Trabajar en el gobierno o en el servicio público es difícil. Los problemas son complicados, hay mucho en juego y las cosas avanzan rápido.

Mejores equipos significan un mejor servicio público. Es tan simple como eso. Al tomarse el tiempo para hacer que su equipo sea lo más efectivo posible, no solo mejorará su propia vida laboral, sino que también hará que el gobierno funcione mejor para todos.

Sin embargo, determinar si a su equipo realmente le está yendo bien puede ser difícil, ahí es donde esta herramienta entra en juego. El diagnóstico 'Equipos altamente efectivos' tiene como objetivo ayudarlo a evaluar la efectividad de su equipo, basándose en un conjunto de preguntas que pueden compararse con indicadores clave.

Esta guía forma parte de un conjunto de cuatro documentos diseñados para ayudarle a evaluar y mejorar la eficacia de su equipo. Aquí hay un desglose rápido de lo que hace cada documento:

En conjunto, estos cuatro documentos le brindan una forma integral de comprender, medir y mejorar el desempeño de su equipo.

Paso 1: comprende a tu equipo

Si su equipo es complejo, con múltiples partes interesadas, debería considerar realizar un ejercicio de mapeo de partes interesadas . Esto le ayudará a detectar cualquier problema que pueda surgir con las partes interesadas, ayudarle a abordar cualquier problema potencial y evitar cualquier riesgo.

Paso 2: Establecer la propiedad

Establecer un equipo central (de una o más personas) para que se haga cargo de la evaluación (y de los pasos posteriores) es esencial para garantizar que el proceso sea estructurado, coherente y eficaz. La realización de la evaluación en sí, por ejemplo, requiere planificación, ejecución y análisis. Sin un líder designado, estas tareas pueden fragmentarse, lo que lleva a posibles descuidos o interpretaciones erróneas.

Si su organización cuenta con un equipo de personas dedicado, es posible que deseen liderar la evaluación.

Quienquiera que decida tomar las riendas, contar con la aceptación de los altos directivos probablemente le ayudará a implementar la evaluación y a tomar medidas en función de los resultados.

También es importante que aquellos a quienes se les pide que participen en la evaluación tengan tiempo reservado para hacerlo.

Para aprovechar al máximo el uso de esta herramienta de diagnóstico, la participación de su equipo es esencial. Antes de llevar a cabo la evaluación, el equipo de implementación debe comunicar el propósito de esta evaluación a todas las partes interesadas involucradas y cómo podría ser su participación en este proceso; consulte el paso 4 (preparación) para ver un texto de ejemplo.

Paso 3: Configurar la evaluación

Las preguntas que se encuentran en la plantilla de diagnóstico Las características de los equipos altamente efectivos deberían servir como inspiración para el tipo de preguntas que quizás desee hacerle a su equipo. Sugerimos un formato estilo encuesta, utilizando una escala Likert de 5 puntos.

  1. **Personalice según su colaboración: **Esta no es una herramienta de evaluación única para todos, sino que proporciona un modelo que le recomendamos cambiar según sus necesidades y contexto, en colaboración con los miembros de su equipo. Eche un vistazo a los indicadores, las preguntas e incluso las características mismas: decida cuáles funcionan mejor para el contexto único de su equipo.
  2. **Seleccione su herramienta de evaluación/software de encuesta: **Es posible que desee configurar la evaluación utilizando el software de encuesta existente (copie y pegue las preguntas en el software de su elección). Alternativamente, puede distribuir copias de la plantilla de diagnóstico de las características de los equipos altamente efectivos .
  3. **Acceda a la hoja de cálculo de análisis de datos: ** Si decide hacer circular copias de este documento entre las partes interesadas, le proporcionamos una hoja de cálculo de análisis de datos que le brinda la oportunidad de ingresar sus datos combinados y recibir una puntuación promedio para cada característica. Asegúrese de tener acceso a esta hoja de cálculo de análisis de datos.

Paso 4: Realizar la evaluación

Este proceso se esfuerza por ser lo más participativo posible, adoptando la inclusión y la diversidad para garantizar la representación de perspectivas variadas. Se recomienda encarecidamente que todos los miembros del equipo tengan la oportunidad de completar esta evaluación.

1. Preparación:

  • Comunicar el propósito y la importancia de la evaluación a todos los participantes.
  • Definir claramente el alcance y los objetivos de la evaluación.

Texto de correo electrónico sugerido

Hola a todos, estamos lanzando una herramienta para medir la efectividad de nuestros equipos. El primer paso es completar una herramienta de diagnóstico (o encuesta), que es una forma rápida de ver qué funciona y qué necesita un ajuste. Sus comentarios honestos ayudarán a moldear nuestro camino para convertirnos en un equipo de alto rendimiento.

Nos pondremos en contacto más adelante para discutir los resultados de este diagnóstico y proporcionaremos un foro a través del cual podamos reflexionar sobre los hallazgos como asociación y establecer acciones para mejorar.

¡Gracias por ayudarnos a crecer y mejorar!

2. Distribución

3. Recopilación de datos:

  • Anime a todos los miembros de su colaboración a responder de manera honesta y reflexiva.
  • Asegúrese de que todas las respuestas se mantengan confidenciales (no atribuibles a individuos).
  • Establezca una fecha límite clara para el envío de datos.

4. Entrada de datos:

Paso 5: Analizar y reportar sus datos

Una vez que haya completado la fase de evaluación, sus resultados deberán consolidarse en una base de datos. Si está utilizando un software de encuestas, lo hará por usted y, según su nivel de suscripción, también puede proporcionarle plantillas de informes.

Si decide hacer circular copias impresas del diagnóstico o enviar copias de la Plantilla de diagnóstico de las características de los equipos altamente efectivos , le proporcionamos una hoja de cálculo de análisis de datos que le brinda la oportunidad de ingresar sus datos combinados y recibir una puntuación promedio para cada característica.

Si desea analizar los resultados (y las diferencias) dentro de su equipo, deberá asegurarse de capturar esa información en algún lugar dentro de su conjunto de datos (es más fácil hacerlo incorporándola a las preguntas). Por ejemplo, antigüedad, género, etnia. Luego puede evaluar si existen diferencias en las experiencias de su equipo.

Es fundamental mantener la confidencialidad en la recopilación de datos, especialmente en lo que respecta a temas delicados como el género, el origen étnico y la antigüedad. Genera confianza y fomenta respuestas honestas. Por otro lado, los datos desglosados, que desglosan la información en categorías como antigüedad, género y origen étnico, son muy valiosos. Le ayuda a analizar las diferencias dentro de su equipo, descubriendo disparidades e informando una mejor toma de decisiones. Garantizar la privacidad de los encuestados mientras se recopilan estos datos es vital para obtener información útil y promover la inclusión y la igualdad.

Para comprender las actitudes de las personas a partir de los resultados de la encuesta, utilizamos una escala que va del 1 al 5, donde 1 muestra una actitud muy negativa y 5 muestra una actitud muy positiva. Luego encontramos la puntuación promedio para determinar la actitud general.

Así es como se puede interpretar la puntuación media:

  • 1.0-2.4 = Actitud negativa
  • 2.5-3.4 = Actitud neutral
  • 3,5-5,0 = Actitud positiva

Es importante que los resultados se comuniquen a todo el equipo poco después de que se haya completado la evaluación. Recomendamos un informe breve y accesible que destaque las áreas en las que los equipos se desempeñaron bien y las oportunidades de mejora. Es posible que desee delinear formas de avanzar; sin embargo, es importante que las acciones correctivas se coproduzcan con los propios equipos.

La siguiente sección describe los pasos clave para brindarle a su equipo la oportunidad de reflexionar sobre los hallazgos de la evaluación, con énfasis en la planificación de acciones.

Paso 6: Brindar la oportunidad de reflexionar

Después de la fase de evaluación, y una vez que haya consolidado sus hallazgos, ofrecer la oportunidad a los miembros del equipo de reflexionar sobre estos hallazgos puede ser un paso poderoso para lograr un cambio positivo. Estas sesiones pueden ser una oportunidad para celebrar áreas de fortaleza y resaltar áreas de mejora. Tomarse el tiempo para celebrar las fortalezas dentro de un equipo es fundamental en esta fase de reflexión, reconocer y aplaudir las fortalezas fomenta un ambiente de trabajo positivo, elevando la moral y la motivación. Cuando los miembros del equipo se sienten valorados y apreciados, es más probable que estén comprometidos y comprometidos a trabajar en áreas de mejora.

Es importante que estas sesiones estén diseñadas para ser inclusivas, creando un espacio que facilite el debate abierto y participativo. Cuando todos los miembros de su equipo se sienten seguros para compartir sus experiencias y aportes, se logra una comprensión más rica y completa de la dinámica del equipo y los factores subyacentes que influyen en ellos. Esta introspección colectiva puede descubrir desafíos ocultos, resaltar fortalezas y allanar el camino para soluciones viables. Es posible que desee proporcionar un formulario o cuadro en línea donde los miembros del equipo puedan compartir reflexiones de forma anónima.

Quizás quieras dividir estas secciones en dos partes:

  1. Reflexión colectiva: sesión de retroalimentación con todos los miembros de su equipo para recopilar sus ideas, fomentando el diálogo abierto para comprender diversas perspectivas.
  2. **Cómo poner en práctica ideas: **Coproducir pasos para abordar áreas identificadas de mejora.

El objetivo de estas sesiones es construir un plan de transformación, con objetivos claramente medibles, para que todo el equipo pueda trabajar en conjunto para ser más efectivos.

Paso 7: Seguimiento y medición del progreso

Una vez que se han identificado las áreas de mejora, es hora de hacer un plan sobre cómo se medirá el progreso. El seguimiento constante del recorrido de su equipo significa que los obstáculos se pueden resolver a medida que ocurren y que los cambios positivos se convierten en resultados tangibles.

Se deben considerar varios pasos clave al medir su progreso:

1. Un equipo central (probablemente el mismo equipo que llevó a cabo el proceso de evaluación) debe gestionar el proceso de seguimiento de sus objetivos de mejora. Podría considerar los siguientes enfoques:__

  • **Encuestas de pulso: **Implemente encuestas de pulso periódicas para recopilar comentarios e ideas constantes de los miembros del equipo. Estas encuestas breves y enfocadas pueden ayudar a medir el progreso de los objetivos de mejora, identificar problemas emergentes y recopilar datos cualitativos sobre cómo el equipo percibe los cambios.
  • **Evaluaciones periódicas: **Realizar evaluaciones de diagnóstico periódicas a intervalos predefinidos. Esto implica revisar el proceso de evaluación inicial para medir el progreso e identificar áreas que requieren mayor atención. Comparar los resultados de estas evaluaciones a lo largo del tiempo puede ofrecer información valiosa sobre la efectividad de sus esfuerzos de mejora.__
  • Indicadores clave de rendimiento (KPI): defina y realice un seguimiento de KPI específicos relacionados con sus objetivos de mejora. Los KPI proporcionan datos cuantitativos que pueden ayudar a medir el éxito e identificar cualquier desviación de los resultados deseados. Revise y analice periódicamente estos KPI para informar la toma de decisiones.__
  • Mecanismos de retroalimentación:** Establecer mecanismos de retroalimentación abiertos y transparentes dentro del equipo. Anime a los miembros del equipo a compartir sus observaciones, inquietudes y sugerencias relacionadas con los objetivos de mejora. Esto se puede hacer a través de reuniones periódicas, buzones de sugerencias o canales de comunicación exclusivos.__
  • Planes de acción:** Desarrolle y mantenga planes de acción claros que describan los pasos necesarios para lograr sus objetivos de mejora. Asignar responsabilidades y cronogramas para garantizar la rendición de cuentas dentro del equipo central. Revise y actualice periódicamente estos planes de acción según sea necesario.

__2. __Identifique la frecuencia con la que le gustaría evaluar (o discutir) el progreso con respecto a sus objetivos; esto podría ser en todas las reuniones periódicas del equipo que realice durante el año.

3. Fomente la propiedad colectiva con respecto al logro de sus objetivos y celebre los éxitos y las mejoras donde se produzcan. Podría considerar los siguientes enfoques:

  • Establezca metas y objetivos claros: comience estableciendo metas claras y mensurables. Asegúrese de que estos objetivos sean específicos, relevantes y con plazos determinados.

  • Comunique la importancia de la propiedad colectiva: comunique claramente a todos los miembros del equipo y a las partes interesadas por qué la propiedad colectiva es crucial. Explique que la contribución de todos es vital para lograr estos objetivos. Utilice ejemplos del mundo real de cómo los esfuerzos colaborativos han conducido al éxito en el pasado. Por ejemplo, comparta un estudio de caso de un proyecto en el que diversos equipos trabajando juntos dieron como resultado soluciones innovadoras.

  • Crear estructuras de rendición de cuentas: Establecer estructuras de rendición de cuentas que garanticen que todos sean responsables de su parte en el logro de los objetivos. Asigne roles y responsabilidades a miembros o departamentos específicos del equipo.

  • Seguimiento regular del progreso: implementar un sistema de seguimiento para monitorear el progreso hacia los objetivos. Esto podría implicar controles periódicos, mecanismos de presentación de informes o herramientas de software. Proporcione un panel que represente visualmente el progreso.

5. **Reconocer y celebrar los logros: **Siempre que se alcance un hito o se produzca una mejora significativa, celébrelo. El reconocimiento puede adoptar diversas formas, como por ejemplo:

  • Premios al equipo: reconoce a los equipos o personas que hicieron contribuciones significativas. Por ejemplo, puede presentar el premio "Campeón de la igualdad de género del mes" para reconocer los esfuerzos destacados en la promoción de la igualdad de género.
  • Reconocimiento público: comparta historias de éxito o logros a través de boletines internos o correos electrónicos de toda la empresa. Celebre no solo los resultados finales sino también los esfuerzos e iniciativas que llevaron a esos resultados.

6. Decida cuándo volverá a ejecutar el proceso de evaluación completo. Puede comparar las puntuaciones con las del año anterior, evaluar dónde se realizaron mejoras y las áreas que necesitan más atención.

Descargue la Plantilla de Diagnóstico de Características de Equipos Altamente Efectivos .

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(Crédito de la imagen: Unsplash)