Para más información como esta, vea nuestro suministro de noticias digital del gobierno .

David Kershaw, asesor de adquisiciones para el gobierno del Reino Unido, sería el primero en decirle que al tomar su primer trabajo de contratación, no tenía idea de lo que realmente significaba la adquisición.

Ahora director de Delta Procurement, Kershaw comenzó su carrera de adquisiciones escribiendo órdenes de compra a mano en papel carbón y enviando un fax a los proveedores. Llegó de forma natural, y subió de rango, desde el gobierno local en la costa sur de Inglaterra hasta la cima del servicio civil del Reino Unido.

Después de haber trabajado en el Servicio Digital del Gobierno del Reino Unido, la Oficina del Gabinete y el Ministerio de Asuntos Exteriores, se convirtió en un defensor de las compras simples, reescribiendo las reglas de lo que significaba ser una "persona de compras". Aquí, analiza dónde va mal la adquisición, qué habilidades se necesitan para hacerlo de manera diferente y cómo gritar mejor sobre lo que está haciendo como servidor público que trabaja en la contratación .

Si observa el sector de adquisiciones, ¿cuáles diría que son los elefantes en la sala, los problemas de los que nadie habla?

El primer elefante para mí en el sector de compras gubernamentales es la jerarquía, que se obtiene en cualquier organización gubernamental. Hay personas que intentan hacer algo al respecto, a través del movimiento One Team Gov.

Otro elefante en la sala es nuestra comprensión del mercado en el que estamos comprando. Nunca conseguirías que la gente de tu casa trabaje para ti si no lo has investigado adecuadamente de antemano. ¿Por qué es diferente con el dinero de otra persona?

Otro elefante en la sala es nuestra apertura. Parte de la adquisición se trata de ser abierto, justo y transparente. Hay muchas regulaciones, leyes y políticas que debe conocer. Le digo a cualquiera con quien hable: saber que cada regulación no es lo más importante. Lo importante es que todo lo que haga esté abierto, lo que brinda a todas las entidades debidamente calificadas la oportunidad de ofertar.

Todavía no somos buenos para ser transparentes. Reflexioné sobre esto y, en respuesta, creé un movimiento llamado #ProcurementHour , que ejecuto en Twitter. Hay muchas personas que tienen preguntas sobre adquisiciones: ciudadanos, usuarios, compradores y proveedores. Les da un espacio para hacer esas preguntas y obtener respuestas.

¿Cuáles son las habilidades que necesita para acertar en la adquisición? ¿Cómo reconoce estos problemas y cómo los trasciende?

Conozca su mercado y sepa lo que está comprando. Conozca los servicios, los productos y la cadena de suministro de ese mercado. Sepa cuánto cuestan las cosas. Conozca bien el proceso de adquisición de su organización. Conozca los umbrales de gasto, sepa cuántas ofertas es probable que reciba. Sepa cuándo y cómo se aplican las regulaciones.

Si no conoce su mercado, salga y conozca su mercado. Pero sé abierto al respecto. Blog sobre eso! Tuitea sobre lo que has hecho. Celebrar eventos. Y decirle a la gente sobre lo que se discutió.

"Dejen entrar a personas de afuera. Escúchenlos. Apliquen sus pensamientos y experiencias".

Envíe un tweet que diga: “Soy el líder digital del departamento regular. La próxima semana, celebraré un evento en tal o cual lugar. Cualquier persona es libre de venir ”. Explíquese mientras redacta cosas confidenciales: números, cifras o nombres. Dejen entrar a los de afuera. Escúchenlos. Aplica sus pensamientos y experiencia.

Y otra habilidad importante: familiarizarse rápidamente con la cultura. Aunque hoy hace 36 ° C en Londres, verás que estoy vestida con traje y corbata. Eso es porque estoy trabajando en la Oficina de Asuntos Exteriores y de la Commonwealth del Reino Unido, y esa es su cultura. Pero si estuviera en un equipo digital en otro entorno, estaría usando jeans y una camiseta.

Las personas de compras a menudo están en el exterior, pero no tienen que estarlo. Si la cultura del equipo es ir a tomar una cerveza, entonces sal con ellos, no necesitas beber la cerveza, pero debes estar presente. Si la cultura de su equipo es levantarse diariamente a las 10 en punto, únase y haga preguntas.

Si estuviera aconsejando a un gobierno fuera del Reino Unido que reconstruya su sistema de adquisiciones, ¿cuáles son las tres cosas que les diría que hicieran?

Debe involucrar a su equipo de compras desde el día cero. Comparta buenas prácticas de trabajo y deje que los extraños conozcan la cultura con la que están trabajando. Brinde a las personas de compras la oportunidad de contarles un poco a otros miembros del equipo sobre compras, para que no sea aislado. Diga, "esto es lo que es la adquisición, estas son las reglas, pero somos bienvenidos a los desafíos".

"Como persona de adquisiciones en el gobierno, no está regalando los códigos nucleares. Celebre su éxito. Diga cómo entregó algo bueno para el gobierno y le ahorró algo de dinero".

Los prototipos son buenos. No temas al prototipo porque no es el producto terminado. Hay una palabra mágica llamada "borrador": úsela.

Asegúrese de que su estructura de gobierno sea adecuada para su propósito. No pase tres horas en una reunión de gobierno con un contrato que solo cuesta £ 10,000. Sea flexible: intente la gobernanza emergente [una estructura de gobernanza que solo existe para un proyecto o propósito específico, que se puede desmantelar una vez finalizado el proyecto]. También podría intentar una gobernanza dirigida por pares, consultando a sus colegas de manera informal en lugar de pasar por una junta formal.

Mira los principios ágiles : personas sobre procesos. Piensa simplemente.

Ese es uno de tus principios clave . ¿Cómo podemos alentar a los servidores públicos a valorar la simplicidad?

Dales libertad. La gente en el gobierno es inteligente y con experiencia. Han pasado por todos estos procesos de investigación para ser lo mejor de lo mejor. Deja que sigan con eso.

Deje que la gente aprenda sobre otras cosas. Permítales tener una red: bríndeles la fuerza y amplitud para que puedan aprender de los demás.

Como persona de adquisiciones en el gobierno, no estás regalando los códigos nucleares. Celebra tu éxito. Diga cómo entregó algo bueno para el gobierno y le ahorró algo de dinero.

~~~

Cuando dejé nuestra conversación, reflexioné sobre la filosofía de Kershaw. A sus ojos, las personas, no los procesos, fueron los principales impulsores de la adquisición efectiva. Las reglas eran importantes, pero no lo eran todo.

Esa noche, inicié sesión en Twitter y formulé una pregunta a la comunidad #ProcurementHour de Kershaw: si pudieras dar una habilidad de adquisición a cada servidor público, ¿qué les enseñarías?

En cuestión de minutos, me inundaron las respuestas. Alison Smith ( @PurchasingCoach ) me dijo que le encantaría que se animara a los funcionarios públicos a encontrar información sobre los datos, "buscando los patrones y cavando en ellos para descubrir los diamantes escondidos dentro".

Habilidad para dar a todos: obtener información de los datos en lugar de tomarlos al pie de la letra , buscar los patrones y profundizar en ellos para descubrir los diamantes ocultos en #ProcurementHour

- Alison Smith (@PurchasingCoach) 25 de julio de 2019

Poss Apostolou ( @I_am_Poss ), anteriormente del Servicio Digital del Gobierno del Reino Unido y ahora director de operaciones de una empresa de GovTech, dijo que les daría una dosis de paciencia a los funcionarios públicos. Hizo hincapié en que si la adquisición se trata de valor, no "simplemente sucede", y no es rápido.

Les daría a los funcionarios una dosis de paciencia. La adquisición es sobre valor. El valor no solo sucede. Tampoco es rápido. Igualmente. Los profesionales de adquisiciones necesitan comprender mejor a sus usuarios

- Poss Apostolou (@I_am_poss) 25 de julio de 2019

Un usuario llamado @ProcurementPunk me dijo descaradamente que preferiría que los funcionarios públicos tuvieran un título de adquisiciones o una redada.

Kershaw lo redondeó, haciéndose eco de una sugerencia de Apostolou. "Las personas de compras deben comprender mejor a sus usuarios", escribió. Personas sobre procesos, nuevamente. - Emma Sisk

La entrevista se ha condensado para mayor claridad.

[Crédito de la foto: Unsplash / William Iven]