Maximizar el ROI de mejora de procesos durante una revolución digital

Este artículo está escrito por Saguna Roy, supervisora de rendimiento y análisis de operaciones en la ciudad de Edmonton.

• El problema: la mejora de procesos es a menudo una palabra usada en exceso en el mundo corporativo y una que a los líderes les resulta difícil precisar un ROI.
• Por qué es importante: la mejora de procesos tiene un potencial sin explotar para ayudar a su organización en muchos de los desafíos emergentes debido a la revolución digital.
• La solución: se ha demostrado que las iniciativas de mejora de procesos reducen los costos, mejoran la calidad, reducen los defectos y mejoran la satisfacción del cliente.

La mejora de procesos es a menudo una palabra que se usa en exceso en el mundo corporativo y que a los líderes les resulta difícil precisar un ROI (Retorno de la inversión). Entonces, al ejecutivo moderno al que se le presenta una iniciativa de mejora de procesos, le digo que considere esto: en la revolución digital actual, ¿su organización enfrenta desafíos como adaptarse rápidamente al ritmo del cambio tecnológico y las preferencias de los clientes, administrar y analizar la abrumadora cantidad de datos? se generan para tomar decisiones comerciales acertadas y mantener los empleos atractivos para los mejores talentos? Si es así, la mejora de procesos tiene el potencial sin explotar para ayudar a su organización en todas estas fronteras y más allá.

En mi experiencia, involucrar a las primeras líneas del proceso desde el principio puede generar grandes ganancias, incluso en entornos complejos y sindicalizados.

En esencia, un proceso es una serie de pasos diseñados para lograr un resultado específico. En el contexto empresarial, un proceso es un conjunto de entradas, actividades o tareas, que generan una salida deseada, producto o servicio. Y la mejora de procesos implica analizar los procesos existentes para mejorar la eficiencia, la eficacia y el valor. Armadas con procesos optimizados, las organizaciones pueden mantenerse al día con las condiciones cambiantes del mercado, las preferencias de los clientes y las innovaciones tecnológicas. Además, al optimizar los procesos de priorización, recopilación y limpieza de datos, así como al automatizar ciertas actividades, las organizaciones pueden recopilar, almacenar y analizar datos de manera más efectiva para tomar decisiones oportunas basadas en datos .

Finalmente, la mejora de procesos puede hacer que todos los aspectos de la experiencia del empleado sean fluidos y gratificantes. Procesos como solicitudes de empleo, incorporación, capacitación y hasta la ejecución laboral diaria, las organizaciones pueden atraer y retener a los mejores talentos al garantizar que se eliminen las tareas redundantes y que los empleados puedan concentrarse en el trabajo de valor agregado y, por lo tanto, sentirse más comprometidos.

Construyendo un ciclo positivo

Además, es importante tener en cuenta que la mejora de procesos no se trata solo de los aspectos técnicos de reducir el tiempo de ciclo o mejorar la calidad. En última instancia, la mejora de procesos tiene que ver con las personas y la forma en que interactúan con un proceso. Desafortunadamente, muchas organizaciones pasan por alto la importancia de consultar e involucrar a las partes interesadas clave que tocan el proceso, lo que lleva a una falta de aceptación y comprensión que puede causar que los procesos óptimos produzcan resultados subóptimos.

En mi experiencia, involucrar a las primeras líneas del proceso desde el principio puede generar grandes ganancias, incluso en entornos complejos y sindicalizados. Por lo tanto, es crucial que las organizaciones adopten un enfoque centrado en las personas para la mejora de procesos, asegurando que todas las partes interesadas sean consultadas e informadas durante todo el proceso.

Estos son los pasos esenciales para liberar el máximo ROI de una iniciativa de mejora de procesos:

Desarrolle un catálogo de todos los procesos en un área determinada y priorícelos en términos de impacto del proceso optimizado y esfuerzo para optimizar el proceso. Esto se puede hacer realizando un taller con todos los empleados de dicha área, desarrollando una lista extensa de los procesos y categorizándolos en forma de matriz como se muestra a continuación:

1. Priorice las áreas de mejora: para comenzar, céntrese en los procesos de bajo esfuerzo y alto impacto. Esto permitirá que el equipo demuestre ganancias rápidas, genere impulso y obtenga la aceptación del liderazgo.

2. Involucrar a los empleados involucrados en el proceso desde el principio: una vez que se haya identificado un proceso para mejorar, asegúrese de que todos los empleados que tocan el proceso estén involucrados desde el principio. La mayoría de las organizaciones solo involucran al propietario del proceso y le dejan la responsabilidad de comunicar los cambios del proceso a otros empleados en el proceso. Como se mencionó anteriormente, los empleados son fundamentales para el éxito de cualquier iniciativa de mejora de procesos. Al solicitar su aporte para diseñar el proceso del estado futuro y brindarles capacitación, se puede crear una cultura de mejora continua.

3. No reinvente la rueda: utilice metodologías y herramientas probadas, como Lean y Six Sigma, para guiarse por el camino de la mejora de procesos. Se ha demostrado que estas metodologías transforman los procesos en muchas industrias y pueden proporcionar un marco para desglosar el proceso existente, identificar áreas clave para mejorar y encontrar eficiencias.

4. Medir y monitorear los resultados: nada demuestra más el valor del esfuerzo de mejora del proceso que los resultados numéricos. Por eso es fundamental monitorear las métricas clave que definen un proceso antes y después de que se haya realizado la mejora. La diferencia entre los dos debe demostrar el impacto de los cambios e identificar aún más las áreas que necesitan mejoras.

5. No se detenga: la mejora de procesos no es un evento de una sola vez, sino un viaje continuo que requiere una mejora continua. Es importante establecer una frecuencia con la que se revisarán todos los procesos para determinar su eficiencia y eficacia. Inevitablemente, los cambios en la organización que ocurren con el tiempo pueden afectar los procesos y es necesario adaptarse de manera proactiva para evitar una autopsia desordenada de un proceso fallido.

En resumen, las organizaciones pueden maximizar la utilización de recursos invirtiendo en iniciativas de mejora de procesos, practicantes de Lean/Six Sigma y capacitando a los empleados para que aprendan los conceptos básicos de la mejora de procesos (una buena manera de comenzar es la certificación White Belt en Lean/Six Sigma). Se ha demostrado que las iniciativas de mejora de procesos reducen los costos, mejoran la calidad, reducen los defectos y mejoran la satisfacción del cliente. Al seguir los pasos descritos anteriormente, las organizaciones pueden desbloquear todo el potencial de la mejora de procesos y lograr un éxito duradero.

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(Crédito de la imagen: Unsplash)