17 consejos de colaboración colectiva para quienes trabajan por el bien público con conocimientos de las ciencias del comportamiento

Como empresa en línea, Apolitical ha pasado años experimentando formas de involucrar y apoyar de manera efectiva a nuestros miembros a través del aprendizaje social, reuniones y eventos en línea.

En nuestra Guía de cómo realizar eventos remotos, hemos recopilado nuestros mejores consejos para organizar eventos virtuales junto con los aportados por nuestra red más amplia.

Estos consejos de colaboración colectiva están especialmente orientados a los servidores públicos. La guía proporcionará una manera útil de comenzar a planificar y ejecutar eventos virtuales durante este momento difícil y más allá. Muchos de nuestros consejos, ideas y recursos también se pueden aplicar a eventos fuera de línea.

En esta guía encontrarás:

  • Diecisiete formas de organizar y llevar a cabo un evento virtual exitoso
  • Los beneficios ocultos de los eventos virtuales
  • Información sobre ciencias del comportamiento que puede integrar en su evento

Cuadro grande

Ventajas virtuales: clima, salud y productividad: los eventos exclusivamente virtuales tienen ventajas. Hemos visto que los eventos remotos pueden, cuando se hacen correctamente, ser una forma más democrática de unir a la gente. Son más inclusivos y definitivamente más asequibles: no se le puede negar una visa y no necesita un presupuesto de viaje para unirse a un evento en línea. Desde el punto de vista medioambiental, cuanto menos dependamos de los viajes aéreos para realizar eventos, mejor. Más reuniones virtuales también pueden hacer que las personas pasen menos tiempo lejos de la familia, sean más saludables e incluso mejoren la productividad.

¿Tenemos muchas opciones? En línea es la nueva normalidad. Pero si los utilizamos inteligentemente, pueden ofrecer una mejora importante en toda nuestra vida laboral más allá de la época del virus. Ya se está escribiendo mucho sobre esta crisis que acelera el "futuro del trabajo". Podemos recomendar encarecidamente el libro 'Remote: Office Not Required' de David Heinemeier Hansson y Jason Fried y el precio parece correcto:

Tweet de Jason Fried - Guía de eventos remotos de Covid

Privacidad

Al utilizar herramientas de conferencias digitales, todos los usuarios deben leer la política de privacidad de la plataforma. Zoom recientemente fue objeto de escrutinio por algunas de sus prácticas de privacidad, pero desde entonces ha trabajado para endurecer partes de su política.

17 consejos de un vistazo

  1. ¿Por qué realizar el evento? ¿Qué le permitirá este evento a usted o a otros hacer que no podían hacer antes? ¿Vale la pena la energía? Si no, deséchalo o rediseñalo.
  2. Maximizar el 'antes': El 'antes' del evento puede ser tan importante como el evento mismo.
  3. Domine Zen su tecnología y sus herramientas: use buena tecnología (usamos Zoom, pero otras también son buenas: Google Hangouts, Microsoft Teams, WebEx, BlueJeans) y sepa cómo usarla.
  4. Comparta los problemas de la zona horaria: apoye a sus colegas y socios no obligando a ninguna persona a presentarse a medianoche cada vez.
  5. Limite las "ausencias": enviar invitaciones de calendario y una agenda clara y convincente que indique la participación de la audiencia puede ayudar a limitar las ausencias.
  6. Utilice un espacio tranquilo: elija un espacio tranquilo y bien iluminado y obtendrá puntos de bonificación por excelentes fondos visuales.
  7. Agenda ninja: el flujo de su evento debe tener un modelo lógico claro y siempre conectarse con sus objetivos y resultados deseados.
  8. Prepare a sus presentadores para cantar (no literalmente sino en sentido figurado): ayude a los oradores, a veces con mano amable pero dura, a preparar sus puntos para que sean claros y se ajusten al tiempo asignado.
  9. No lo estires, pero estírate: nunca dures más de 90 minutos seguidos, toma descansos cuando puedas y estírate si puedes... literalmente. 60 minutos es nuestro máximo recomendado, pero más cortos pueden ser más dulces y mejores.
  10. Esté preparado para problemas tecnológicos: la tecnología saldrá mal, así que mantenga la calma, tenga respaldo y ríase un poco (o mucho).
  11. La moderación es clave: necesitas un moderador de eventos excelente, seguro y emocionalmente inteligente (nos gusta llamarlos DJ) que también tenga suficiente conocimiento del tema y de las personas para unir las piezas del rompecabezas con gracia.
  12. Sea interactivo, incluya pegamento social e inclusión: tendrá un mejor evento si las personas se sienten comprometidas y escuchadas; use herramientas como encuestas y cuadros de chat. Cuando sea apropiado, no tenga miedo de ser personal, especialmente ahora que la seguridad y la salud de sus seres queridos es una preocupación principal.
  13. Los excelentes elementos visuales se mantienen: las personas aprenden mejor a través de elementos visuales: prepare infografías y fotografías, pero utilícelas solo si son excelentes.
  14. Espontaneidad planificada: la agenda es una guía, no una ley; ajústela según sea necesario en cuanto a tiempo y contenido, especialmente si se presenta un momento decisivo. Un buen moderador hará esto de forma natural.
  15. Bien anotado: tome notas en vivo y de código abierto (donde otras personas también pueden contribuir), Google Docs es excelente y permite y anima a todos a contribuir.
  16. Seguimiento las 24 horas: comparta los puntos y recursos destacados (incluidos los elementos visuales) y proporcione un enlace a la grabación y/o transcripción del chat cuando sea relevante para los participantes dentro de un día.
  17. Los niveles (apropiados) de diversión y humor ayudan: estamos todos juntos en esto. Puedes mantener el evento profesional y también puede ser profundamente humano, ligero, cálido y divertido. Las investigaciones muestran que el juego y la diversión sacan lo mejor de las personas, incluso, o especialmente, en los momentos más difíciles.

17 consejos con más detalle

1. ¿POR QUÉ REALMENTE TENER EL EVENTO?

Siempre nos esforzamos por escribir un propósito claro con los objetivos correspondientes y los resultados deseados para cualquier evento que organicemos, ya sea en línea o fuera de línea, ya que luego se pueden incorporar a la agenda escrita.

En primer lugar, decidimos el propósito: ¿Para qué está destinado el evento? ¿Es para impulsar decisiones, generar confianza o influir (quién hará qué)?

En segundo lugar, establecemos los objetivos específicos y los resultados concretos del evento.

Esto se convierte en la base de todo lo demás. Puede y probablemente debería ser breve, a menudo no más de media página.

TIPO DE EVENTO

COMPONENTES CLAVE

Toma de decisiones

* Comparta información clave con anticipación (aunque no puede asumir que las personas leerán cosas a menos que esa cultura esté realmente construida) * Tenga un documento de Google abierto y anime a las personas a seguirlo y/o contribuir * Utilice el evento para aclarar hechos/ideas * Considere grupos de trabajo * Utilice el evento para impulsar el consenso o la votación (se puede hacer de forma anónima con la tecnología deseada) * Haga un seguimiento inmediato de las decisiones por escrito a través de correo electrónico y/o Google Doc

Construcción de confianza

* Comparta biografías con anticipación (si es relevante) * Fomente interacciones personales y profesionales * Brinde oportunidades para que las personas hablen entre sí por video con la mayor frecuencia posible * Considere grupos de trabajo

El intercambio de información

* La información debe compartirse por escrito antes del evento * Encuadre la llamada como un recordatorio de información y aclaración de preguntas * Suponga que las personas no han leído la información o no la han leído con atención * Tenga abierto el documento de Google y anime a las personas a seguirlo acompañar y/o contribuir * Utilice el portavoz adecuado/experto para entregar información. A esto se le llama efecto mensajero. Lea más sobre esto a través de conocimientos de las ciencias del comportamiento: Apéndice A * Haga un seguimiento inmediato con información nueva o aclarada por correo electrónico y/o Google Doc

Influir (quién hacer qué)

* Tener la cámara encendida es crucial si es posible. * Siga las ideas generales para influir: consulte el Apéndice A.

Tabla 1: Algunos tipos de eventos con componentes clave correspondientes en los que pensar.

BONIFICACIÓN - DESCANSOS:

Dependiendo del tamaño y la duración del evento, puedes, y tal vez deberías, integrar grupos de trabajo virtuales. ¿Cómo? Asigne grupos apropiados de personas con su propio enlace de video y pídales que se reúnan como un grupo más pequeño y luego regresen al grupo más grande. Pueden tener un Google Doc como pizarra virtual. Al informar al grupo más grande, recuerde dar buenas instrucciones aquí o, de lo contrario, alguien dirá: "Él dijo esto y luego ella dijo aquello...". Esto no es útil. En su lugar, pida a las personas que informen sobre los tres principales puntos de acuerdo y los principales puntos de desacuerdo, o cuál fue lo más contradictorio que surgió en la discusión. Nuevamente, todo depende de los objetivos del evento.

2. MAXIMIZA EL 'ANTES'

Un evento es mucho más que el evento en sí: es el compromiso con las oportunidades que surgen antes, durante y después. Esto significa que la planificación, sus comunicaciones y sus habilidades organizativas dejan una fuerte impresión y pueden impactar positiva o negativamente el evento incluso antes de presionar "unirse". Susan McPherson, directora ejecutiva y fundadora de McPherson Strategies, sugiere que “los eventos más exitosos hacen posible que los asistentes se conecten antes del comienzo real. Cualquier oportunidad para que el anfitrión cree comunidades de antemano mejorará la experiencia para todos”.

A veces, el objetivo del evento se puede alcanzar simplemente planificando el evento en sí (aunque aún es necesario realizar el evento). Por ejemplo, simplemente reunir a dos personas que normalmente no conectarían puede forjar una nueva asociación. Suzanne Ehlers, directora ejecutiva del Fondo Malala y Marius Möhler, LEAD también recomiendan programar una reunión de "trabajo y preparación por su cuenta" antes del evento en sí, para reforzar la naturaleza crítica del trabajo previo en esta nueva circunstancia.

3. ZEN DOMINA TU TECNOLOGÍA Y HERRAMIENTAS

Cambiar a un software de videoconferencia dedicado como Zoom mejorará la experiencia de sus asistentes y ofrece todas las funciones que un anfitrión o moderador necesita para llevar a cabo un evento eficaz con absoluto aplomo profesional (excepto el teletransporte... todavía). Consulta las diferentes opciones en Zoom. Existe una versión gratuita con lo básico, pero recomendamos obtener la versión paga con funciones si es posible. Además, Zoom tiene números de teléfono internacionales si no es posible acceder a través del enlace web.

BONIFICACIÓN: FACILITAR A LAS PERSONAS EN:

Un punto que surgió al solicitar comentarios de otros es que algunas contrapartes gubernamentales podrían necesitar dar un poco de fe al utilizar nuevas herramientas de videoconferencia. Según Andrew Collingwood, un truco simple es presentar la nueva plataforma con una sola persona del lado del gobierno para que se sientan más cómodos y familiarizados con Zoom o similar. Más adelante habrá más aceptación cuando haya un evento virtual más grande, ya que será más fácil ver los beneficios de usar la herramienta.

4. COMPARTE EL DOLOR DE LA ZONA HORARIA

En Apolitical, la alegría de nuestro trabajo es que colaboramos con gobiernos (170 de ellos) y equipos de todo el mundo, pero esto significa interactuar con varias zonas horarias diferentes. Reconozca que, de vez en cuando, un evento tendrá que realizarse a una hora insociable y trabaje para que sea justo. Si su colega australiano tiene que estar en línea a las 10 p. m. una semana, el evento debe tener lugar a una hora que le convenga la semana siguiente. Este es un buen creador de karma.

5 LÍMITE DE 'NO PRESENTARSE'

Puede limitar las ausencias de varias maneras: • Tener una reputación como una organización excelente en eventos virtuales. • Tenga una agenda clara e interesante que indique que habrá interacción y consiga excelentes presentadores. Esto no significa necesariamente grandes nombres, sino nombres relevantes para su audiencia. • Enviar una invitación de calendario con detalles de video/llamada a los asistentes que confirmen su asistencia al evento. Incluya la agenda, material de antecedentes relevante, qué software está utilizando y si tendrán que descargar complementos o aplicaciones especiales para unirse. Especifica que si estás realizando una sesión interactiva, un smartphone no será suficiente. Un consejo es enviar la invitación para comenzar 5 minutos antes de la hora de inicio real. • Enviar un recordatorio por correo electrónico con 24 horas de antelación con toda la información y actualizaciones relevantes. • Para que los participantes confirmen su asistencia, Eventbrite puede ser un buen amigo y exigirle menos administración.

6 UTILIZA UN ESPACIO TRANQUILO

Utilice una sala silenciosa adecuada (un fondo memorable es inteligente) y pruebe su sonido antes de que comience el evento (haga esto también con sus presentadores; hablaremos de esto más adelante).

BONIFICACIÓN - SILENCIARLOS:

La buena noticia sobre Zoom es que si el presentador o los asistentes no saben cómo usar la función de silencio, ¡usted tiene el poder de silenciarlos! Todos habéis estado en una llamada con un ruido de fondo que distrae y, a veces, hilarante: niños, perros y música a todo volumen de mala calidad de los 80.

7. AGENDA NINJA

Escriba una agenda detallada con un modelo lógico claro que se conecte con sus objetivos y obtenga la aceptación del presentador. Asegúrese de que la agenda esté diseñada para introvertidos (que necesitan tiempo para pensar) y extrovertidos (a quienes les encanta contribuir pero pueden desplazar a los demás). Hacer preguntas en el chat ayuda. Lo más importante es establecer sus expectativas para todos en términos de tiempo y hacer que la gente las cumpla. Tenga cuidado de no programar demasiado ni tener demasiados temas. Da espacio para respirar, reflexionar y ser espontáneo. Nunca nadie se molestó por un evento que terminó antes de tiempo.

TIEMPO

CONTENIDO

OBJETIVO

10 minutos antes

Prueba de sonido con los presentadores y el moderador anima a los participantes a presentarse en el cuadro de chat a medida que se unen.

Construyendo conexiones

0-10 minutos

El moderador hace una introducción y establece las pautas del evento. Incluya una pregunta de encuesta para fomentar la participación.

Construyendo conexiones

10-30 minutos

Los presentadores se presentan brevemente y dan una charla de cinco minutos cada uno.

Compartiendo información

30-35 minutos

El moderador extrae comentarios clave de cada presentador, publica una pregunta de encuesta y anima a los participantes a tomar un descanso.

Compartiendo información

35-55 minutos

Preguntas y respuestas moderadas que comienzan con preguntas enviadas por los participantes con anticipación y pasan a preguntas y respuestas en vivo con preguntas desde el cuadro de chat.

Compartir información y construir conexiones

55-60 minutos

Comentarios finales y pregunta final de la encuesta.

Construyendo conexiones y solidificando información

Tabla 2: Ejemplo de agenda del evento, incluido el contenido y la orientación hacia objetivos preestablecidos del evento.

8. PREPARA A TUS PRESENTADORES PARA CANTAR

(no literalmente sino en sentido figurado)

Advertencia: esta suele ser la parte más difícil.

Los presentadores pueden agregar información valiosa a su evento, pero especialmente cuando esté en línea, ayúdelos a hacer que lo que dicen importe y a hacerlo de manera efectiva y eficiente. A menudo, menos es más, pero eso es difícil para los expertos (especialmente aquellos que han estado encerrados en su oficina estos días) y hacen todo lo posible para prepararlos para el éxito. Todos ganan. Consulte los conocimientos de las ciencias del comportamiento en el Apéndice A.

Haga presentaciones memorables: el moderador presentará a los presentadores. Antes del evento, nos gusta pedirles a las personas que nos cuenten algo sobre ellos mismos que no sea obvio en su biografía y que impulse su trabajo o pensamiento. Nunca leas la biografía completa de alguien. Súper aburrida. En su lugar, envíe biografías con anticipación a los participantes y publique enlaces en el chat. Esto siempre es muy poderoso y memorable.

EJEMPLOS

Una vez incluimos en la presentación de un ministro por qué usa turbante (y es de un país donde esto no es común). Terminó siendo una ventana profunda a por qué aboga por los desvalidos. Nos dijo que era apenas la segunda vez que compartía esta historia.

En otra ocasión presentamos a un ministro que tiene un apellido de una sola letra. Compartió lo difícil que le resulta utilizar los servicios digitales, ya que la mayoría de los formularios gubernamentales requieren al menos dos entradas de caracteres. Esa experiencia lo impulsó a querer reformar rápidamente la experiencia digital general para todos los ciudadanos.

¿Qué deberían decir?: Les damos a los oradores preguntas específicas para que respondan y/o un mandato lo más claro posible sobre lo que queremos que cubran y por qué. En general, recordamos a los presentadores que lo ideal es tener uno o dos puntos principales y dos o tres puntos/anécdotas/etc de apoyo. por punto. Por supuesto, eso no siempre funciona según el tema o el objetivo del evento. Solicitamos temas de conversación con anticipación para ayudar a impulsar el enfoque y la utilidad de sus comentarios y para garantizar que se ajusten al tiempo asignado. Esto puede parecer un poco duro, pero creemos que las aportaciones aumentan enormemente la eficacia de los eventos y, al final, los oradores agradecen la preparación.

Formatos dinámicos: a menudo, mejor que el enfoque tradicional (a menudo aburrido) de “todos contra todos” para los presentadores, nos gusta mezclarlo con un formato muy dinámico. En el Apéndice B se encuentra el texto y el guión del correo electrónico que compartimos de antemano con los presentadores de la Reunión Anual del Foro Económico Mundial en Davos en enero de 2020 (el guión todavía funciona para eventos en línea también). Luego les hicimos cumplir con excelentes comentarios. Este no pretende ser un estilo de guión estricto y rápido, sino simplemente una idea para compartir con la gente para ampliarlo o compartir formatos dinámicos completamente diferentes.

Ensayo general con los presentadores: recomendamos encarecidamente una videollamada (verificación técnica) o una llamada telefónica para hablar sobre el evento con los presentadores. Ayudará a que todos se sientan cómodos. Asegúrese de que el presentador tenga unos buenos auriculares para reducir el ruido de fondo o para evitar que tenga que acercarse demasiado a la cámara para ser escuchado; de lo contrario, todos se verán los pelos de la nariz. Uno de nuestros colaboradores, Andrew Collingwood, nos dijo que para sus paneles presenciales siempre realizan sesiones informativas basadas en conversaciones individuales. “Este tipo de informe es una forma de arte un poco perdida. Me imagino que para los paneles y eventos virtuales esto puede ser igual de valioso, ya que garantiza que exista un entendimiento y un marco común para el panel que luego pueda evolucionar y deambular cuando suceda. Básicamente, construye una base más sólida”.

BONIFICACIÓN: PRESENTADORES ANTICIPADOS:

Pida a los presentadores que se unan a la llamada al menos 15 minutos antes para que no haya problemas con el técnico. Solo prepárate para que haya algunos madrugadores ansiosos que no sean los presentadores. ¡Recuerda saludarlos!

## 9. NO ESTIRARLO PERO ESTIRARLO

Lo ideal es que los eventos online NO duren MÁS DE 60 minutos. Si debe ser más larga, nunca haga que las personas se sienten por más de 90 minutos para asegurar la concentración y cualquier presentación individual no debe durar más de 15 minutos, si es posible, preferiblemente más corta. Si puede, intente realizar algunos descansos para estirarse o caminar, donde todos los participantes puedan tener dos minutos para tomar un poco de agua o una taza de té, o sacárselo al estilo Taylor Swift. Sabemos que suena cursi pero la gente, aunque no lo haga, lo aprecia mucho.

10. ESTÉ PREPARADO PARA LOS SNAFUS TECNOLOGICOS

Si alguna vez grabaste un video con tu abuela, estarás acostumbrado a fallas de red, problemas de WiFi y de sonido no tan esporádicos, y debes estar preparado para los mismos problemas al pasar tus eventos a remoto. En un evento reciente, un alto funcionario del gobierno se quedó sin datos a mitad de un gran discurso y estuvo desconectado hasta que pidió prestado el teléfono de alguien: ¡nadie es inmune a los peligros de la tecnología! Mantenga la calma: todos lo esperan.

Debes tener un anfitrión (alguien que sea el gran maestro de la tecnología) y un moderador independiente para tu evento.

Si usan Zoom, los participantes también pueden marcar usando su teléfono, así que ofrézcalo como una opción al principio en caso de que se les corte la línea (incluso si ya lo han compartido antes).

Y siempre tenemos un plan de respaldo, como una computadora portátil de repuesto, a mano, y usamos el humor a medida que las cosas se resuelven por sí solas.

11. LA MODERACIÓN ES CLAVE

Necesitas un moderador excelente, seguro y emocionalmente inteligente (nos gusta llamarlos DJ) que también tenga suficiente conocimiento del tema y jugadores clave para unir las piezas del rompecabezas con gracia. Deben establecer las reglas del evento desde el principio (como cómo llamar la atención del moderador), para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas y que todos estén incluidos.

Uno de nuestros colaboradores, Marius Möhler, también sugiere utilizar un comoderador para sesiones muy interactivas. Esto incluso podría ayudar a mejorar las habilidades de algunos de sus colegas para que puedan turnarse para moderar eventos.

BONIFICACIÓN: ZAR DEL TIEMPO POR IPHONE:

El moderador debe ser el zar del tiempo y será respetado por serlo si lo hace bien. El moderador puede mostrar el reloj de cuenta regresiva en la pantalla acercando el temporizador del teléfono inteligente a la cámara. Robin Hodess del B-Team utiliza el sonido de "pájaros cantando" para hacerle saber al orador que se acabó el tiempo. Informa al presentador y agrega presión grupal (amistosa) para no excederse en el tiempo.

12. PONTE INTERACTIVO

Incluir pegamento social e inclusión.

Si se hacen correctamente, los eventos en línea brindan excelentes oportunidades para una mayor inclusión (y tal vez incluso eliminar algunos de los prejuicios conscientes e inconscientes), ya que el moderador es más consciente de quién habla y quién no con la "Vista de galería". Si bien no hay duda de que desea que su evento en línea sea profesional, es extremadamente importante generar interacciones sociales y personales para forjar conexiones más sólidas y aumentar la confianza entre los participantes.

El tiempo cara a cara hace que sea un buen momento (en su mayoría): para eventos grandes basados ​​en debates, haga que al menos todos saluden al comienzo y luego se despidan rápidamente al final si el ancho de banda es un problema. Esto crea un mejor compromiso entre los asistentes y les permite sentirse más conectados entre sí. Los presentadores activos deben tener el vídeo encendido mientras hablan.

Introducciones: invitamos a los asistentes a presentarse (de dónde son, sus organizaciones y qué hacen) en el chat tan pronto como se unan. Alentamos a todos a que también se presenten como "personas reales" en lugar de exigir una atmósfera demasiado profesional porque hemos descubierto que esto inspira conversaciones más profundas y efectivas. Hacemos esto haciendo preguntas para romper el hielo como:

• En una escala del uno al diez, siendo diez alto y uno bajo, ¿qué tan optimista es usted sobre el estado del mundo y diga una sola palabra por qué? • ¿Qué estás leyendo actualmente que no esté relacionado con el trabajo? ¿Cuál es tu conclusión en una sola palabra?

Observe la práctica de hacer que las personas limiten su respuesta a una palabra. ¿Por qué?:

• Lleva menos tiempo; • Obliga a las personas a editar hasta llegar a un sentimiento o punto claro; y • Es más memorable que bla, bla, bla.

Esta también es una excelente manera de sentir el estado de ánimo de los participantes. Si tienes un grupo grande, simplemente pide a las personas que den su respuesta a través del chat y haz que el moderador narre y resuma las respuestas. Pequeños grupos podrán hacerlo vía vídeo, de forma rápida, uno a uno con voz y vídeo. El moderador siempre puede volver a una palabra utilizada por alguien y pedirle que la amplíe.

Preguntas y respuestas: Estas pueden ser complicadas. A menudo la gente en realidad no hace preguntas, sino que hace declaraciones. Es por eso que preferimos que las preguntas se publiquen en el chat. El moderador tendrá más control y podrá ver: 1. Quién hizo la pregunta primero o 2. Si hay agrupaciones de preguntas. Una de nuestras colaboradoras, Stacey Featherstone, de Facebook, dijo: "Como los participantes pueden votar las preguntas y el presentador se lleva las 3 primeras, esto agrupa las preguntas y realiza un seguimiento de las preguntas que quedan sin respuesta para realizar un seguimiento más adelante".

BONIFICACIÓN — MANO LEVANTADA VIRTUAL:

Otra opción, si está dispuesto a realizar preguntas y respuestas verbales por participante, es pedirles que levanten virtualmente la mano en el cuadro de chat. Es una función inteligente y ayuda al moderador a realizar un seguimiento.

Encuesta/Votación: Como se mencionó, Zoom ofrece opciones de encuesta que puede utilizar para involucrar a los participantes al inicio, a la mitad y al final del evento. Una vez que la gente haya votado, podrá compartir los resultados con los participantes. Usamos esta función para obtener una base de referencia sobre la experiencia, los pensamientos, etc. de los asistentes y tratamos de hacer siempre una pregunta previa a la publicación para asegurarnos de que hemos avanzado en claridad, aprendizaje y más.

Consiga que se comprometan: hemos recibido excelentes comentarios al pedirles a las personas que se comprometan o establezcan una intención al final de manera pública en el chatbox y en nuestro sitio. Según la ciencia del comportamiento, cuando las personas asumen compromisos públicamente es más probable que los cumplan. Luego les enviamos un recordatorio dos semanas después para ver si lo han hecho.

Todos con un asiento en la mesa: Una vez más, y lo más importante, el chatbox hace que su evento sea más democrático, animando a aquellos que piensan que no deberían "tomar tiempo" en el evento a contribuir. Lo mejor de un evento virtual es que Todos están alrededor de la misma mesa y no hay nadie sentado en la última fila. Esté atento a quién NO le parece atractivo.

Accesibilidad: Hacer que los eventos en línea sean más accesibles para las personas con discapacidades debería ser una consideración vital, tal como lo sería con un evento en persona. Antes de su reunión, debe determinar si alguno de sus participantes tiene alguna necesidad de accesibilidad. Incluya una línea en la invitación que invite a aquellos a ponerse en contacto si necesitan algún ajuste. Zoom, por ejemplo, tiene subtítulos que el anfitrión puede asignar a cualquier participante para que escriba para los asistentes que puedan tener una discapacidad auditiva.

Lluvia de ideas interactiva: puede resultar difícil replicar la experiencia de una lluvia de ideas en persona de alta intensidad o de una sesión de post-it en línea. Aunque probablemente no haya rival para la experiencia "en la vida real", aún es muy posible hacerlo con herramientas en línea como MURAL o mediante el uso de un documento de Google en el que todos pueden contribuir en tiempo real.

Chatbox: recibimos muchas sugerencias sobre el uso del chatbox. Algunos podrían decir: "Vaya, si la gente siempre está mirando e interactuando con el chat, nadie escuchará a los presentadores/presentaciones". Es cierto que realizar múltiples tareas puede ser malo. Pero existe un equilibrio entre impulsar la participación y pedir a las personas que miren una pantalla y, francamente, si no se involucra a las personas, es posible que simplemente estén leyendo su correo electrónico o navegando por la web. Has leído las investigaciones sobre la capacidad de atención de las personas. El moderador puede llamar la atención de la gente hacia los presentadores en los momentos críticos o más importantes. Incluso pueden decir: "Ahora vamos a tomar un descanso del chat para centrarnos en las aportaciones importantes de nuestro presentador".

Ejemplos de excelentes imágenes sobre COVID-19 de Information is Beautiful Ejemplos de excelentes imágenes sobre Covid-19 de Information is Beautiful

13. GRANDES VISUALES

El 90% de la información transmitida al cerebro es visual y el 40% de las personas responden mejor a las imágenes que al texto. Anime o apoye a sus presentadores para que compartan excelentes imágenes cuando sean relevantes, como una infografía, sin demasiado texto y fotografías o gráficos potentes. Revise los elementos visuales antes de usarlos y deséchelos si no son excelentes (o ayúdelos a hacerlos excelentes). También recomendamos que usted, y no ellos, comparta la pantalla de las imágenes (evita muchos posibles contratiempos).

BONIFICACIÓN: NO HAY VIDEOS SOBRE VIDEO:

Hemos intentado muchas veces transmitir video a través de Zoom y nunca funcionó bien. Si quieres que la gente vea un vídeo, compártelo antes y después del evento.

14. ESPONTANEIDAD PLANIFICADA

No importa qué tan bien planifique su agenda, suceden cosas y no le beneficia a usted ni a sus participantes aferrarse a un cronograma que ya no tiene sentido. No tenga miedo de cambiar las cosas o eliminar secciones para las que no tiene el tiempo adecuado o que la discusión ha hecho menos relevantes. Abarrotar todo en tiempo insuficiente hace que todo el evento sea menos efectivo y los participantes apreciarán que aproveches su tiempo al máximo.

15 BIEN (Y VIVO) -NOTADO

Es un hecho bien conocido que casi nadie lee las actas. Sin embargo, también es posible revolucionar esto. Haga que alguien tome notas en un documento de Google junto con el evento, lo que servirá como un registro en vivo de decisiones, puntos destacados y/o preguntas pendientes. También se pueden incluir en el documento agendas de eventos anteriores, sugiere Suzanne Ehlers, lo que contribuye a una mayor rendición de cuentas. Comparta el enlace de Google Doc en el chatbox. Esto también se aplica a la lluvia de ideas. Todos pueden unirse a un Google Doc anónimo y llenar la hoja con ideas. Esto también permite que los miembros jóvenes o introvertidos contribuyan mejor a la discusión. Comparte las notas con todos y registra los siguientes pasos.

BONIFICACIÓN - VISUALIZACIÓN EN VIVO:

Durante una reunión #SkollGoesVirtual sobre Imperativo 21, una coalición intersectorial liderada por empresas que trabaja para alinear incentivos y cambiar la cultura para que el capitalismo funcione en beneficio de todas las partes interesadas, un artista hizo una visualización en vivo de los comentarios de todos y la compartió al final. de la llamada. La gente se siente escuchada y tiene un buen registro compartible del evento.

Notas visuales de la convocatoria de #Imperative21 sobre "Aliados para el cambio de sistemas"

16. SEGUIMIENTO LAS 24 HORAS

Comparta notas ordenadas (con decisiones y/o preguntas pendientes) y cualquier recurso dentro de las 24 horas. No olvides agradecer a los presentadores. Invite a los participantes a recibir comentarios para ver si puede mejorar la próxima vez. Con Zoom también es posible grabar eventos y guardar la transcripción del chat. También puedes compartirlo con aquellos que no pudieron unirse. Asegúrese siempre de que los presentadores estén de acuerdo con que se grabe el evento.

17. NIVELES (APROPIADOS) DE DIVERSIÓN Y 17 AYUDA DE HUMOR

Puede que lleve algún tiempo adaptarse a la nueva normalidad del trabajo remoto y las videoconferencias. Mientras tanto, intenta aliviar el dolor de todos y hazlo lo más fácil posible. Incluya actividades para romper el hielo, hágala personal y ríase. Juega charadas como una forma de despertar a todos a la mitad. Haga que todos traigan su taza de café favorita, una bebida para adultos, busquen un fondo original (o usen la herramienta de fondo virtual de Zoom) o compartan una historia: liberémonos de la configuración tradicional del evento. Una vez incluso tuvimos gente disfrazada. Otras veces, la gente ha grabado vídeos desde lugares interesantes (primeras líneas, por ejemplo). Trabajando de forma remota, el equipo de Apolitical incluso ha comenzado a usar sombreros divertidos en la reunión semanal de todos los miembros.

Reunión Zoom del equipo apolítico

  1. Emociones poderosas: es más probable que compartamos lo que hemos visto si evoca emociones fuertes y activadoras como asombro, ira y alegría. Aunque un estudio del sitio chino Weibo, similar a Twitter, encontró que la ira se propaga más rápidamente dentro de la red social en línea, las investigaciones muestran que es más probable que las personas compartan contenido positivo que contenido negativo. ¿Qué puede estar impulsando ese hallazgo? Quienes comparten quieren que el destinatario los asocie con el mensaje lindo, inspirador, divertido o feliz (Berger J. y Milkman K. 2012; Guadagno RE et al. 2013; Fan R et al. 2014).

  2. Grandes ideas, valores fundamentales: Primero entendemos una cuestión de política específica, como “proteger el medio ambiente” o “desarrollo de la primera infancia”, colocándola dentro del marco de una idea o valor moral más amplio, como “justicia” o “imparcialidad”. Para las personas que no son expertos, este marco de alto nivel a menudo determina si apoyan o no una recomendación de política específica. Cambiar el marco de nivel superior puede cambiar drásticamente el apoyo a un tema (Frameworks Institute, 2002).

  3. Aversión a las pérdidas: Sentimos el dolor de las pérdidas con más fuerza que la alegría de las ganancias. Las organizaciones que intentan mejorar el mundo para los niños deberían decirles a los gobiernos, las empresas y las comunidades lo que perderán si no invierten en educación, atención sanitaria o desarrollo social.

  4. Escasez: Cuando hay menos de algo, queremos más (Cialdini, 2006).

  5. Reciprocidad: Sentimos un impulso profundamente poderoso de retribuir a quienes nos dan. A pocos de nosotros nos gusta sentirnos en deuda con los demás, y muchas personas responden a un favor concediendo a cambio un favor mayor (Cialdini, 2006).

  6. Incentivo: las personas quieren saber qué beneficios obtienen al apoyar una organización o causa en particular. Las investigaciones muestran que la ciencia de lo que motiva a las personas es más complicada de lo que mucha gente cree. Los motivadores internos son mucho más poderosos que los externos como el dinero (Pink, 2011).

  7. Gusto: Es más probable que hagamos cosas por las personas que nos agradan. Podemos agradarle a la gente dándoles cumplidos (genuinos: la mayoría de las personas ven a través de la falta de sinceridad), mostrándoles lo que tenemos en común y cooperando (Cialdini, 2006).

  8. Prueba social: la mayoría (pero no todas) las personas observarán las acciones de los demás para determinar sus propias acciones, especialmente cuando no están seguras (Cialdini, 2006).

  9. Autoridad: La gente tiende a seguir el ejemplo de expertos creíbles (hoy en día hay ataques a los expertos) (Cialdini, 2006).

  10. La maldición del conocimiento: ser un experto es una responsabilidad cuando se intenta comunicarse con no expertos. Nos cuesta imaginar cómo es para la gente no saber algo que nosotros sabemos. Steven Pinker (y asesor de Apolitical), psicólogo experimental y profesor de la Universidad de Harvard, llama a esto la maldición del conocimiento. Debido a esta maldición, muchos de nosotros tenemos una tendencia natural a utilizar jerga y atajos al hablar y escribir que impiden que las personas ajenas al campo comprendan lo que queremos decir (Pinker, 2014).

Estimados,

Tengo muchas ganas de moderar su sesión del jueves.

IMPORTANTE: A continuación encontrará el 'guión' de nuestro tiempo juntos. Verás que sólo tenemos 45 minutos. Como saben, el propósito de la sesión es brindar una visión general del estado del campo, las tendencias, oportunidades y amenazas. Lo he diseñado para que sea atractivo y rápido. Desafortunadamente, con tan poco tiempo no podremos profundizar en ningún tema.

La sesión será mucho más efectiva si sigues atentamente la estructura. Mantengo el tiempo muy ajustado, a propósito (de una manera fácil e incluso divertida).

Prepare sus respuestas con anticipación para que sean nítidas, quizás no obvias y memorables (Tweetable).

He utilizado este formato con gran éxito muchas veces. Parece rígido pero en realidad fluye muy bien y fuerza, de la mejor manera posible, una articulación clara de los puntos. También palpo la sala, involucro a la audiencia cuando es apropiado y hago preguntas de seguimiento relevantes a sus respuestas.

  • ACCIÓN: ¿Me responderán cada uno indicando (en viñetas aproximadas) lo primero que desean comunicar a través de su rol en el panel? Estoy comprometido a asegurarme de que eso suceda.

  • ACCIÓN: He redactado una pregunta de marcador de posición personalizada para cada uno de ustedes. Si no quiere que haga esa pregunta, sugiera otra lo antes posible.

  • ACCIÓN: Si es posible, me gustaría mucho hablar con cada uno de ustedes, aunque sea 5 minutos antes de nuestra sesión. Por favor envíeme una nota sobre: ​​un buen momento para hablar.

Tengo muchas ganas de tener noticias suyas pronto y reunirme con usted el jueves.

Mejor,

Lisa Witter
Cofundador de Apolítico
Copresidente del Consejo Global del Futuro del FEM sobre Gobernanza Ágil

ESTRUCTURA DE LA SESIÓN:

Gobernanza tecnológica: prioridades globales

Tema: Las tecnologías que impulsan la Cuarta Revolución Industrial están bajo un creciente escrutinio público y regulatorio. ¿Cuáles son las prioridades de gobernanza más apremiantes desde las perspectivas comercial, económica y de seguridad?

11:30–11:34 (Lisa Witter - moderadora)

Bienvenida + Evento de encuadre

Encuesta de audiencia P1: ¿A qué sector representa?

  • Sector privado: gran empresa
  • Sector privado: puesta en marcha
  • empresa de tecnología
  • ONG
  • Medios de comunicación
  • Academia
  • Gobierno
  • Otro

Encuesta de audiencia P2: ¿Cuál es el estado de la gobernanza tecnológica global? 10 (10: todo está resuelto y todas las partes están contentas, a 1: es un caos absoluto, el Salvaje Oeste con la predicción de que no habrá ningún movimiento real al respecto en 2020).

Encuesta de audiencia T3: Las tecnologías que impulsan la Cuarta Revolución Industrial están bajo un creciente escrutinio regulatorio y público. ¿Cuáles son las prioridades de gobernanza más apremiantes (clasificación)?

  • Crecimiento económico
  • Seguridad personal
  • seguridad nacional
  • Privacidad

11:34–11:36 (Lisa)

Presentaciones*

  • Panelista 1
  • Panelista 2
  • Panelista 3

*También compartiré con la audiencia una anécdota que compartiste conmigo.

11:36–11:40 (todos los panelistas)

Les preguntaré a cada uno de ustedes cuál fue su puntuación en la pregunta sobre el estado de la gobernanza tecnológica global y luego les pediré a cada uno, en UNA palabra, que resuma el estado tal como lo ve. Luego tendrás un minuto para explicar el motivo. (Por favor, mantenga sus respuestas breves, puntuales y directas).

11:40–11:42 (todos los panelistas)

También le preguntaré sobre su clasificación de la segunda pregunta de la encuesta sobre prioridades urgentes con una breve frase por qué.

11:42–11:50 (todos los panelistas)

¿Puede cada uno de ustedes dar un ejemplo de gobernanza tecnológica que haya salido realmente bien o realmente mal y por qué? (2 minutos cada uno)

11:50–11:53

(Panelista 1) El debate sobre la gobernanza tecnológica está dominado por las grandes empresas tecnológicas y las grandes superpotencias tecnológicas, Estados Unidos, China y la CE. En una palabra (y luego explicarla en 2 minutos), ¿cómo podemos asegurarnos de que la gobernanza tecnológica sea inclusiva y que la conversación también incluya a las pequeñas y medianas empresas y a las empresas en desarrollo?

11:53–11:56

(Panelista 2) La gobernanza ágil y la experimentación y pilotaje de políticas se consideran una adición importante a las técnicas tradicionales de formulación de políticas para gobernar las tecnologías emergentes para abordar la velocidad de la Cuarta Revolución Industrial. ¿Cómo podemos aportar agilidad al abordar cuestiones tecnológicas globales en UNA palabra y luego explicar en dos minutos cómo y qué pueden y deben hacer los gobiernos (en 2 minutos)?

11:56–11:59

(Panelista 3) En un contexto donde los datos son una gran fuente de ventaja competitiva y donde se exploran argumentos a favor de la localización y la soberanía de los datos como medidas para preservar la competitividad de su economía, en UNA palabra (y luego explique en 2 minutos) cómo ¿Podemos reunir a las partes interesadas y hacer avanzar el debate?

11:59–12:06 (todos los panelistas)

Les pediré a cada uno de ustedes que digan, en UNA palabra, lo que consideran la mayor amenaza u oportunidad (elija una) para una gobernanza tecnológica global efectiva en el próximo año y luego tendrán un minuto para dar su razonamiento. (Por favor, mantenga sus respuestas breves, puntuales y directas).

12:06- 12:09 (todos los panelistas)

En una frase, si pudieras agitar una varita mágica para "arreglar" o promover la gobernanza tecnológica global, ¿qué harías? (1 oración cada uno)

12:09–12:11 (audiencia)

Le pediré a la audiencia que nos brinde sus principales conclusiones de la sesión, en una palabra.

Encuesta de audiencia P4: Después de escuchar esta sesión, ¿le dejó más o menos optimista sobre el futuro de la gobernanza tecnológica?

12:11-12:13

Palabras de clausura: Director Gerente, Foro Económico Mundial

12:13–12:15 (Lisa)

Resumen/reflexiones

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