Si la multitarea es un mito para algunos, ¿cómo se hace todo?

Este artículo está escrito por Rell DeShaw, Subdirector del Gobierno de Canadá.

• El problema: la multitarea es imposible para mi cerebro, pero parece que es lo que todos quieren en un buen trabajador.
• Por qué es importante: para tener éxito en muchos roles, deberá poder hacer malabarismos con varias tareas a la vez.
• La solución: un enfoque reflexivo y disciplinado para el establecimiento de prioridades y el 'bloqueo de tiempo' ayudarán, pero no se pueden evitar los costos cognitivos del cambio de tareas.

Hace poco trabajé en un trabajo en el que habría aparecido superficialmente que la multitarea era el nombre del juego. Trabajé con un equipo para clasificar alrededor de 200 correos electrónicos por día en nombre de un ejecutivo ocupado. Por ejemplo, rara vez podíamos estar completamente atentos a una reunión en la que se suponía que debíamos anotar elementos de acción y compartirlos con el equipo de administración porque estábamos medio atentos a nuestro buzón genérico para avanzar en tareas urgentes.

Era bueno para hacer muchas cosas en un día. Puede llamarlo multitarea, pero en realidad no creo que exista la multitarea. Entonces, ¿cómo mejorar en terminar una variedad de cosas en un día?

Aquí hay algunas sugerencias si tiene dificultades para tener la confianza de que está haciendo lo correcto en el momento correcto.

Algunas ideas sobre cómo clasificar tus tareas

Decidir qué hacer cuando es un poco un arte: puedo ofrecer algunas preguntas de orientación, pero algunas decisiones dependen mucho del contexto y del jefe. Por el lado positivo, puedes realizar investigaciones que te ayudarán a ser más sólido con el tiempo.

Aquí hay algunas preguntas para guiarte:

• ¿Quién está preguntando? Comience en la parte superior.
• ¿Cuándo se necesita y es esa fecha límite blanda o dura? Aunque debería ser raro que tenga que preguntar, si es necesario, ¿puede solicitar una extensión?
• ¿Es esta una pieza corta o larga? Las cosas cortas pueden flotar más hacia la parte superior de la lista.
• ¿Serás capaz de reciclar o actualizar material nuevo o necesitas empezar de cero?
• ¿Es esto de alto perfil, incluido un texto que se enviará al público en general?
• ¿Qué es lo que más le preocupa a su jefe?
• ¿Eres el único que puede hacer esto o puedes pedir ayuda?
• ¿Puedes encargar a los compañeros y usar el tiempo de espera para otro trabajo? Si necesitadatos actualizados para su nota informativa , solicítelos al principio del proceso y use el tiempo de espera para otra cosa.
• ¿Qué tareas rápidas puede eliminar antes de pasar a tareas que requieren más tiempo? No subestime el poder de lograr algunas cosas pequeñas o breves para aumentar su impulso y productividad en general.

Hay costos cognitivos innegables en el cambio de tareas, pero también algunas ventajas

Es innegable que se pierde mucho tiempo cuando se cambia de una tarea a otra. Puede llevarle hasta 20 minutos volver a participar en una tarea que ha dejado de lado. Los costos son más que volver sobre sus pasos para continuar donde lo dejó. Puede cuestionar el valor de lo que ya ha hecho y sentirse perdido por todos los grandes planes que pudo haber tenido para superar una tarea en primer lugar. Peor aún, es posible que el contexto haya cambiado desde que comenzó su trabajo.

Dicho esto, hay algunas ventajas de retomar algo: obtendrá una nueva perspectiva si se toma un descanso y vuelve a algo; desde errores tipográficos hasta problemas de flujo, verá formas de mejorar su trabajo.

Cómo ponerlo todo junto: elegir prioridades y asignar bloques de tiempo

Aquí está mi estrategia de ataque sugerida cuando su lista de "cosas por hacer" es larga:

• Escriba su lista maestra de "cosas por hacer" con todo: lo sacará de su cabeza y lo colocará en la página, lo que puede reducir su presión arterial.
• Usando las preguntas anteriores, escriba sus tres a cinco elementos principales para la semana en su lista corta. Si le preocupa no tener la lista corta correcta, pídale a su jefe o a un colega de confianza que la valide. El orden de la lista puede ser menos crucial que saber dónde debe estar su enfoque y ceñirse a él.
• Para cada cosa en la lista, calcule un tiempo estimado para terminar toda la tarea.
• Tome un calendario para una semana o un mes (alinéelo con sus plazos de mediano o largo plazo) y anote los plazos para cada uno de sus tres a cinco elementos principales.
• Usando bloques de tiempo que tengan sentido para sus tareas (sugeriría usar medio día o menos), bloquee el tiempo para sus elementos principales. Estos bloques de tiempo son estimaciones, pero es un comienzo para mostrar cómo la semana/mes contiene suficiente tiempo para realizar todo su trabajo.
• Una vez que haya trazado sus principales bloques de tiempo, considere cómo marcar aún más los hitos principales para cada tarea. Esto puede incluir:
  • Traducciones y edición
  • Aprobaciones por la gerencia
  • Actualización de estadísticas y otros datos clave
• Una vez que haya trazado su semana, haga una evaluación honesta: ¿Puede cumplir con sus principales prioridades? Si no es así, ¿necesita buscar una segunda opinión sobre si sus productos son demasiado ambiciosos o necesita pedir ayuda?

Tengo mi lista y tengo mi plan general, pero todavía estoy flipando. ¿Qué más tienes para mí?

Otras sugerencias que te pueden ayudar:

• Para tareas más grandes, divida los elementos principales: escriba un esquema para un discurso, enumere las estadísticas que necesita obtener, verifique que los traductores estén disponibles durante el fin de semana si es necesario.
• Si es factible en su trabajo, indique que estará desconectado durante períodos específicos para resolver las cosas. Luego cierre su correo electrónico, silencie sus servicios de mensajería y apague su teléfono personal mientras trabaja durante un tiempo definido.
• Algunas personas han encontrado útil el método pomodoro : saca un cronómetro y mantente en la tarea hasta que suene.
• Si no ha intentado analizar sus tareas con la matriz urgente e importante , es posible que desee comprobarlo.

Muchos trabajos tienen listas de tareas pendientes muy largas, pero con un poco de estrategia, es posible que pueda trazar un camino hacia una lista manejable cada semana.

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(Crédito de la imagen: Pexels)