Cómo redactar informes efectivos

• __ Esta publicación fue escrita por Alex Nicholson, Jefe de Seguridad Nuclear Multilateral e Internacional en el Departamento de Negocios, Energía e Estrategia Industrial del Reino Unido __ *

• ** El problema: ** Su alto funcionario se está reuniendo con una contraparte y se le ha encomendado la tarea de redactar el informe para esta reunión.

• ** Por qué es importante: ** La reunión presenta una oportunidad para que usted avance en los objetivos de su equipo.

• ** La solución: ** Redactar un briefing con un objetivo claro y una estructura coherente que fluya naturalmente de este objetivo.

La redacción de reuniones informativas para altos funcionarios y ministros es una parte fundamental de la función de un funcionario público. Puede que tenga que escribir un informe por varias razones diferentes, pero los componentes principales siguen siendo los mismos. Debe tener un objetivo claro, un conjunto claro de 'puntos que hacer' para lograr ese objetivo y antecedentes suficientes para proporcionar el contexto necesario para los 'puntos que hacer' y que actúe como un recurso adicional para que su alto funcionario o ministro extraer de si es necesario.

Como individuos que normalmente trabajan "al ritmo" con prioridades en competencia, siempre existe la tentación de redactar rápidamente y esperar que aquellos en su cadena de autorización incluyan lo que se ha perdido y editen donde lo consideren oportuno. Este artículo establecerá una serie de pasos que puede seguir al redactar un informe para asegurarse de utilizar mejor el tiempo disponible y redactar de manera más eficaz.

Entonces, se le ha encomendado la tarea de redactar una sesión informativa para un alto funcionario que se está reuniendo con sus homólogos de un socio internacional, y tiene un día para hacerlo. Su primer paso debe ser considerar sus objetivos para esta reunión. ¿Qué quieres lograr y por qué?

"Este no es un ejercicio para que demuestre que es un experto en la política, sino para respaldar los" puntos a destacar ". "

Resumir, resumir, resumir

Al poder articular esto, podrá asegurarse de que esté claro en la mente de su alto funcionario y le permitirá redactar un informe que esté enmarcado por él y que fluya naturalmente de él. Como consejo, escribiría este objetivo en la parte superior de su informe: "El objetivo de esta reunión es lograr x".

Con este encuadre, ahora puede redactar los "puntos a destacar" para que su funcionario superior los utilice en esta reunión para lograr su objetivo. Una buena práctica es tener de tres a cuatro puntos que hacer que sean concisos y específicos. Como consejo, siempre los leería como si los estuvieras entregando, ya que esto te mostrará si lo que has escrito es demasiado prolijo.

Debajo de sus puntos para hacer, tendrá su sección de antecedentes. Una buena práctica es tener uno o dos párrafos cortos por "puntos a destacar" que sean nuevamente concisos y específicos. Este no es un ejercicio para que demuestre que es un experto en la política, sino que respalda los "puntos a destacar". Su funcionario superior podrá leerlos y comprender el contexto detrás de cada punto, al tiempo que tendrá contenido adicional del que extraer si es necesario en la reunión.

Debe tener en cuenta que su alto funcionario recibirá varios de estos informes todos los días. Por lo tanto, el suyo debe ser claro y conciso. Evite agregar contenido por el simple hecho de tenerlo: ¡su alto funcionario siempre le preguntará si necesita más!

Aquí hay una lista de verificación para considerar al redactar:

** Objetivos: **

• ¿Tienes un objetivo claro?
• ¿Por qué es este tu objetivo y qué quieres lograr a través de él?
• ¿Es esta reunión una oportunidad para promover los objetivos de sus colegas y, de ser así, por qué?
• ¿Su objetivo está claro en la parte superior de la sesión informativa?

** Puntos a destacar: **

• ¿Son claros y concisos?
• ¿Apoyan directamente el objetivo?
• ¿Están escritos en el estilo que prefiere su alto funcionario?

Fondo:

• ¿Cada "puntos a destacar" tiene una sección de antecedentes?
• ¿Esta sección es clara y concisa?
• ¿El contenido es relevante? ¿Agrega contexto para el alto funcionario o está agregando contenido por el simple hecho de hacerlo?
• ¿Puede el funcionario superior utilizar esta sección si es necesario para "hacer observaciones" adicionales?

General:

• ¿Su informe es claro y conciso? ¿Todo el contenido es relevante?
• ¿Ha considerado qué información necesita de los demás? ¿Porque es esto importante? ¿Le permite cumplir sus objetivos?
• ¿Puede ayudar a apoyar a sus colegas teniendo una primera oportunidad en la redacción de contenido y pidiéndoles que lo editen / eliminen?
• ¿Ha considerado secciones adicionales a su informe?
  • "Puntos defensivos" o "en caso de que se plantee": estas secciones buscan anticipar lo que sus contrapartes pueden plantear y asegurar que su alto funcionario tenga puntos reactivos. Estos se ubicarían entre la sección de "puntos a destacar" y "antecedentes".

(Crédito de la imagen: Unsplash)

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