¿Cómo funciona el compromiso y la participación pública en su organización?

Esta publicación fue escrita por Katherine Cole, Directora de Participación Ciudadana del Servicio Correccional de Canadá.

• El problema: los procesos de participación a menudo se consideran algo que debe hacerse, no algo que se haga y conduzca a un cambio.
• Por qué es importante: El público involucrado debería ver los resultados de su participación en el resultado. De lo contrario, se convierte en un ejercicio de “casilla de verificación” vacía que el público ve y reacciona negativamente o, con el tiempo, deja de participar por completo.
• La solución: todos los servidores públicos deberían recibir capacitación sobre cómo interactuar con el público, ya sean directores de programas o analistas de políticas. Esta no debería ser competencia exclusiva de los comunicadores o especialistas en participación.

El 24 de julio de 2023, Apolitical publicó un artículo que escribí titulado: Por qué es importante la participación de las partes interesadas en el servicio público , que se centró en cómo se puede mejorar la toma de decisiones gubernamentales involucrando a los más afectados por nuestras decisiones. ¡Gracias a todos los que lo leyeron! A continuación, compartiré más ideas prácticas para proporcionar más elementos en los que reflexionar.

Como alguien que ha sido tanto analista de políticas como practicante de participación pública (“P2”), una de mis cosas que más me molestan a lo largo de los años es que la P2 a menudo se ve como una función de las comunicaciones y los asuntos públicos. Trabajo en el sector de comunicaciones y asuntos públicos y tengo el máximo respeto por su trabajo. De hecho, ¡disfruto mucho incursionando en ello! También tengo mucho respeto por los profesionales de P2 que trabajan como consultores especializados. Desempeñan un papel importante en el diseño de buenos procesos y, a menudo, son facilitadores expertos.

Sin embargo, en mi opinión, un proceso de participación no es algo que deba ser liderado por comunicadores o profesionales de la participación. Debe estar dirigido por quienes están en el centro del cambio deseado, como el desarrollo o la revisión de un programa, política, marco legislativo o regulatorio.

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Si elige confiar en su equipo de comunicaciones o asuntos públicos para liderar su compromiso, o si contrata a un consultor externo, está bien, pero sepa que lo que sucede con este proceso es y siempre será su responsabilidad. Pueden hacer el trabajo pesado en términos de diseñar qué técnica de participación utilizar (por ejemplo, una encuesta, un grupo focal, una jornada de puertas abiertas) y cuándo. También pueden ser facilitadores experimentados que tengan experiencia y se sientan cómodos manejando un evento y aprovechándolo al máximo. Sin embargo, en última instancia, como “lapicero” de cualquier cambio en el que estés involucrando a tu público , debes ser tú quien pueda traducir sus comentarios en acción.

En cada proceso de participación, según el estándar establecido por la Asociación Internacional de Participación Pública (IAP2), siempre debe haber una declaración de compromiso sobre cómo se utilizará la información en la toma de decisiones que se comparte con el público con el que se está involucrando. Esto debe comunicarse de forma clara y concisa a quienes participan. Como “propietario” del trabajo que está realizando para cambiar una política, programa, etc., debe ser usted quien pueda traducir esa declaración de compromiso en acciones significativas.

"Si ha estado interactuando continuamente y construyendo esa relación, entonces ya ha creado un espacio donde puede hacer preguntas y ver cómo responden".

Como profesional, también es mi opinión que una vez que se ha tomado la decisión de involucrar al público, se debe crear un circuito de retroalimentación como parte del compromiso. Esto significa informar constante y consistentemente a quienes participaron/estuvieron involucrados sobre lo que escuchó y cómo se utilizó en el proceso. Compartir esto con el público crea un ciclo continuo de participación porque ahora también puedes mantener a tu público informado sobre tu iniciativa y el proceso que estás siguiendo.

Como director de programa o analista de políticas, por ejemplo, usted asistiría a todos los eventos de participación y redactaría un informe resumido de lo que se escuchó. Con eso en la mano, es su trabajo tomar el informe y traducir los aportes y consejos en acción. Es su trabajo compartir lo que escuchó dentro de su organización para que otros puedan participar y traducirlo en acción. ¡No debe quedarse en un estante y acumular polvo! Si es así, podría encontrarse en problemas. La oficina del Ministro podría empezar a llamar y usted podría responder a las solicitudes de los medios, dependiendo de lo delicado que sea su trabajo. Personalmente, no disfruto estar así en la “casa del perro”; Prefiero adelantarme a mis problemas, ser proactivo y tratar de negociar la mejor solución posible desde un terreno común.

Mucha gente no comprende ese ciclo de retroalimentación y piensa que el compromiso es una especie de “una vez hecho”. No es un billete único y de ida. El compromiso y la participación pública es un proceso y es continuo. Una buena P2 es cuando te expones, reúnes información y perspectivas, las documentas y vuelves a decir que esto es lo que escuchamos y esto es lo que vamos a hacer, teniendo en cuenta lo que nos dijiste (esa es en realidad la parte más importante). Algunas áreas de su trabajo o actividades pueden estar más expuestas y abiertas a aportes colaborativos (y cuánto compartirán el poder sobre lo que van a hacer). Puede ser transparente al respecto y definir cada actividad a lo largo del espectro de participación y cuál es su compromiso. Pero siempre debería resultar en un diálogo continuo y permanente.

¿Esto empieza a parecer como si estuvieras construyendo una “relación”? ¡Porque eso es precisamente lo que deberías hacer! Desarrollar un diálogo continuo y continuo puede disipar la naturaleza conflictiva y combativa de su relación y cambiar a una en la que tengan cierto grado de confianza y seguridad para hablar y trabajar juntos. Incluso se puede formalizar la relación a través de algo así como un comité asesor, un círculo o un grupo de trabajo, que puede tener un mandato continuo o de duración limitada y un conjunto definido de términos de compromiso a través de unos Términos de Referencia o un Memorando de Entendimiento.

Si trabaja dentro del sistema parlamentario de Westminster, como lo hacemos en Canadá, es posible que la “confianza del Gabinete” limite en qué puede colaborar y cuánto puede compartir con su público. Como analista de políticas, ciertamente he trabajado en ese espacio y admito que es difícil navegarlo. Sin embargo, también he trabajado para el desarrollo conjunto de políticas con los pueblos indígenas y, en un esfuerzo por defender los principios de la Declaración de las Naciones Unidas sobre los Derechos de los Pueblos Indígenas, puedo decirles que hay formas de gestionar ese requisito para proteger al Gabinete. confianza y su juramento de guardar el secreto, al mismo tiempo que avanza en un proceso colaborativo de P2.

Cuando decimos “confianza en el Gabinete”, nos referimos a proteger el derecho del Gabinete a tomar decisiones basadas en las opciones y recomendaciones proporcionadas por el servicio público. Esas opciones, y el precio que se les atribuye, es lo que se protege, de modo que puedan tomar una decisión sin que el público sepa entre qué tenían que elegir y qué decisión tomaron. Si bien esto se puede mantener, esto no significa que no se puedan hacer preguntas a las partes interesadas en un sentido hipotético cuando se está en las primeras etapas de pensar en voz alta sobre las opciones. Ni siquiera tienen que saber que estás trabajando en algo formal como un Memorando al Gabinete. Si ha estado comprometiéndose continuamente y construyendo esa relación, entonces ya ha creado un espacio donde puede hacer preguntas y ver cómo responden. Sus respuestas son en las que puede basar sus opciones. Incluso puede hacer preguntas hipotéticas como: “Si el programa/política se cambiara para hacer X, ¿resultaría eso en una mejor política/programa?” o, si se está pensando en algo completamente nuevo, entonces póngalo sobre la mesa y pregunte: “Digamos que en el futuro hicimos X, ¿cómo le afectaría eso?”. De esa manera, puede comenzar a evaluar cómo reaccionarían ante ciertas opciones si se toman esas decisiones. Por lo general, hay que proporcionar esa información de todos modos como antecedente a los tomadores de decisiones porque quieren saber en qué campos minados se están metiendo potencialmente.

Sus colegas de comunicaciones y asuntos públicos son miembros esenciales de su proceso P2. Mantener informado al público debe ser parte de la planificación y ejecución de cada actividad de P2. En última instancia, sus colegas de comunicaciones y relaciones públicas/asuntos no son los expertos en su programa o área de políticas. No conocen a sus partes interesadas o clientes tan bien como usted. Pueden darle consejos sobre cómo abordar el compromiso y qué técnica podría funcionar mejor, pero no es su responsabilidad traducir lo que se escuchó en acción.

Si usted es un servidor público que lucha por saber cómo hacer una “buena P2”, puedo decir que hay líderes de opinión y agentes de cambio a su alrededor. Aprendí de otras personas con más experiencia y conocimientos que yo sobre cómo hacer este trabajo bien, responsable y eficazmente. ¡Mira y aprende! Hacer preguntas. Como decía Oscar Wilde: “La imitación es la forma más sincera de adulación”. No es necesario reinventar la rueda y hay mucha capacitación disponible y oportunidades para unirse a comunidades de práctica para compartir y probar ideas. En última instancia, se trata de una mentalidad y de lo que puedes hacer para contribuir a ella.

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(Crédito de la imagen: Unsplash)