Este artículo de opinión fue escrito por Lukas Savickas, asesor del primer ministro de Lituania.

Desde el trabajo pionero de Henry Gantt hace un siglo, la gestión de proyectos se ha convertido en una forma bien establecida de garantizar que el trabajo se entregue a tiempo y dentro del presupuesto. Las organizaciones del sector público y los ministerios del gobierno tienen la misma necesidad de la finalización oportuna y económica del proyecto. Pero es relativamente poco común, especialmente en Europa central y oriental, que el sector gubernamental emplee prácticas de gestión de proyectos.

Esto se debe en parte a los costos asociados, pero la inversión vale la pena cuando está en juego el éxito de proyectos grandes y costosos. También hay desafíos únicos para el sector público. El ciclo político es más corto que el ciclo típico de planificación estratégica, y las tradiciones de la política reactiva también son un obstáculo para las prácticas de gestión de proyectos.

Pero a menudo se pasa por alto que también hay formas únicas en que el sector público puede beneficiarse de la gestión de proyectos. En particular, la gestión de proyectos contribuye significativamente a aumentar la rendición de cuentas y la transparencia, de gran importancia en las democracias modernas.

Durante una gran cantidad de años, los gobiernos lituanos han enfrentado dificultades para coordinar y garantizar la plena implementación de las reformas de las políticas nacionales. El sistema de planificación estratégica existente en Lituania está proporcionando una base para el control de la ejecución del plan de acción del gobierno, pero el número de trabajos entregados más tarde de lo planeado, o con mala calidad, ha sido cada vez más alto.

A menudo se pasa por alto que hay formas únicas en que el sector público puede beneficiarse de la gestión de proyectos

Las empresas, las ONG y muchas organizaciones de todo el mundo han estado utilizando prácticas de gestión de proyectos para garantizar resultados oportunos y de alta calidad durante años, exactamente lo que parecía faltar al sector público de Lituania. En 2017, decidimos comenzar a implementar prácticas de gestión de proyectos para ayudar a ejecutar reformas nacionales clave en todo el sector público.

Para comenzar e implementar el nuevo proyecto, "Implementación de prioridad nacional mediante el uso de prácticas de gestión del cambio", el gobierno ha establecido una Oficina de gestión de proyectos, con un equipo de profesionales de gestión de proyectos, que ya está aplicando normas uniformes de gestión de proyectos en las instituciones del sector público. . La oficina también está acumulando experiencia y conocimientos que luego se pueden transmitir a otras partes del gobierno.

El Primer Ministro ha formulado una cartera de 44 proyectos estratégicos prioritarios, donde los proyectos reciben propietarios y gerentes específicos, en lugar de la práctica previa de nombrar instituciones. Para monitorear estos proyectos, el Comité de Cartera de Proyectos Estratégicos recientemente establecido, encabezado por el propio Primer Ministro, se reúne cada mes para supervisar el cronograma y el presupuesto de los proyectos estratégicos y administrar sus riesgos asociados.

El esquema de gestión del proyecto tiene como objetivo proporcionar las herramientas adecuadas para gestionar adecuadamente un proyecto importante, no solo a la Cancillería, que ejecuta el esquema, sino también a los otros 14 ministerios.

Marca una gran mejora en las prácticas pasadas, cuando se organizaron procesos idénticos de manera ad-hoc

La nueva oficina de gestión de proyectos proporciona orientación, métodos, sistemas, herramientas y métricas consistentes para todo el sector público. Brinda seminarios para ministerios, aprovechando las mejores prácticas y metodologías del mundialmente reconocido Project Management Institute. Esto nos permite garantizar la coherencia entre los gerentes de proyectos, no solo dentro del gobierno sino también con organizaciones externas, como las grandes empresas estatales.

Gracias a esta reestructuración, el gobierno conoce el cronograma y el estado presupuestario de sus prioridades políticas clave en todo momento. Marca una gran mejora en las prácticas pasadas, cuando se organizaron procesos idénticos de manera ad-hoc.

Aunque este proyecto comenzó recientemente a implementarse, ya hay excelentes ejemplos de sus beneficios. Por ejemplo, el proyecto ha creado recientemente una plataforma para que el gobierno administre la implementación completa de sus seis reformas estructurales. Esto ayudará a garantizar la sostenibilidad de los resultados alcanzados por las reformas implementadas.

Nuestra iniciativa ha sido beneficiosa no solo para el gobierno mismo, al garantizar altos estándares y responsabilidad, sino también para los ciudadanos lituanos. Su innovación consiste en emplear técnicas de gestión basadas en resultados para maximizar los beneficios económicos y sociales de cada proyecto.

El nuevo proceso de gestión del cambio implementado ayudará a implementar los principios de responsabilidad y transparencia, en línea con los compromisos internacionales de Lituania con la Asociación de Gobierno Abierto. Y le permite al gobierno desarrollar su memoria institucional y transmitir los conocimientos acumulados a los futuros gobiernos. La gestión rigurosa del proyecto está creando la base para una mejor toma de decisiones basada en evidencia en el futuro. - Lukas Savickas

(Crédito de la imagen: Lukas Savickas)