Resolviendo problemas que importan

Este artículo está escrito por Anthony McGinness, director de diseño de políticas, y Marcel Jacobs , líder de diseño, de Mentally Friendly, un estudio de diseño e innovación con sede en Australia.

Una nota sobre COVID-19 y el bienestar de individuos y equipos :
Al escribir este artículo, es importante reconocer la crisis actual de COVID-19 y su impacto generalizado en el bienestar de las personas y los equipos. No abordaremos esto directamente en este artículo, pero aquí, en Mentally Friendly, hemos estado pensando mucho sobre cómo necesitamos rediseñar nuestras organizaciones, equipos y servicios para el nuevo mundo en el que nos encontramos. Hemos estado compartiendo nuestro pensamiento y ejecutar una serie de conferencias rodantes diseñadas para ayudarnos a mirar hacia afuera desde nuestras organizaciones y desafiar nuestro pensamiento. Puede obtener más información a través de este enlace .

El viaje emocional de la resolución de problemas.

Todos queremos resolver los problemas que importan. Nos sentimos conectados con las decisiones que tomamos, las políticas y servicios que estamos diseñando, y el impacto que tienen en las personas.

Esto es ciertamente cierto para nosotros en Mentally Friendly. Somos una agencia australiana de diseño e innovación que se asocia con organizaciones para generar confianza e impulso juntos. Esto incluye trabajar con el gobierno para diseñar y lanzar nuevos productos, servicios y políticas que brinden resultados de bienestar. Las reflexiones en este artículo se basan en nuestra experiencia trabajando con equipos de diseño e innovación dentro del gobierno, y un amplio espectro de formuladores de políticas, reguladores y personal de prestación de servicios que resuelven problemas complejos, críticos y urgentes en áreas como salud, salud mental , educación, bienestar financiero y servicios comunitarios.

Cuando estamos trabajando en este tipo de problemas importantes que a todos nos importan, se convierte en un proceso emocional. El "garabato de diseño" es una forma común de visualizar el viaje emocional a medida que los equipos progresan desde altos niveles de incertidumbre hasta claridad y concentración.

Pero esta es la explicación del libro de texto de cómo se siente el "diseño". A pesar de la espiral, se representa e interpreta como un proceso bastante lineal en el que pasamos de la incertidumbre a la claridad y el enfoque. Sin embargo, no transmite lo que se siente estar dentro del proceso de diseño e innovación. En la vida real, en realidad se siente más como una montaña rusa con una serie de altibajos. Esto puede generar tensión adicional en cualquier equipo que intente realizar un trabajo importante juntos.

Es la naturaleza humana juzgar el progreso por cómo nos sentimos, en lugar de por el progreso real. Y debido a estos altibajos, a menudo nos sentimos incómodos, y esto puede llevarnos a mantener una visión distorsionada del progreso. Estamos gobernados por la emoción (línea negra) en lugar de la evidencia de dónde estamos (línea rosa).

El crédito es para el empresario estadounidense Scott Belsky, quien nos presentó a este pensamiento y representación.

Nuestra experiencia emocional de progreso, aunque es completamente natural, puede llevar a conclusiones equivocadas y generar inercia (bajas) y complacencia (altas).

Algunos de estos altibajos comunes que experimentamos incluyen:

Falsa certeza baja: cuando su plan no produjo el resultado que pensó que produciría, por lo que siente que se equivocó. Pero la realidad es que resolver lo que no funciona puede ser tan importante como encontrar las formas en que lo hace.

Parálisis de análisis baja: donde los equipos han investigado mucho, pero están paralizados por dónde comenzar, lo que a veces provoca el deseo de encargar aún más investigación. Para superar esto, necesitamos encontrar incluso la forma más pequeña posible de comenzar y avanzar.

Lo clavamos: alto cuando funciona exactamente como lo pretendimos, lo cual es genial, pero puede llevar a una sensación abrumadora de que eres un genio y que has resuelto el problema. Es importante mantenerse firme y centrarse en el próximo paso para continuar creando confianza en los objetivos más amplios del proyecto.

My Boss Finalmente lo consigue: alto cuando alguien de influencia está de acuerdo contigo. Sin embargo, esto no significa que tengas razón. Es importante saber la diferencia entre ser excelente para vender su idea y ser realmente buena. Esto viene a través de la creación de evidencia, la realización de experimentos creíbles y la obtención de información clara y precisa de la investigación.

Entonces, ¿cómo podemos nosotros como individuos, equipos y líderes ayudar a navegar este tipo de altibajos y mantener una mejor sensación de progreso basada en la evidencia?

Hemos descubierto que nuestro aliado más poderoso es crear conciencia del equipo sobre el proceso emocional y sus altibajos. Al dar a estos altibajos un nombre que todos entienden, creamos efectivamente un lenguaje compartido en torno a este viaje. Esto significa que podemos reconocer estos momentos por lo que son y apoyar a las personas a través de ellos. También ayuda a evitar las trampas de la inercia o la complacencia, y finalmente genera impulso a través de la incertidumbre.

La apariencia de estos altibajos para cada organización, equipo e individuo será diferente, pero seguramente nos afectarán emocionalmente sin importar la situación. Por lo tanto, debemos establecer prácticas para introducir este nuevo lenguaje y comprensión compartidos en métodos que nos permitan navegar mejor ese viaje. Aquí hay algunas prácticas que nos han funcionado en Mentally Friendly.

Marco del equipo

Es esencial que los equipos tengan formas claras y predecibles de relacionarse con asesores y tomadores de decisiones.

Lo formalizamos a través de nuestra cadencia de sprint, que tiene registros quincenales y demostraciones / exhibiciones quincenales, y un marco de equipo que define quién participa en estos rituales. Este marco está diseñado para promover la colaboración, el compromiso, la claridad de roles, los puntos de escalada, los informes y el soporte. Define un "equipo central" que trabaja a tiempo completo en un proyecto, un "equipo asesor" de miembros senior del equipo que se enfocan en bloqueos y riesgos, y un "equipo de partes interesadas" de personas afectadas por el proyecto que ofrecen asesoramiento experto. Esto garantiza que las personas adecuadas participen en las conversaciones correctas durante todo el proyecto. También proporciona un foro para que los asesores y los miembros del equipo aborden regularmente los problemas a medida que surgen y brinden apoyo y dirección según sea necesario.

Puede encontrar información adicional sobre el marco de nuestro equipo en un mazo que hemos compartido públicamente.

Tarjetas de registro

Si bien está inmerso en la entrega de proyectos, puede ser difícil evaluar objetivamente dónde se encuentra y si está encaminado. Utilizamos tarjetas de registro físicas o digitales para capturar comentarios escritos de asesores clave, tomadores de decisiones y partes interesadas durante los rituales del proyecto. Visualizamos y compartimos estos comentarios con los equipos para poder actuar sobre los resultados y realizar un seguimiento del progreso y la confianza a lo largo del tiempo. Este enfoque proporciona un canal para comentarios y datos de superficie sobre sentimientos y progreso. Hemos encontrado que esta es la forma más efectiva e intencional de rastrear la salud del equipo, la confianza del proyecto y el progreso.

Recientemente compartimos la herramienta y el proceso de registro de nuestro equipo en nuestro feed de Instagram .

Retros personales

Obtener comentarios de nuestros gerentes y colegas es una de las formas más importantes de obtener diferentes perspectivas sobre el progreso y proporciona una plataforma para establecer formas de navegar nuestros altibajos. Las retros personales son una herramienta de retroalimentación basada en el equipo que está diseñada para aliviar toda la carga de los gerentes para proporcionar retroalimentación al incluir compañeros de equipo de una manera segura, positiva y energizante.

Se basa en dos ideas centrales: generar confianza al revelar información sobre usted a los demás y aprender sobre usted de los demás para ayudarlo a dar sentido a su valor único para el equipo. Como humanos tenemos un fuerte deseo de crecer, pero también un fuerte sentido de identidad. Este conflicto dificulta dar y recibir comentarios. El retro personal proporciona un marco para que las personas compartan sus comentarios de manera segura y constructiva.

Tenemos un sitio dedicado a nuestro enfoque de retros personales, que incluye un video instructivo, que puede encontrar aquí .

Una excelente manera de comenzar sería mapear el viaje emocional de su equipo a través de algunos proyectos de innovación recientes o actuales, e identificar los altibajos comunes que experimentan

Estas tres herramientas y marcos nos brindan la mejor oportunidad de mantener a los equipos enfocados en el progreso a través de medidas e hitos basados en evidencia, brindando apoyo constante a través de asesores y registros, y permitiendo el crecimiento personal a través de comentarios regulares cara a cara.

Las medidas que use o elija adoptar en el futuro serán altamente contextuales para su organización. Pero una excelente manera de comenzar sería mapear el propio viaje emocional de su equipo a través de algunos proyectos de innovación recientes o actuales e identificar los altibajos comunes que experimentan. Dé un nombre a estos altibajos, y diseñe y pruebe formas de apoyar a equipos e individuos, comprender mejor el progreso y generar impulso a través de estos momentos.

¿Cuáles son algunos altibajos típicos para su equipo? Nos encantaría saber de usted. Puede comunicarse con nosotros en anthony@mentallyfriendly.com y marcel@mentallyfriendly.com .

- Anthony McGinness y Marcel Jacobs

(Crédito de la imagen: Unsplash)