos es particularmente irritante. Si recibe muchos correos electrónicos, es muy probable que la mayoría de los días comiencen con frustración y desvío.
En su lugar, considere trabajar hasta 30 minutos antes del almuerzo y luego dedicar esa media hora a clasificar su bandeja de entrada. Tómese un descanso para almorzar y luego responda. En el peor de los casos, alguien que le escribió ayer después de que usted salió de la oficina tuvo que esperar menos de un día para recibir una respuesta. Si fuera realmente urgente podrían haber descolgado el teléfono.
Entonces están previstas las respuestas: esta tarde o en una fecha futura. Si está fijando una fecha en el futuro, es muy cortés informarle al escritor que lo hará y, por supuesto, cumplirá su palabra.
La bandeja de entrada del profesor está tremendamente ocupada
Sin embargo, no seas como "el profesor" (no como el ladrón de bancos) y responde a todos los correos electrónicos exactamente un mes después de su llegada, para demostrar quién está más ocupado de los dos. Ni siquiera sé cómo funciona esto, a menos que el profesor lea su bandeja de entrada con un mes de retraso. Lo que seguramente requiere más esfuerzo que hacerlo de la forma habitual.
Escribe, prueba, aborda... Pausa
Solemos poner las direcciones primero y luego escribir. Esto crea un riesgo real de error en muchos frentes.
Intente adquirir el hábito de escribir y luego revisar y luego...
¡DETENER!
La pausa
¿De verdad crees que este correo electrónico es la mejor manera de comunicar lo que necesitas?
Todos conocemos la regla de que nada importante, sorprendente, matizado o perturbador debe hacerse por correo electrónico. ¡Pero es tan tentador!
¿Qué tal una “llamada telefónica” rápida (inserte aquí las comillas del Dr. Evil de Austin Powers) o una reunión cara a cara ( a través de Zoom si es necesario)?
Después de la pausa: las direcciones
No seamos crócratas de “Responder a todos”, no mantengamos a todos informados, no seamos grandes comunicadores o simplemente estemos interesados en mostrarles a todos que estamos ocupados.
Los australianos tienen un gran dicho: "Lo tocas, lo posees". Entonces, se le copia en un correo electrónico con un PowerPoint de 159 páginas y ahora es responsable de cada nota a pie de página de 8 puntos en esa plataforma. ¡Es una forma salvaje de compartir la responsabilidad!
¿Qué tal si simplemente escribes a las personas que realmente necesitan saber o tomar medidas en tu correo electrónico? Ya deberías saber quiénes son (y ellos también lo saben) porque ya has hablado de ello en una reunión.
Ciego
Nunca utilice BCC excepto en una lista de correo confidencial. Copiar a las personas que necesitan estar en copia; o reenvíales el correo electrónico enviado si no deseas que todos lo vean, por una buena razón. BCC se parece demasiado a hablar de personas a sus espaldas en el patio de la escuela.
Cadenas
No te quedes atado a una cadena de correo electrónico. Existen riesgos reales porque nunca se sabe lo que hay en lo profundo de la cadena de correo electrónico, como un iceberg, esperando hundir su barco con la melodía de "My Heart Will Go On". Podría lograr precisamente eso, si alguien hace algunos intercambios escribiera: "Este tipo es un dolor de cabeza, ¿alguien puede responderle?". O detalles de una licitación competitiva.
Inicie un nuevo correo electrónico y Celine Dion nunca lo descubrirá.
Una pregunta
Si está haciendo una pregunta, intente limitarla a una por correo electrónico, especialmente si se trata de alguien a quien no puede molestar con varios correos electrónicos.
Si necesita hacer más de una pregunta, numérelas en párrafos separados. Incluso puedes pedirle a la otra persona que responda en la fila para no perderse ninguna.
Fuera de la oficina
Hoy en día, cada vez más personas trabajan de forma flexible. La lógica es que las personas pueden trabajar de diferentes maneras y eso es algo que acuerdan con sus empleadores. No tiene nada que ver con nadie más.
Entonces, me pregunto en voz alta y con cautela si es hora de abandonar el pie de página que dice: "Trabajo el lunes de 15.00 a 17.00, el miércoles de 09.00 a 10.30 y el jueves de 14.00 a 16.00". Si puedo hacer mi trabajo de manera efectiva y responder a los correos electrónicos en un tiempo razonable, entonces no es asunto de nadie las horas que trabajo. Cuando alguien me escribe no necesita ver mi contrato de trabajo, necesita una respuesta profesional en un plazo adecuado.
Este es un problema genuino para mí, ya que realizo trabajo académico tres días a la semana y reservo los martes y jueves para negocios. Pero no puedo poner eso en un mensaje de fuera de la oficina porque siempre hago las cosas del negocio más rápido de lo que nadie puede esperar razonablemente de mí.
Algunos pueden objetar, pero seguramente ahora la cuestión es cómo trabajamos, no cuándo. Quizás todos podamos estar de acuerdo sobre el temido “Oye, estoy caminando por los Andes con acceso limitado al correo electrónico. Es posible que me demore en responderle”. ¿Qué tal si simplemente ponen "fuera de la oficina" con una fecha, ya que presumiblemente es más o menos lo mismo, a menos que trabajen para el departamento de Garantía de Calidad de Patagonia?
No negocies contra ti mismo
La mayoría de lo anterior trata sobre procesos básicos de correo electrónico. Pero terminemos con una más sólida: una vez que hayas enviado un correo electrónico expresando tu postura sobre algo, no envíes otro hasta recibir respuesta. De lo contrario, sólo estarás negociando en tu contra.
Ser paciente. Y recuerde que lo que es sumamente importante para usted puede no estar entre los 10 temas principales para la persona a la que le escribe.
Conclusiones
Podría continuar, pero en lugar de eso, ¿qué tal si me envías algunas de tus reglas favoritas (junto con cualquier comentario que puedas tener sobre ellas) y haré una versión revisada incorporándolas en unas semanas?
¡Feliz envío de correos electrónicos!
“El Profesor”
¿Cuáles son tus principales consejos para el correo electrónico? Háganos saber enviándonos un correo electrónico , ¡pero tenga en cuenta las reglas de Adán!
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(Crédito de la imagen: Unsplash)
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