Esta publicación está escrita por Zoltán Vitus, Agile Coach, Oficina Federal de Tecnologías de la Información, Sistemas y Telecomunicaciones (FOITT), Suiza.

  • El problema: la sobrecarga en el trabajo debe gestionarse adecuadamente.

  • Por qué es importante: Afecta la motivación en el trabajo y en la vida personal.

  • La solución: hacer bien las cosas correctas.

La mayoría de las personas no disfrutan de la sobrecarga en el trabajo. Algunos otros pueden trabajar y pensar mejor bajo presión. Sin embargo, cualquier sistema complejo que tenga que funcionar por encima del 80% de su capacidad durante un período más largo se descompondrá . Piénselo de esta manera: cualquiera que suba por encima de los 7.000 metros de altitud eventualmente necesitará una máscara de oxígeno para sobrevivir.

Los empleados del gobierno definitivamente están expuestos a este tipo de situaciones, especialmente durante crisis como la que hemos vivido en los últimos dos años.

En la Oficina Federal Suiza de Tecnologías de la Información, Sistemas y Telecomunicaciones (FOITT) implementamos medidas organizativas y marcos metódicos para abordar estos problemas.

En general, es bueno que una organización tenga más trabajo por hacer que la cantidad de recursos disponibles. Esto nos motiva a priorizar, organizar y reorganizar en torno al valor empresarial. Por lo tanto, "hacer bien las cosas correctas" e involucrar a los clientes desde el principio es el camino inteligente a seguir. Los marcos ágiles ligeros como scrum ayudan en este esfuerzo: el scrum master se asegura de que las cosas se hagan bien y el propietario del producto se asegura de que los equipos estén haciendo lo correcto.

Golpeando la pared

Sin embargo, dado que experimentamos una gran carga de transformaciones digitales en todas las agencias gubernamentales, necesitamos escalar y ampliar nuestras capacidades internas (principalmente para “negocios nuevos”) mediante la contratación de mano de obra externa (principalmente para “negocios antiguos”). Tratamos de manejar este desafío empoderando a los gerentes de línea (los llamamos líderes de capítulo) como profesionales especializados en la gestión pura de personas de la fuerza laboral interna y externa, incluida la creación de acuerdos marco de adquisiciones a mediano y largo plazo.

Trabajar más inteligentemente implica una priorización del trabajo y un equilibrio inteligente de la carga. Esto se puede lograr mediante la adopción y adaptación de marcos ligeros y ágiles centrados en los clientes (ciudadanos y departamentos federales) y mediante el fomento de expertos especializados en gestión de personas y adquisiciones para lograr eficiencia, estabilidad y escalabilidad. Es necesaria una fuerte cooperación con socios externos para una extensión flexible de la fuerza de trabajo. Estas son algunas de las cosas que intentamos aquí en FOITT para mantener contentos a los empleados y clientes. Y comenzamos a ver algunos buenos resultados: pudimos formar nuevos equipos Scrum en un plazo de seis a ocho semanas y logramos mejorar significativamente las encuestas de satisfacción del cliente sobre el desarrollo de productos.

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(Crédito de la imagen: Unsplash)

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