Este artículo está escrito por Yvonne Rinkart, oficial de proyectos de transformación empresarial y coordinadora de la red de gestión de proyectos del Consejo de Southwark. Fue editado por Amy Butterworth, Oficial de Proyectos en Desarrollo Organizacional; Evalyne Githinji, Líder de Políticas y Estrategias en Atención Social para Adultos; y Nick Saunders, Oficial de Proyectos en Transformación de Negocios.

¿Qué hacen los gerentes de proyecto, de todos modos? Para cualquier profesional, su trabajo puede verse muy diferente dependiendo de si se lo está explicando a un colega, a su jefe o a alguien con quien se encuentra socialmente. Mi trabajo como gerente de proyectos en transformación digital y bienestar de la fuerza laboral tiende a involucrar muchas reuniones y múltiples tareas. Pero otros pueden verlo de otra manera.

En el Reino Unido, por ejemplo, la Asociación para la Gestión de Proyectos dice que un director de proyecto debe asumir la responsabilidad de seis aspectos de un proyecto: alcance, calidad, cronograma, finanzas, recursos y riesgo . Aquí, discutiré cada uno de estos aspectos y pensaré en las habilidades interpersonales necesarias para dominarlos.

Administrar el alcance significa tener claro lo que hará y lo que no hará

El alcance describe todo lo que planea entregar a través de su proyecto. La gestión del alcance es particularmente importante para los servidores públicos , porque nuestros proyectos a menudo involucran a una amplia variedad de personas, todas con diferentes necesidades y expectativas. Esto puede llevar a un 'desplazamiento del alcance': la expansión gradual de las expectativas que los gerentes de proyecto luchan por cumplir y que a menudo tiene implicaciones en el costo , la calidad y el tiempo.

Para mantener el alcance del proyecto razonable, debe asegurarse de comprender las expectativas de todos sobre el proyecto desde el principio. Verifique con todos a medida que avanza el proyecto y asegúrese de que haya un proceso adecuado para realizar cambios en el alcance del proyecto si cambian las expectativas. Estos pasos asegurarán que tenga una comprensión clara de lo que se espera de su proyecto en todo momento.

A veces, el avance del alcance puede ser gradual y relativamente menor. Pero si es consistente y durante un período prolongado de tiempo, esto puede resultar en un cambio significativo en el proyecto o programa. Esto significa que es importante que consulte regularmente el alcance original y verifique que no haya cambiado sin que se dé cuenta.

Un proyecto de buena calidad crea productos que se ajustan a su propósito

Lo que entregue a través de su proyecto debe cumplir con las expectativas acordadas al comienzo del proyecto. Esto es particularmente importante para los servidores públicos, quienes tienen el compromiso de brindar los mejores resultados posibles para el público.

Debe planificar la calidad una vez que haya definido el alcance de su proyecto con todas las personas con las que trabaja. Esto significa acordar qué estándares debe cumplir el proyecto para que sea aceptable para sus socios. Una vez que haya acordado estos estándares, los gerentes de proyecto deben controlar la calidad revisándola regularmente junto con su equipo.

La programación lo ayuda a comprender lo que sucede cuando

Un cronograma muestra a los gerentes de proyecto cuándo planea comenzar y terminar cada actividad que conforma su proyecto. Al programar, los gerentes de proyectos a menudo buscan el tramo más largo de tareas conectadas. Estas tareas se conocen como la ruta crítica, porque cualquier cambio en el tiempo requerido para completar estas tareas afectará a todo el proyecto. A menudo, usaremos diagramas de Gantt para visualizar el progreso y verificar si hay superposición entre diferentes tareas. Esto nos da una buena comprensión del orden en el que necesitaremos completar las tareas y una idea de cuánto tiempo llevará cada tarea.

Planificación y control de las finanzas

La gestión de la financiación de proyectos implica dos actividades. Incluye la planificación antes de iniciar un proyecto, estimando los costos esperados y acordando un presupuesto. También implica controlar los costos mientras entrega su proyecto, comparando los costos acumulados con su presupuesto. Las finanzas son casi siempre un tema difícil para los servidores públicos, ya que buscamos innovar a pesar de la disminución de los fondos. En el sector público, las mejores prácticas logran los mejores resultados para el público.

Administrar sus recursos lo ayuda a saber qué necesitará cuando

La financiación de proyectos le ayudará a determinar los recursos disponibles para su proyecto. Para los gerentes de proyectos, los recursos que necesitará generalmente son personas, materiales, equipos e instalaciones (como sitios de proyectos). Al combinar su conocimiento de cronogramas y finanzas, podrá asegurarse de que los recursos correctos estén disponibles en el momento correcto.

Gestionar sus riesgos antes de que se conviertan en problemas

Los gerentes de proyecto deben analizar y administrar los riesgos a lo largo de sus proyectos. Idealmente, debe trabajar con su equipo y sus socios para comprender dónde el proyecto podría ser vulnerable al cambio. Al analizar los riesgos de esta manera, puede concentrarse en las partes de su trabajo en las que es más probable que el proyecto no salga como se esperaba y tomar medidas para prepararse. Perocentrarse demasiado en los riesgos puede impedirle ser innovador . Es importante recordar que los cambios en los proyectos pueden resultar de amenazas negativas u oportunidades positivas. Los gerentes de proyecto necesitan manejar tanto las oportunidades como los riesgos .

Ahora sobre esas habilidades de la gente...

En última instancia, la gestión de proyectos es un enfoque estructurado para la entrega de proyectos.

Tenga en cuenta que cada uno de los aspectos de la gestión de proyectos que hemos discutido requiere habilidades de personas. Gestionar el alcance y la calidad requiere una comunicación cuidadosa, inteligencia emocional y, sobre todo, escuchar. La gestión de riesgos requiere resiliencia y adaptabilidad cuando opera en entornos inciertos. Usar sus habilidades interpersonales cuando trabaje con un equipo lo ayudará a administrar mejor los cronogramas, las finanzas y los recursos.

Algunos gerentes de proyecto entregan proyectos a tiempo completo, basándose en el conocimiento que han adquirido a través de calificaciones profesionales o años de experiencia. Pero creo que hay un grupo mucho más grande de servidores públicos que pueden no tener el título de trabajo, pero que usan habilidades interpersonales para administrar proyectos día a día en su trabajo al servicio del público.

👋 ¡Puedes crear una publicación como esta! Comparta sus pensamientos con una comunidad de servidores públicos. Aprende más

(Crédito de la imagen: Unsplash)