Cómo incorporar formas ágiles de trabajo a su equipo

Este artículo fue escrito por Sam Roberts, Jefe de Gobierno Abierto del Departamento de Digital, Cultura, Medios y Deportes del Reino Unido (DCMS).

Los valores de transparencia, rendición de cuentas y participación son fundamentales para el concepto de Gobierno Abierto. Estas ideas –que debemos ser abiertos acerca de nuestro trabajo, invitar de manera proactiva a opiniones y opiniones y asegurar que, siempre que sea posible, la evidencia detrás de las decisiones esté disponible– también sustentan nuestro trabajo como servidores públicos.

El compromiso con la apertura y la transparencia puede manifestarse de varias maneras, desde publicar datos en formatos abiertos hasta realizar consultas públicas formales e informales para sondear opiniones y puntos de vista. Pero ¿qué pasa con nuestras formas reales de trabajar? ¿Cómo nos aseguramos de incorporar estos conceptos todos los días en la forma en que realizamos nuestras tareas?

Uso ágil fuera de la burbuja tecnológica

Inspirados por el sector tecnológico, los equipos de entrega digital han experimentado durante mucho tiempo con enfoques de diseño y desarrollo ágiles , utilizando metodologías para involucrar a su personal en una entrega transparente y colaborativa, permitiendo una rápida generación de conceptos, definición de roles, establecimiento de objetivos y flujos de trabajo manejables.

Agile es un enfoque profundamente práctico que solo puede funcionar cuando los colegas brindan apoyo y están alineados con los principios de transparencia y responsabilidad, dispuestos a compartir su progreso y aprender de los fracasos.

Si bien se ha demostrado que estos enfoques funcionan en entornos digitales, hay muchos aspectos que pueden utilizarse en el desarrollo de políticas. Además, los enfoques ágiles pueden encarnar los principios del gobierno abierto al hacer visible la cantidad de “trabajo en progreso” (transparencia), hacer explícitos los comportamientos esperados del equipo y construir estructuras que permitan la supervisión (rendición de cuentas) y hacer visible el flujo de trabajo para que todo el equipo los miembros están involucrados (colaboración).

Si bien se reconoce que no todos los enfoques ágiles son apropiados para todos los equipos, y que existe una gran variedad de diferentes productos de políticas y culturas de equipo, hay ideas dentro de Scrum y Kanban que a menudo resultarán en beneficios visibles que ayudarán al personal a navegar por situaciones complejas, a veces difíciles. proyectos y situaciones.

Casos de uso de servidores públicos

Ágil es un término que se utiliza a menudo para describir una amplia variedad de situaciones y estilos de trabajo. En mi opinión, el trabajo ágil es un enfoque profundamente práctico que solo puede funcionar cuando los colegas brindan apoyo y están alineados con los principios de transparencia y responsabilidad, dispuestos a compartir su progreso y aprender de los fracasos.

Es posible combinar Kanban y Scrum de maneras que funcionen para equipos y flujos de trabajo particulares. Dos ejemplos:

Scrum para proyectos transversales

Para realizar de manera efectiva un trabajo que abarque múltiples departamentos y agencias, es importante dividir las tareas, involucrarse estratégicamente y desarrollar propuestas y narrativas generales en un paquete coherente.

Scrum es un enfoque ágil que implica reuniones de planificación quincenales para priorizar unidades de trabajo de una gran cantidad de tareas pendientes que deben completarse en un período determinado. Al final de este período de tiempo limitado (a menudo dos semanas), se lleva a cabo una sesión retrospectiva para revisar el progreso y extraer lecciones de los éxitos/fracasos de la fase de tiempo limitado (también conocida como el "sprint").

El desarrollo del cuarto Plan de Acción Nacional de OGP del Reino Unido en 2018/19 involucró tres elementos:

• Participación de los interesados
• Desarrollo de contenido
• Consolidación

Para lograr cada uno de ellos, era importante utilizar una estructura ágil que pudiera reajustarse rápidamente para tener en cuenta los cambios en el panorama y la disponibilidad variable de las partes interesadas. A través de controles periódicos y la visualización del trabajo de una manera accesible, fue posible comprender rápidamente el estado actual de la entrega y también señalar dónde estaban surgiendo problemas que impedían que las cosas llegaran a un estado final de finalización.

El enfoque permitió un cambio más rápido de las partes constituyentes del Plan de Acción Nacional y permitió al equipo verificar secciones discretas con contrapartes del gobierno y de la sociedad civil de una manera reactiva y conveniente. Al desarrollar los componentes separados individualmente, fue posible que un equipo de cuatro entregara un producto final mucho más rápido que en iteraciones anteriores, centrándose en las partes constituyentes y reuniéndolas en un documento final consolidado, en lugar de trabajar como si fuera una sola pieza de formato largo.

Kanban para una repriorización urgente

A veces se puede exigir a los funcionarios que respondan a situaciones imprevistas. En un equipo de políticas tradicional, esto puede tener un impacto significativo en la productividad, ya que partes importantes del equipo se ven alejadas del trabajo principal, dejando a quienes quedan para cambiar las prioridades o pausar el trabajo crítico.

Kanban es una forma de trabajo que se implementó por primera vez en las fábricas como una forma de rastrear el suministro de componentes en la fabricación para garantizar reabastecimientos rápidos y oportunos. En un contexto de oficina se puede aplicar el mismo enfoque, y la implementación moderna de Kanban consiste en tener una referencia visual que transmita fácilmente la prioridad, la interdependencia y el propietario responsable del trabajo en curso. Kanban también es una excelente manera de abrir un equipo, concientizándose mutuamente sobre las responsabilidades y tareas a través del flujo de trabajo visualizado.

En situaciones de respuesta rápida, esto ayuda a cambiar las prioridades y cambiar la capacidad con poca antelación. Los funcionarios que trabajan de forma aislada a menudo deciden de forma autónoma qué es urgente y qué no, pero al utilizar Kanban el personal puede tomar decisiones colectivamente, para protegerse contra el riesgo de que se olvide el trabajo de alta prioridad.

El principio básico de ser abierto y claro acerca de las prioridades y el flujo de trabajo sigue siendo aplicable a un contexto político.

En un sistema Kanban, las actividades también se pueden dividir de modo que la responsabilidad recaiga en el equipo, en lugar de en los individuos. En este escenario, los funcionarios pueden dividir el trabajo en tareas manejables y luego encargar a quienes tengan capacidad. El uso de la tecnología a la que tenemos acceso permite que esto suceda de forma remota, por lo que incluso cuando los equipos están físicamente distantes, aún pueden ver el trabajo prioritario y asignar los recursos de manera adecuada. Este enfoque también significa que se puede incorporar al proceso a funcionarios con capacidad, liberando a quienes trabajan para cumplir con los plazos inminentes para entregas de alto perfil.

No creas a los detractores

Dentro de cualquier equipo, el cumplimiento de los objetivos y los principios de transparencia y rendición de cuentas son responsabilidad del equipo en general.

Esto es crucial para cualquier función de gestión de proyectos, ya que corresponde a todos contribuir a la consecución de objetivos mutuamente acordados. Como es responsabilidad del director del proyecto o Scrum Master registrar el progreso y realizar las diversas ceremonias para aprobar y establecer flujos de trabajo, corresponde al equipo en general participar activamente en ellas y garantizar que los colegas comprendan su trabajo y sus prioridades. . Al ser claro acerca de las acciones y los propietarios, y presentarlo de una manera que los colegas de todo el equipo y del departamento en general comprendan fácilmente, la resiliencia y la priorización del trabajo mejoran significativamente.

Las formas de trabajo transparentes son aplicables a cualquier tarea, independientemente de su naturaleza. A menudo escucho que lo ágil no funciona en un contexto político y que la naturaleza dinámica del desarrollo de políticas significa que la aplicación de marcos, ceremonias, retrospectivas y planes quincenales es redundante e inapropiada. Si bien esto puede ser cierto en algunos casos, el principio básico de ser abierto y claro acerca de las prioridades y el flujo de trabajo sigue siendo aplicable, a fin de reducir la duplicación y crear un sentido compartido de propiedad y responsabilidad en todo el equipo.

A menudo somos culpables de discutir conceptos como transparencia, rendición de cuentas y participación exclusivamente en abstracto, pero al adoptar prácticas que tienen estos valores arraigados, queda claro que se aplican tanto al trabajo cotidiano como al desarrollo de políticas de alto nivel. Como servidores públicos debemos esforzarnos por ser abiertos y claros en todo lo que hacemos; al vivir verdaderamente estos principios, hacemos que nuestros lugares de trabajo sean inclusivos, que nuestros colegas estén más informados y que la calidad de nuestro trabajo sea claramente mejor.

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(Crédito de la imagen: Unsplash)