Este artículo de opinión fue escrito por Mariel Reed , fundador y CEO de CoProcure , una startup de compras que facilita a los gobiernos trabajar con proveedores no tradicionales como startups y pequeñas empresas. Anteriormente, Mariel fue estratega de innovación en la Oficina de Innovación Cívica de la Alcaldía de San Francisco . Esta pieza también aparece en nuestro suministro de noticias del Gobierno Digital .

Los gobiernos de todo el mundo deben hacer más con menos. El aumento de los costos de los programas de salud y pensiones está reduciendo los presupuestos públicos . Simultáneamente, las expectativas ciudadanas del gobierno y la demanda de nuevos tipos de servicios están aumentando. El sector público, conocido por sus silos organizativos, su cultura de aversión al riesgo y su burocracia aplastante, enfrenta un imperativo para innovar. Los gobiernos deben crear nuevos servicios al tiempo que mejoran la calidad y la eficiencia de los existentes.

Los gobiernos tienen acceso a una palanca poderosa, a menudo infrautilizada para la innovación: la contratación pública. La adquisición es más que una simple función administrativa . Las agencias están pirateando las adquisiciones para acceder a nuevas herramientas y tecnologías de nuevos tipos de socios , como empresarios y miembros de la economía creativa. Para los gobiernos que buscan innovar, la actualización de los procesos de adquisición puede ser un multiplicador de fuerza.

Trabajé en la Oficina de Innovación Cívica de la Alcaldía de San Francisco, conectando vendedores de inicio con agencias de la ciudad a través de Startup in Residence, y ahora soy el fundador de una startup de tecnología del gobierno. Como tal, he aprendido que las adquisiciones pueden ser una de las mayores barreras para la innovación. Pero también puede ser una de las herramientas más poderosas para habilitarlo. A continuación, he esbozado tres grandes ejemplos de esto último. ¿Cuál será para tu agencia?

Al "piratear las adquisiciones", la Unidad de Defensa de la Innovación Experimental (DIUx) ha facilitado que el ejército de los EE. UU. Aproveche los inventos de alta tecnología

En la última década, las inversiones comerciales privadas en tecnología han superado el gasto gubernamental en I + D. En el pasado, las compañías innovadoras de alta tecnología habrían considerado primero al Departamento de Defensa (DoD) como un cliente objetivo. Hoy en día, estas compañías generalmente están cansadas de hacer negocios con el gobierno federal debido a los largos y prolongados procesos de adquisición burocráticos y a los términos y condiciones de contratación tradicionalmente inflexibles.

En respuesta a esta tendencia, el Secretario de Defensa de EE. UU. Ash Carter creó DIUx en 2015 para ayudar al Departamento de Defensa a encontrar nuevas formas de trabajar con el sector privado.

DIUx necesitaba ayudar al departamento a trabajar con nuevos tipos de proveedores para comprar innovación; Esto significaba descubrir cómo contratar a las empresas de una manera que imita más de cerca la velocidad y flexibilidad de las transacciones comerciales. DIUx aprovechó la autoridad de "otra transacción" (OT), un método de compra alternativo autorizado por el Congreso en la década de 1950 que permite a las agencias gubernamentales seleccionadas trabajar con empresas comerciales en prototipos sin pasar por el proceso de adquisición tradicional o el Reglamento Federal de Adquisiciones .

Aprovechando la autoridad OT, DIUx creó un mecanismo de adquisición primero en su tipo llamado Commercial Solutions Opening (CSO). A través de este mecanismo, DIUx solicita soluciones a los problemas que enfrentan los militares mediante la publicación de áreas de interés en su sitio web. Estas solicitudes describen un problema a resolver o una tecnología de interés, en lugar de especificaciones y requisitos detallados. Los proveedores con posibles soluciones envían un resumen de la solución a DIUx a través de su sitio web. Las soluciones seleccionadas reciben contratos OT para proyectos prototipo.

La OSC de DIUx ayuda a las empresas a evitar el "valle de la muerte": la brecha entre la I + D o la producción piloto y real. DIUx puede pasar del prototipo al trabajo de producción mediante la adjudicación de contratos de producción de seguimiento a empresas seleccionadas sin volver a competir en el trabajo, siempre que el OT original se haya adjudicado de forma competitiva (todos los proyectos adjudicados a través de DIUx CSO son competitivos) y que el proyecto prototipo fue exitoso.

Al pasar por los requisitos federales de adquisición para crear un mecanismo de adquisición que se mueva de un prototipo pagado a contratos posteriores, DIUx ha permitido que el Departamento de Defensa trabaje con nuevos tipos de compañías de alta tecnología, más rápido. Hasta febrero de 2018, DIUx había otorgado 61 acuerdos OT por un total de $ 145 millones , con un promedio de solo 78 días desde el contrato inicial con un socio potencial hasta un acuerdo firmado. DIUx también ha otorgado varios contratos de seguimiento, que amplían los prototipos a una mayor producción.

Startup in Residence conecta a las agencias de la ciudad con las startups y proporciona una nueva vía para la adquisición

Al igual que DIUx, la ciudad de San Francisco identificó los procesos de adquisición tradicionales como una barrera para acceder a soluciones innovadoras para los desafíos cívicos. El programa Startup in Residence (STIR) de San Francisco es un programa basado en cohortes que une a las agencias de la ciudad con nuevas empresas para desarrollar nuevas herramientas tecnológicas durante una residencia de 4 meses. El programa se originó en San Francisco en 2014; desde entonces se ha ampliado a otras 11 ciudades en todo el país.

A través de su programa STIR, la Ciudad de San Francisco dio un cambio de imagen a su proceso tradicional de solicitud de propuestas (RFP). Sin cambiar las reglas y regulaciones existentes, STIR vuelve a presentar el proceso de licitación competitiva, lo que facilita a las nuevas empresas trabajar con la Ciudad y agiliza la transición de un piloto exitoso a un contrato adquirido competitivamente. Vuelve a presentar este proceso de tres maneras.

Primero, STIR facilita el abastecimiento basado en problemas, en lugar de los requisitos. Mientras que los enfoques de adquisiciones más tradicionales tienden a prescribir una solución o un enfoque específico, STIR invita a las empresas a responder a las necesidades de la ciudad como declaraciones generales de problemas.

En segundo lugar, STIR presenta el proceso de licitación competitiva de una manera más fácil de usar. La aplicación del programa STIR, que se publica en F6S , se ve y se siente más como una aplicación para un acelerador que como un documento tradicional de solicitud de propuestas del sector público.

Finalmente, aunque la aplicación no se parece a una RFP, es una: detrás de escena, la RFP está ahí . Esto es enorme para las startups que buscan hacer negocios con el gobierno local, porque significa que después de que finalice el programa, la startup y la ciudad pueden pasar directamente a las negociaciones contractuales. Las startups Binti y Civic Chatbots ya han obtenido , a través de STIR, contratos de adquisición competitiva con la Ciudad de San Francisco.

West Hollywood, CA, utiliza contratos de banco para facilitar que el personal de la ciudad acceda al talento creativo de trabajadores independientes y pequeñas empresas locales.

En la ciudad de West Hollywood, Kate Mayerson y sus colegas del equipo de innovación identificaron las adquisiciones como un desafío para conectar al pequeño personal de tiempo completo de la ciudad con las herramientas que necesitan para ser pensadores creativos y proveedores de servicios. En particular, los departamentos estaban pidiendo más ayuda con innovación, tecnología, comunicaciones y trabajo creativo, desde diseño gráfico y videografía hasta diseño de sitios web y marketing.

La ciudad ya estaba utilizando contratos de banco, que se otorgan a múltiples empresas por el mismo tipo de servicios, para comprometerse con los contratistas en trabajos como la reparación de aceras. Pero en 2015, el equipo de innovación presentó una solicitud de calificaciones (RFQ) para un conjunto de proveedores para brindar apoyo en proyectos de innovación y comunicaciones.

De aproximadamente 60 presentaciones recibidas, la ciudad finalmente otorgó 10 contratos. Las personas y las pequeñas empresas con estos contratos pueden ganar hasta $ 25,000 cada año (el límite para compras sin la aprobación del Consejo de la Ciudad de West Hollywood), que no exceda un total de $ 75,000 por la duración de tres años del contrato, por servicios al ciudad.

La creación de contratos de banco ha hecho que sea mucho más fácil para el personal del gobierno acceder a servicios de apoyo creativo para proyectos, incluso para proyectos muy pequeños. En lugar de iniciar y navegar un nuevo proceso de adquisición, que tomaría al menos dos o cuatro semanas, el personal de la ciudad puede solicitar una respuesta a un alcance de trabajo y una tarifa por servicios específicos, seleccionar un proveedor y emitir una orden de compra, todo en solo 2 a 4 dias.

(Crédito de la imagen: Pixabay)

Mariel Reed